C'est d'ailleurs ce que la Commission Relative à la Copropriété a confirmé en 2008 à la demande de l'ARC qui est l'un des douze membres permanents de cette commission:
« Recommandation de la Commission Relative à la Copropriété n°8 du 7 janvier 2008 relative aux appels de fonds que le syndic peut exiger des copropriétaires. (... )
4- constituant la réserve prévue au règlement de copropriété
En ce qui concerne l'avance, la Commission rappelle:
que cette avance remplace l' avance de trésorerie permanente prévue par l'ancienne réglementation;
que, comme par le passé (... ) elle peut être instituée par l'assemblée générale, mais uniquement, à la majorité de l'article 26 de la loi ». Voyons maintenant comment les syndics s'y prennent. IV. Premier exemple
Il y a quelques jours des adhérents nous adressent copie d'une résolution mise à l'ordre du jour (par un cabinet NEXITY) de leur prochaine assemblée générale:
« Ajustement de l'avance permanente de trésorerie (Art. 35 du Décret du 27/05/2004).
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III. Des syndics qui confondent volontairement « fonds de roulement » ou « avance pour charges » et « avance permanente de trésorerie »
Comme on le sait, jusqu'en 2002 dans beaucoup de syndicats de copropriétaires, les charges étaient payées à la fin de chaque trimestre. Il fallait donc une avance de provision trimestrielle, prévue dans les contrats (souvent appelée « fonds de roulement »). Lorsque la loi a imposé de passer au système des charges provisionnelles, les syndics ont appelé les charges en début de trimestre et n'ont plus eu besoin de ce« fonds de roulement ». Celui-ci a donc (du moins dans les copropriétés adhérentes à l'ARC) été remboursé aux copropriétaires ou transformé en « fonds travaux » placés au profit du syndicat des copropriétaires. Néanmoins, de nombreux syndics - face à la passivité ou à l'ignorance des copropriétaires - ont conservé ce fonds de roulement sans le placer au profit des copropriétaires et ont - un jour ou l'autre - habilement débaptisé ce fonds pour l'appeler « avance permanente de trésorerie », oubliant - comme par hasard - que cette transformation DEVAIT se faire à la double majorité de l'article 26 (deux tiers des millièmes et majorité des copropriétaires).
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Dans la majorité des cas, un ajustement devra être réalisé (soit par remboursement soit par versement d'un complément), ce qui augmente d'autant la charge de travail administratif lié au traitement des notes de frais. D'autre part, en recourant aux avances sur frais, l'entreprise n'a que très peu de moyens d'anticiper les dépenses à venir. À moins de mettre en place une politique de dépenses professionnelles en entreprise, les salariés peuvent potentiellement engager des dépenses importantes sur lesquelles l'entreprise a peu de contrôle. Les avances sur frais professionnels sont donc difficiles à estimer, difficiles à anticiper et surtout n'enlèvent en rien toute la gestion administrative des notes de frais à venir. Heureusement, d'autres solutions existent! La carte bancaire virtuelle
La carte bancaire virtuelle d'entreprise est une carte bancaire dématérialisée dont le numéro de carte est généré de manière aléatoire au moment de la dépense, qu'elle soit occasionnelle ou régulière. Elle confère une grande sécurité et fait gagner du temps aussi bien à l'employeur ou au manager qu'aux salariés.
Encore une fois, l'employeur et le salarié essaient ensemble d'estimer au plus juste les dépenses à survenir nécessaires à la mission. Quels sont les justificatifs à produire? Dans tous les cas, qu'il s'agisse d'avances sur frais permanentes ou ponctuelles, le salarié est toujours dans l'obligation de réaliser des notes de frais pour chacune de ses dépenses. La note de frais doit être accompagnée de tous les justificatifs de paiement et permet de prouver les sommes réellement dépensées. Si l'avance sur frais était supérieure aux sommes effectivement dépensées, alors le salarié devra rembourser la différence ou se verra déduire ce montant de son prochain salaire. Au contraire, si l'avance sur frais était insuffisante, le salarié se verra verser un complément. Les limites des avances sur frais professionnels
Même si elles ont certains avantages, les avances sur frais présentent aussi quelques inconvénients. Comme vous l'aurez compris, il est généralement difficile d'estimer de manière précise les montants nécessaires à avancer.
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