Nombre de commerçants se posent cette question et c'est légitime. Quand on exerce une activité commerciale, doit-on obligatoirement posséder et utiliser une caisse enregistreuse? Ces machines servent, en résumé, à automatiser les opérations liées aux transactions entre commerçants et clients. Contrairement à ce que l'on pourrait croire de prime abord, il n'y a aucune obligation de caisse enregistreuse pour votre activité, quelle qu'elle soit. Mais une calculatrice, un calepin et un stylo pourraient-ils suffire à la bonne marche de votre commerce? Besoin d'une caisse enregistreuse? Faites jusqu'à 30% d'économies, Comparez des devis gratuits. Ce que dit la loi Dans la réglementation actuelle, en France, aucune loi n'oblige les commerçants à se servir d'une caisse enregistreuse. Cet appareil n'est en rien obligatoire, quels que soient la nature de votre activité, votre chiffre d'affaires, votre localisation, la taille de votre entreprise… Concernant les caisses enregistreuses, la principale obligation légale concerne les logiciels et systèmes de caisse.
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C'est plus vrai encore dans l'hypothèse d'un paiement à diviser entre plusieurs clients d'une même table. Là est tout l'intérêt d'un système de caisse enregistreuse: il vous permet d'éditer facilement un ticket de caisse aux normes prenant en compte les différents taux de TVA applicables selon les produits et le mode de consommation. Mais ce n'est pas tout: les logiciels modernes de caisses enregistreuses peuvent éditer le ticket Z et simplifier la clôture de caisse en fin de journée. Bien que l'utilisation d'une caisse enregistreuse ne soit pas obligatoire, elle reste fortement recommandée. En effet, elle est particulièrement utile, tant au quotidien pour la gestion de vos notes que pour bénéficier de documents aux normes afin d'assurer la bonne tenue de la comptabilité de votre restaurant. Restaurant: comment gérer sa caisse en fin de journée? QUELLES SONT LES OBLIGATIONS À RESPECTER? Vous avez décidé d'acquérir une caisse enregistreuse pour votre restaurant? Attention à bien la choisir.
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Les données doivent être conservées pendant 6 ans. Des clôtures périodiques de caisse doivent avoir lieu (tous les jours, les mois, les ans). Les données doivent être conservées de façon sécurisée, par exemple à l'aide d'une signature électronique. Les autres obligations du commerçant en matière d'encaissement
Aucune obligation n'impose aux commerçants de se doter d'une caisse enregistreuse mais d'autres obligations doivent être respectées, qui seront grandement facilitées s'ils s'équipent d'une caisse enregistreuse:
La remise d'une note détaillée au client en cas de paiement supérieur à 25€ (et peu importe le montant si le client l'exige);
La tenue d'un journal de caisse, aussi appelé livre de caisse. Il recense les entrées (paiement des clients) et les sorties d'argent (avoir, remboursement, paiement des fournisseurs, dépôt en banque) en espèces. Chaque opération y est enregistrée de façon chronologique et mentionne la date, le numéro de pièce, la description de la transaction, le montant HT, TTC et de TVA.
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La certification, une obligation? On l'a vu, il n'est pas obligatoire pour les commerçants de se doter d'une caisse enregistreuse, mais elle s'avère bien souvent indispensable. En revanche, une obligation incombe aux commerçants qui utilisent une caisse enregistreuse: qu'elle soit certifiée. Plus précisément, cette obligation vaut pour les commerçants, assujettis à TVA, réalisant des ventes à des non assujettis à TVA, et enregistrant les règlements à l'aide d'un système de caisse. Caisse enregistreuse certifiée
Une caisse enregistreuse certifiée signifie qu'elle doit répondre à 4 critères:
Inaltérabilité;
Sécurité;
Conservation;
Archive. En clair, les données enregistrées dans le système ne peuvent pas être modifiées. Si une opération doit être annulée, elle se fera par l'ajout de lignes, en plus ou en moins, mais les informations initiales ne sont pas changées.
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De plus, toutes les recettes d'un commerçant doivent pouvoir être justifiées, et ce quelque soit le montant et même si le client n'a pas exigé l'édition d'un ticket de caisse. C'est pourquoi disposer d'un tel système s'avère plus que nécessaire. En effet, si la loi ne rend pas la caisse enregistreuse obligatoire, il est vivement conseillé de s'en équiper afin de faciliter la conservation et l'exportation de documents comptables. Logiciel de caisse enregistreuse obligatoire: quels critères? Si vous choisissez de vous en doter, soyez toutefois prudent, car certains logiciels de caisse ne sont pas conformes à la législation en vigueur. Si l'éditeur de caisse ne fournit pas d'attestation individuelle, un certificat de conformité doit être délivré par un organisme accrédité. Cette certification obligatoire pour tout logiciel de caisse enregistreuse doit attester du respect de plusieurs conditions: Inaltérabilité: toutes données relatives aux paiements doivent pouvoir être enregistrées sans qu'elles risquent d'être altérées Sécurisation: les données doivent être sécurisées par le logiciel Conservation: les données doivent pouvoir être conservées et clôturées sur une période donnée Archivage: le logiciel doit permettre d'archiver les données tout en garantissant l'intégrité des informations.
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C'est contre ces logiciels que l'état souhaite désormais lutter en obligeant l'ensemble des commerçants à être équipé d'un système de caisse enregistreuse "conforme" pour l'année 2018. Qu'est ce qu'une caisse enregistreuse conforme? Selon le texte officiel du plan de lois de finances 2016, une caisse devra désormais satisfaire des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Si ce n'est pas le cas, il faudra changer de logiciel. Ma caisse enregistreuse n'est pas conforme. Quels risques pour mon restaurant/commerce? A partir de 2018, en cas de contrôle, si le commerçant est dans l'impossibilité de prouver la conformité de son système de caisse il dispose d'une délai de 60 jours pour se mettre aux normes auquel cas il risque jusqu'à 5000€ d'amende par points de caisse frauduleux. Comment prouver la conformité de ma caisse? La conformité d'une caisse ne peut pas se voir d'un simple coup d'œil. Pour cela, l'état oblige désormais les commerçants de prouver la conformité de leur caisse en fournissant des documents telle qu'une attestation de l'éditeur certifiant son engagement à respecter les exigences de la loi de 2018.
En cas de contrôle, seuls ces deux certificats ne sont valables. Qu'est-ce-que la norme NF525? La norme NF525, aussi appelée NF Logiciel de gestion d'encaissement, désigne l'ensemble des critères de certification établis par le groupe INFOCERT pour le compte de l'AFNOR (Association Française de Normalisation). Les critères de certification sont les suivants: Fonctionnalités: enregistrement des données, gestion, sauvegarde et archivage; Sécurité: traçabilité, sécurisation et inaltérabilité des données ainsi que signature électronique; Comptabilité: gestion et export des données enregistrées; Maintenabilité: traçabilité de toutes les modifications effectuées. Cette norme ne sert pas qu'à protéger l'Etat des recettes non déclarées. Elle permet aussi de garantir le respect de la vie privée aux clients. Elle régit non seulement la façon dont leurs données doivent être sécurisées mais aussi conservées. Cette loi encadre aussi la durée maximale de conservation des données. 72% des Français se disent inquiets de voir des informations intimes rendues publiques à cause d'une faille.
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