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Domiciler une société Domicilier une entreprise en cours de formation est une étape indispensable lors de la création d'une société: SAS, SASU, SARL, EURL, SCI ou autre. Une entreprise est dans l'obligation de déclarer un siège social lors de la procédure d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) en vue de l'obtention d'un KBIS. L'attestation de mise à disposition a pour objet de justifier de cette obligation. L'intérêt d'un tel document est donc de clarifier les conditions d'utilisation d'un local par le biais d'un document formalisé: une convention, afin d'en identifier les parties, de définir la nature de la mise à disposition, de définir les droits et obligations des parties en cause, de délimiter dans le temps cette relation. Cette attestation permet en outre de déclarer légitimement la capacité du domiciliataire de disposer des locaux objet du document pour y exercer son activité. En pratique, un tel document à une double utilité de par sa simplicité et sa malléabilité: dans un premier temps un tel document peut être fourni par une personne physique dans le cadre de la domiciliation du siège social, qu'elle soit propriétaire ou locataire; dans un deuxième temps, il est tout à fait valable pour une société mettant à disposition un local d'opter pour ce type de document.
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Ce document contient notamment:
l'identité et les coordonnées de la société qui met son local à votre disposition;
les informations concernant votre société et le nom de son dirigeant;
l'adresse du local. Dans quel cas devez-vous rédiger une attestation de domiciliation? Vous avez besoin de cette attestation de mise à disposition si une société accepte d'accueillir votre siège social à titre gratuit dans un local commercial qu'elle occupe ou qu'elle possède. Attention dès lors que vous devez payer un loyer, il faudra obligatoirement avoir recours à un bail commercial ou à un contrat de sous-location. Quelles sont les obligations de la société qui vous prête ses locaux? La société qui met son local, ou une partie de son local, à votre disposition peut être dans deux cas de figure:
soit elle est propriétaire du local: dans ce cas, elle devra juste signer avec vous cette attestation de domiciliation (appelée aussi attestation de mise à disposition);
soit elle est locataire du local: dans ce cas elle devra vérifier qu'aucune interdiction n'est inscrite dans son bail et elle devra informer son propriétaire de cette mise à disposition.
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En revanche, le contrat de mise à disposition est quant à lui un contrat qui détermine les conditions d'utilisation des locaux occupés par la société. C'est un contrat engageant les deux parties et expliquant les obligations de chacune. Il doit être daté et signé par les deux parties au contrat, la société domiciliante et le domiciliataire. Le local peut être un local commercial. Dans ce cas, si vous payez ce local, il faudra un bail commercial ou un contrat de sous-location. Si vous choisissez de domicilier votre siège social à votre domicile, il faudra fournir un justificatif d'occupation des locaux. En effet, un tel justificatif peut être une facture d'électricité ou une quittance de loyer par exemple. Pour éviter un éventuel rejet du greffe, vous pouvez accompagner le justificatif d'occupation d'une attestation de votre part. Cette attestation constituera une autorisation officielle de domiciliation de l'entreprise à votre logement. Par ailleurs, uniquement le gérant peut fixer la siège social de la société à son domicile, et non pas les associés.
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Espaces de coworking, pépinières, sociétés ayant des espaces inutilisés… Nombreux sont les cas où une entreprise (ou une collectivité) souhaite mettre à disposition d'une autre des bureaux ou un local, que ce soit à titre gratuit ou onéreux, à la place d'un bail commercial classique. Le cas échéant, il faudra passer par la rédaction d'une « convention de mise à disposition de locaux ». Voyons en quoi elle consiste et comment « bien » la rédiger. Qu'est-ce que la convention de mise à disposition de locaux à titre gracieux? La convention de mise à disposition de locaux et de matériels est une alternative au bail commercial. Elle peut être signée, par exemple, entre une commune ou une collectivité et une entreprise. Cette dernière pourra ainsi occuper les locaux et profiter des éventuels services mis à sa disposition. La convention est souvent plus souple et flexible qu'un bail. La convention de mise à disposition de locaux n'a pas le régime juridique du bail commercial. Elle peut toutefois être requalifiée comme telle par un juge, s'il estime que l'existence de la convention a pour seul objectif de contourner le statut des baux commerciaux.
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Convention de mise à disposition gratuite d'un
local commercial
Entre, d'une part
Selon le cas:
Le Locataire, [Nom
du locataire], domicilié(e)
à [adresse],
locataire [du
local commercial/des locaux commerciaux]
situé(s)
à [adresse];
de l'entreprise], société
[SARL/EURL/SA/etc. ] au capital de [montant
en euros] € dont le siège social est
situé à [adresse],
immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de [Ville]
sous le n° [numéro
d'immatriculation] et représentée par [Nom
du représentant] en sa qualité de [qualité];
Et
Le Bénéficiaire, [Nom
& prénom], domicilié(e)
à [adresse]
et ayant un poste de [poste];
Et, d'autre part,
Le Bailleur, [Nom
du bailleur], domicilié(e)
à [adresse]. Les parties conviennent et arrêtent
ce qui suit:
Article 1. Objet
Par acte sous seing privé en date du
[date],
le Locataire [Nom
du Locataire] et le Bailleur [Nom
du Bailleur] ont conclu un contrat de bail
commercial d'une durée de [durée]
pour le local commercial situé à [adresse],
afin d'y exercer une activité de [détailler
l'activité].
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À l'inverse, les pépinières et incubateurs peuvent être « gratuits ». Comment résilier une convention de mise à disposition de locaux? Les règles quant à la fin de la mise à disposition doivent être posées dans la convention. La durée de la mise à disposition peut être de quelques jours, semaines, mois…
En cas de départ anticipé par l'entreprise ou l'association qui utilise les locaux, un préavis doit être respecté. La durée de celui-ci est nécessairement fixé dans l'acte (les parties sont libres en la matière). Il pourra être de quelques jours ou quelques semaines. De manière générale, il est souvent plus court qu'un préavis de bail professionnel ou commercial classique (qui peut être de 6 mois). L'entreprise ou l'association preneuse des bureaux doit donc avertir l'autre partie, afin de « démarrer » le délai de préavis. L'acte prévoit en principe les modalités de notification. Le plus souvent, c'est par courrier recommandé avec accusé de réception. À la réception de ce dernier par le « loueur », le délai commencera à courir.
L'assemblée décide de transférer, à compter d'une certaine date, le siège social à la nouvelle adresse. La seconde résolution est la conséquence de la décision prise dans la première résolution, l'assemblée modifiera l'article stipulant l'ancienne adresse. Au sein de la troisième résolution, l'assemblée confère tout pouvoir au gérant, ou au porteur d'un original ou d'une copie du PV. Le gérant sera alors en mesure d'effectuer les formalités légales. S'agissant de la SAS, le procès-verbal de transfert de siège social SAS n'est pas systématiquement établi, la loi n'imposant aucune décision collective. Conformément aux statuts, le Président de la SAS ou tout autre organe ayant pris la décision, peut être le seul à décider de ce transfert. Il n'y a pas de nécessité de convoquer une assemblée générale extraordinaire. Il faudra ensuite déposer un dossier de transfert de siège social auprès du Centre des formalités d'entreprise ou du greffe du tribunal de commerce dans le nouveau ressort.