Mais c'est quand on change de matériel ou quand on décide de ranger ou d'organiser différemment ses dossiers ou tout simplement de les copier sur un disque dur externe ou un cloud qu'arrive la difficulté! La règle de base est la suivante: rester homogène, utiliser toujours le même système de nommage de fichiers pour tous les documents, et aux besoins établir une charte de nommage et un plan de classement. Sinon dans le détail: voici 10 points à respecter absolument. C'est parti! Votre fichier doit bien sûr comporter un nom unique
S'il s'agit d'un tableau de bord par exemple qui se répète chaque mois, vous avez principalement deux solutions:
Faire une identification avec une date. Utiliser le format de date AAAAMMJJ. Commencer par l'année permet de maintenir les documents dans un ordre chronologique. Ainsi le document le plus récent se retrouvera toujours en fin de liste. Faire une identification avec une incrémentation. Pour l'incrémentation: utiliser toujours le même nombre de chiffres (soit 00 ou 000) pour assurer leur bon ordre séquentiel lors de leur affichage et de leur tri.
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Le voici. Et vous quelle est votre expérience en matière de plan de nommage des fichiers? Vous pouvez laisser un commentaire tout en bas de cette page... Si vous avez trouvé une faute d'orthographe, veuillez nous en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur Ctrl + Entrée. Cet article reste la propriété de son auteur et ne peut être reproduit sans son autorisation écrite.
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Placez l'incrémentation au début. Certains documents peuvent être amenés à évoluer et à avoir plusieurs versions avant une version finale. Dans ces cas, il faut préciser la version dans le nom du fichier. Un conseil: ne jamais hésiter à copier votre document dans une nouvelle version à chaque petit changement. Cela peut être très utile de retrouver la version précédente si vous avez tout cassé! Enfin, s'il s'agit d'un document partagé, vous pouvez rajouter l'information « encours » afin que les autres utilisateurs comprennent que le document n'est pas encore finalisé. Votre fichier doit comporter un nom court (maximum 30 caractères)
Pour cela, utiliser les abréviations en majuscules de votre charte de nommage ou privilégier celles qui sont usuelles dans votre domaine d'activité comme par exemple: à la place de Compte rendu de réunion, écrivez CR. Au lieu de créer un dossier « Ressources Humaines » mettez « RH ». Votre fichier doit comporter un nom significatif
Il faut, pour chaque document ou répertoire, trouver le meilleur compromis entre une désignation courte et une désignation explicite permettant de traduire le contenu qui lui est associé.
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Dans notre exemple, l'arbre se découpe ensuite en deux " ou " ( Organisational Units) qui constituent deux branchements: " users " et " groups ", dans lesquels nous trouvons ensuite les entrées: les utilisateurs et les groupes. Règles de nommage La RFC 2253 normalise l'écriture des DN et conseille de ne pas ajouter d'espaces autour du signe "=", ni à la fin du DN. Les espaces sont autorisés par contre pour les valeurs des entrées. Les majuscules seront ou non prises en compte en fonction du type d'attribut utilisé et de ses particularités. Où est dc=fr? Si la racine était dc=fr, le serveur répondrait de manière superflue aux requêtes dc=fr. De la même manière qu'un DNS, n'a pas besoin de répondre au domaine ''
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Ce type d'organisation peut s'adapter à de nombreuses disciplines. Enfin, afin de faciliter la gestion de projet et la collaboration en matière de recherche, des chercheurs allemands proposent un modèle d'arborescence de dossiers disponible ici. Cette proposition s'inscrit dans la continuité d'un travail d'enquête mené auprès de 3 laboratoires de neurosciences en Allemagne et dont les résultats sont disponibles ici. Plusieurs ressources généralistes peuvent vous aider: o L'INRA récapitule les préconisations principales. o Le MIT fournit une aide pour concevoir un nommage pertinent des fichiers avec une dropbox proposant plusieurs outils:. o L'Université d'Edimbourg et le Digital Curation Center précisent les 13 règles à suivre pour un nommage des fichiers efficace, notamment pour la conservation des mails ou des pièces jointes. o L'Université de Stanford présente plusieurs études de cas: données collectées par une doctorante et des bonnes pratiques. o L'Université de Cambridge propose une vidéo de 8 mn sur le nommage des fichiers " File naming " particulièrement adapté aux développeurs et un exemple très complet de convention élaboré par l'Université de Queensland o La plateforme DataOne donne des recommandations de bonnes pratiques et des outils pour nommer ses fichiers Gérer ses versions Certaines branches de la chimie, comme la chimie computationnelle, ou de la physique nécessitent la création et l'édition de programmes informatiques afin de réaliser des calculs spécifiques.
De ce fait, la collectivité pourra débuter sur de nouvelles bases de classement des dossiers, plus simple et compréhensible pour tous. • Migration des données d'un serveur à l'autre effectué par le service informatique. Le but est de ne conserver sur le nouveau serveur seulement les données « actives » et utiles aux services. Les autres devront faire l'objet d'un archivage électronique. Planning de migration construit en accord avec l'emploi du temps de chaque acteur.
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