La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives. À cet effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une plateforme d'archivage électronique dédiée à cet usage. Le lieu de stockage doit être différent pour plus de sécurité de données en cas d'incendie. Plan de classement dans les projets de construction et d'ingénierie: les méthodes
Dans ces projets, une des méthodes est de mettre en place plusieurs niveaux de classement complémentaires comme par exemple par Famille/sous-domaine/Domaine/Zone. Ce classement peut en particulier être utile pour effectuer des recherches hiérarchiques, c'est à dire sous forme d'arborescences de recherche adaptées aux besoins des utilisateurs. Flexibles et en fonction des champs descriptifs, ces recherches permettent de représenter le cheminement de pensée des utilisateurs et de retrouver la bonne donnée en utilisant la logique métier.
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Cela garantit un classement efficace. Le fichier de suivi est conçu sous Excel. Il centralise tous les dossiers et sous-dossiers que le plan de classement a définis et permet de trouver rapidement chaque type d'information. L'absence de ce document complique le classement ou les recherches dans les dossiers électroniques et physiques. Le fichier de suivi permet à chaque document d'être rangé à la place qu'il faut et de le trouver dans sa catégorie principale, à partir de sa thématique et sous thématique. On le crée sous forme de liste de données, ou base de données. Il favorise les recherches en considérant des mots clés. Aussi, le fichier de suivi permet de faire des tris et facilite l'accès aux informations grâce à des liens hypertextes. DEVIS ARCHIVAGE
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Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C'est ce que l'on nomme l'arborescence. Des critères d'efficacité:
Le plan de classement doit répondre à certains critères d'efficacité, tels que:
> La facilité d'accès: être en mesure de trouver rapidement chaque document et d'en faciliter l'accès. > Le versionning: tous les documents conservés ou archivés doivent être tenus à jour pour faciliter et assurer leur traçabilité. > Le nettoyage: cela inclut la suppression de tous les documents "inutiles" et d'éviter les doublons. > La fiabilité: le plan de classement doit être aussi fiable que possible. En effet, il faut pouvoir retrouver tous les documents, et à tout moment. La codification
Le plan de classement peut aussi comprendre un système de codification. Chaque document a alors un code unique. Cela sert à distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries au sein de chaque catégorie. Plus important encore, cela permet d'identifier les fichiers et leur emplacement.
Le dernier type est le classement thématique qui permet de classer par sujet ou par thème. 💪 Quels sont les critères d'un bon classement administratif? Un bon classement administratif doit être filtré et simplifié, il doit être exempt d'erreur, de documents doubles, brouillon et documents anciens. Il doit être fiable et ne manquer d'aucun document, précis et permet de trouver facilement un document. Il doit également être extensible et permet d'ajouter de nouveaux documents et surtout pas très encombrant. 💡 Comment classer les documents administratifs d'une entreprise? Pour classer des documents en entreprises, il faut les mettre dans des dossiers et chacun de ces dossier doit occuper une place définitive. Le classement c'est un instrument de repère de documents, ainsi il facilite la recherche d'information. Le classement donc consiste à un numéro ou une lettre de l'alphabet par exemple à chaque dossier. Pour faciliter davantage la recherche des dossiers, pensez à établir un répertoire alphabétique.