Le budget de fonctionnement du CSE est destiné à couvrir tous les frais liés à l'activité économique du CSE. Malheureusement il n'existe pas, dans le Code du travail, de liste des dépenses autorisées. Pourtant, si vous utilisez ce budget à mauvais escient, notamment pour le financement d'activités sociales et culturelles, cela n'est pas sans conséquences… En effet, l'utilisation des budgets du CSE est régit par le principe légal de dualité des budgets. C'est-à-dire que le budget de fonctionnement ne peut pas servir à financer des ASC et inversement. Si vous ne respectez pas ce principe, et que vous n'utilisez pas correctement la subvention de fonctionnement, voici ce qui peut se passer:
1-Une action en justice contre le CSE:
Un membre du CSE, un salarié ou l'employeur peuvent saisir le Tribunal judiciaire -pour demander l'annulation de la décision par laquelle le CSE a décidé d'affecter une partie de son budget de fonctionnement à une ASC; -pour faire interdire au comité d'engager la dépense litigieuse, voire de faire ordonner la réintégration des sommes dans le budget de fonctionnement si la dépense a déjà été engagée.
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Vous créez un aperçu, par exemple, du chiffre d'affaires dont vous avez besoin pour couvrir les coûts. Ajustements à temps si nécessaire
Vous vous demandez quand il est temps de procéder à des ajustements, si le chiffre d'affaires ne correspond pas au budget? Grâce au budget de fonctionnement, vous pouvez augmenter le chiffre d'affaires ou réduire les coûts en temps utile. Condition de financement
De nombreux financiers demandent des documents détaillés avant que vous puissiez contracter un prêt. Un budget de fonctionnement en est un élément important. Lisez aussi: A quoi peut servir un prêt ou un crédit pour entreprise? Exemple de budget de fonctionnement
Vous êtes curieux de voir un exemple de budget de fonctionnement? Les conseillers financiers et les organisations professionnelles en ont des exemples, tout comme la Chambre de commerce. Trouvez un exemple de budget de fonctionnement et examinez attentivement les éléments importants qu'il contient. De cette façon, vous trouverez facilement ce à quoi vous devez penser, afin de ne rien négliger.
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Une illustration avec un cas hybride. Utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour payer le salaire d'une assistante dont l'une des principales affectations concernerait les activités sociales et culturelles n'est pas possible. En l'espèce, le juge a retenu une ventilation à 50%-50% des salaires sur le fonctionnement et les œuvres sociales (Cour de cassation, 23 octobre 1991, n° 90- 11105). En somme, bien utiliser le budget de fonctionnement du CSE implique une analyse préalable de la dépense à répartir ou à affecter…
L'utilisation du budget de fonctionnement du CSE: les pièges à éviter
Prudence est mère de sûreté
Voici un florilège des « arguments » avancés par certains « prestataires » pour utiliser le budget de fonctionnement du CSE en dehors du cadre légal. A toutes fins utiles, les auteurs de ces propos ne sont pas responsables de la gestion de vos budgets…
« Le respect de la loi n'est pas important. C'est pour faire plaisir aux salariés ». Le Trésorier appréciera. C'est bien connu, le non-respect des obligations comptables n'entraînent aucune conséquence…
« La loi a changé, utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour les salariés est la règle!
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L'association « le club des amis du Guide de CIC l'association », qui propose des spectacles, a établi le budget suivant:
Achats non stockés (eau, électricité... )
200
Ventes spectacles
18 250
Petits équipements
600
Produits accessoires
2 000
100
1 000
Locations de matériels
4 500
2 500
300
50
750
Honoraires
700
Déplacements
1 550
250
Frais bancaires
7 250
3 460
270
23 530
22 000
Ce premier budget réalisé présente un déficit de 1 530 €. L'association doit donc modifier son budget afin de présenter à ses financeurs un budget équilibré. Plusieurs pistes ont été envisagées:
économies possibles: réduire les achats de petits équipements liés aux spectacles, réduire les frais de location de matériel en renégociant le contrat de location avec le fournisseur;
recettes supplémentaires: obtenir une subvention d'investissement pour l'achat de matériel, réaliser davantage de spectacles afin de générer des recettes supplémentaires. Après étude de toutes ces possibilités, les options suivantes ont été retenues:
baisser les charges de location de matériel,
augmenter le nombre de représentations,
augmenter le montant de la cotisation annuelle de 10 € à 12 € (l'association compte 75 adhérents).
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Ainsi, il doit être éclairé, chauffé, disposer d'une aération, respecter les normes incendies (5). Le code du travail ne prévoit pas de surface minimale obligatoire, mais un local trop petit dans lequel tous les membres du CSE ne pourraient pas se réunir, n'est pas convenable. Pour quelles activités le local du CSE peut-il être utilisé? Le local doit servir au bon fonctionnement du comité. Différentes activités peuvent donc s'y dérouler, notamment: les permanences du bureau, pour recevoir et écouter les salariés qui souhaitent rencontrer un membre du CS E; la gestion des activités sociales et culturelles: distribution de bons cadeaux, de chèques vacances, adhésion des salariés à certains avantages qu'offre le CSE, remise de pass cinéma; les réunions préparatoires aux réunions du CSE avec l'employeur; la rédaction des PV des réunions CSE; l'accueil de tiers: fournisseurs, prestataires, experts. Qui doit avoir accès au local du CSE? L'accès au local du CSE doit être permis pour: tous les membres du CSE; les salariés de l'entreprise: ils n'ont pas vocation à accéder seuls au local du CSE, mais peuvent y entrer accompagnés d'un de ses membres; l' employeur: il est civilement responsable de ce local et de ce qu'il s'y passe, il est donc normal qu'il puisse y avoir accès.
Origine des écarts liés aux décisions prises par l'association:
charges de personnel trop importantes aux regards de l'activité,
mauvaise estimation des coûts,
surestimation des recettes provenant des différentes activités...
Lorsque leur origine a été identifiée, il convient de mettre en place des mesures tendant à réduire ces écarts. Il peut s'agir, par exemple, de la recherche de nouveaux partenaires, d'une réduction des charges de personnel, etc. Certains postes de charges et de produits, comme les postes liés au personnel ou aux recettes, doivent être suivis avec une grande attention. Conseil
La mise en corrélation du budget et du « réalisé » doit être effectuée de façon régulière afin d'assurer une gestion prudente de l'association.
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