Pour ensuite permettre de bien gérer, l'étude du fonds doit inclure une série de rapports d'analyse et un carnet d'entretien d'immeuble. L'informatique est alors d'une grande utilité. Elle permet de maintenir facilement le fonds et le carnet à jour et de générer, en tout temps, des rapports de contrôle à partir du carnet d'entretien. Les rapports du fonds de prévoyance
Une étude complète du fonds devrait inclure les rapports suivants:
Fiches d'inspection. Une fiche d'inspection résume la description et les observations relatives à chaque composante ainsi que les travaux majeurs projetés pour cette composante. Il y a donc autant de fiches d'inspection qu'il y a de composantes. Entre autres, lors de travaux de réparation ou de remplacement, la fiche sera utile pour identifier le fabricant de la composante et le numéro du modèle. Justification de la contribution annuelle de base. La justification de la contribution annuelle liste les contributions annuelles requises pour couvrir chacun des travaux majeurs prévus sur chaque composante.
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Avec l'entrée en vigueur du Code civil du Québec, en 1994, le législateur québécois a introduit l'obligation, pour tout syndicat de copropriétaires, d'avoir un « fonds de prévoyance ». Cette obligation visait à combler une lacune du droit antérieur. Avant l'adoption de cette loi, il était courant qu'une copropriété dispose d'un « fonds de réserve », encore que le Code civil du Bas-Canada était silencieux sur cette question. La plupart du temps, ce fonds était insuffisant, en raison des faibles contributions qui y étaient versées. D'ailleurs, les déclarations de copropriété comportaient souvent un plafond de contribution (par exemple 50 000$), au-delà duquel il n'était plus requis de cotiser les copropriétaires. Objectifs
Le fonds de prévoyance vise à anticiper le financement de certains travaux à faire dans les parties communes de la copropriété. On y accumule les sommes qui seront un jour requises, en fonction des estimations de coûts et de la durée de vie prévisible des éléments communs.
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La résultante est le montant annuel requis au fonds de prévoyance pour chacune des composantes. Il reste ensuite à additionner chaque montant annuel de cotisation au fonds de prévoyance, pour chaque composante, pour obtenir le montant total de la cotisation annuelle requis au fonds de prévoyance. Cette méthode est aussi connue sous le nom de « pourcentage financé » puisqu'après avoir établi le montant requis annuellement pour le fonds de prévoyance (par exemple, 50 000, 00$), on peut connaître le pourcentage de financement effectif du fonds, à un moment précis. Ainsi, si les contributions des copropriétaires totalisent 25 000, 00$, le fonds de prévoyance ne serait financé qu'à 50%. Si le total des contributions atteint 40 000, 00$, le fonds de prévoyance serait alors financé à 80%. Bien sûr, l'objectif consiste à maintenir un financement à 100%. En maintenant l'objectif de 100%, cette méthode devient très équitable à long terme, puisqu'elle répartit les contributions en fonction de la période pendant laquelle les copropriétaires ont fait usage des composantes.
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Cette étude précisera ce que le syndicat devra engranger, annuellement, afin que le fonds de prévoyance soit suffisant et éviter ainsi de devoir imposer des cotisations extraordinaires aux copropriétaires.
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Si vous avez 12 condos et que la bâtisse est évaluée à 3 millions de dollars alors, annuellement, le syndicat devrait ajouter 15 000$ (3 000 000 x 0, 5%) juste pour le fonds de prévoyance. Si on prend une copropriété avec verrières, ascenseurs, stationnements étagés, piscine et autres éléments importants, nous parlons alors d'un taux qui pourrait être de 1. 1% annuellement. Par exemple, pour une copropriété évaluée à 30 millions de dollars, la cotisation serait approximativement de 300 000$ par année pour le fonds de prévoyance uniquement. Il s'agit uniquement d'exemples pour vous permettre d'estimer les cotisations qui devraient être faites au fonds de prévoyance de la copropriété que vous voulez acheter ou que vous possédez. La seule façon de vous protéger est de faire réaliser une étude du fonds de prévoyance. Exigez-la! Si vous avez des travaux à faire et que ceux-ci sont prévus dans votre fonds de prévoyance, alors les travaux peuvent être en partie ou en totalité financés par le fonds de prévoyance.
Il faut consacrer une bonne part de son budget au fonds de prévoyance, c'est-à-dire davantage que ce que l'on croit en général, selon les experts interrogés par La Presse. Ce fonds, destiné aux réparations et au remplacement des parties communes d'un immeuble en copropriété, a en effet une grande grande importance. Depuis 1994, le Code civil du Québec dit que 5% des dépenses du budget des parties communes doivent être consacrés au fonds de prévoyance. «Et 5%, ce n'est pas suffisant. Dans les condos que je gère, nous mettons 11%», affirme Michèle Bérard, vice-présidente de l'Association des syndicats de copropriétés du Québec (ASCQ). «Intuitivement, je soupçonne qu'une majorité de copropriétés ne font que le minimum», ajoute pour sa part François Morency, président d'Aviso, conseillers financiers. Pourtant, que l'immeuble soit récent ou non, il faudra tôt ou tard changer le toit, les fenêtres ou encore l'ascenseur. «Au moment où ça va se produire, il faut avoir de l'argent dans le compte», souligne Mme Bérard.
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