Un système documentaire qualité est la pierre angulaire de la mise en place d'une démarche qualité. Il fait intervenir des outils, des méthodes, des pratiques spécifiques et intervient sur le métier même de l'organisation. Ci après une méthode précisée par l'UHP de Nancy
Le recensement des documents et des données
Repérez l'ensemble des services susceptibles d'émettre des documents. Comment réduire la documentation relative à un système qualité ?. Attention! Votre entreprise ne vit pas en autarcie, ces documents (ou données diverses) proviennent aussi de vos clients, de vos fournisseurs, des banques, des administrations, …
Les différentes entités repérées, demandez un exemplaire de chaque type de document ou donnée. Attention, ils peuvent se présenter sous différents supports (papier, informatique, vidéo, audio, pièces types, échantillons, …)
Détail:
Solution de gestion des documents qualite:
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La structure du système documentaire
Les documents sont généralement classés selon une pyramide à 4 niveaux.
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Outre les conseils de rédaction de ce guide, n'hésitez pas à vous inspirer des exemples de chapitres de manuels qualité, procédures et autres documents. Pour éviter les redondances, les doubles emplois (même partiels) et afin que votre structure documentaire « n'enfle pas démesurément », il est nécessaire d'analyser préalablement les projets de création de documents. Cette analyse, menée par une personne (du service qualité par exemple) connaissant bien votre structure documentaire permet de vérifier si ces créations sont justifiées. Peut-être suffirait-il de modifier les documents existants? Pyramide documentaire – QUALIBLOG | Le blog du manager QSE. Votre système documentaire décrit les pratiques utilisées dans votre entreprise, alors écrivez au présent, pas au futur. En effet, vous devez décrire ce que vous faites et non pas ce que vous allez faire ni ce que vous aimeriez faire! A vous ensuite d'accorder les faits avec les écrits (ou réciproquement). Evitez également les allocutions du type « devoir faire », « pouvoir faire ». En effet, l'important n'est pas de savoir ce que vous devez faire, ou ce que vous pouvez faire dans telle ou telle situation, mais ce que vous faites!
S'il a fait l'objet d'enregistrements appropriés dans le système documentaire la réponse sera certainement oui. Autrement ce sera probablement plus compliqué. Arrivée d'un nouveau collaborateur Combien de temps lui faudra-t-il pour prendre en main ses fonctions? Si elles sont documentées dans des procédures et des instructions de l'entreprise ce ne sera probablement pas bien long. Dans le cas contraire il faudra peut-être le temps de pallier à des malentendus, à des incompréhensions, à la prise en main des environnements logiciels de l'entreprise…
Anomalie du logiciel Est-ce que la cause va pouvoir être identifiée rapidement? Si le logiciel a fait l'objet d'une documentation de son architecture on va pouvoir identifier rapidement les éléments ou les unités du logiciel susceptibles d'être impliquées dans l'anomalie. Le système documentaire dans une démarche de management - Bivi - Qualite. Dans le cas contraire il faudra regarder le code et chercher sans repères initiaux. Pour en savoir plus
La documentation du système de management de la qualité pour faire du génie logiciel médical peut être optimisée.
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1. Types de documents
La figure 1 présente les types de documents d'une entreprise. Des variantes sont possibles. Par exemple, les formulaires (ou modèles de documents) peuvent être considérés comme un type de document à part entière ou comme un type d'instruction particulier. Figure 1: Types de documents d'un système documentaire
Ces types de documents sont hiérarchisés. La figure 2 présente cette hiérarchie sous forme de pyramide. Quand on parcourt la pyramide de haut en bas, on passe de la politique qualité de l'entreprise à sa réalité opérationnelle. Figure 2: Hiérarchie des types de documents
Dans cette hiérarchie, la teneur des documents d'un type donné est déterminée par celle des documents des niveaux supérieurs dans la pyramide. 2. Organisation des documents
Le système documentaire établit une organisation ( i. e. un classement) des documents de l'entreprise. Le principal objectif de ce classement est de simplifier l'identification des documents par les collaborateurs. Pyramide documentaire qualité de. 3. Mise à disposition et archivage des documents
La mise à disposition des documents c'est les rendre accessibles aux collaborateurs qui en ont l'utilité.
2 – Pyramide avec hiérarchie de manuels sectoriels
Figure 1. 3 – Pyramide avec un manuel de management intégrant la qualité (Q), l'environnement (E) et la sécurité (S) et des manuels distincts Q et ES
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Ces groupes de travail devraient idéalement être constitués selon les processus identifiés par l'entreprise. On donne ainsi, un sens de plus à l'organisation par processus. Pour finir, le pilote de la refonte documentaire doit s'imposer et imposer aux autres de bannir toute pratique complexifiant la gestion documentaire, avec par exemple: - des codifications excessivement compliquées et surtout inutiles des documents (ex: DOC/QUAL/7. 4/01-03)
- des circuits de validation des documents impliquant de multiples personnes
- des cartouches (de suivi des versions) incompréhensibles, laids et alourdissant les documents (vestige des pratiques qualité des années 90')
- des pages et des pages de texte qui ne font pas ressortir les informations clés,
- etc. Pyramide documentaire qualité du. La norme ISO 9001 est assez claire en ce qui concerne les modalités à appliquer pour la gestion documentaire. Elle ne présente que des exigences de résultat, pas de moyen. Vous êtes donc plus libres qu'il n'y paraît quant au volume de votre documentation.
Utilité du système documentaire pour le fabricant de dispositifs médicaux
Dans le secteur biomédical, on pourrait penser que la finalité première d'un système documentaire est de permettre la certification ISO 13485 du système de management de la qualité (SMQ) et le marquage CE des dispositifs médicaux de l'entreprise. Pyramide documentaire qualité de l'eau. Mais, pour que le temps nécessaire à générer les enregistrements devienne un investissement rentable pour l'entreprise, il vaut mieux considérer que ces aspects réglementaires sont des prérequis plutôt que des objectifs en soi. En effet, si le système documentaire est alimenté avec des documents construits utilement, il va devenir la bibliothèque de connaissances de l'entreprise qui consignera
des informations sur les concurrents de l'entreprise,
des informations sur les objectifs et la stratégie de l'entreprise,
la documentation technique des produits de l'entreprise…
Ce sont autant d'informations qui réduiront des dépenses par ailleurs. Considérons quelques exemples. —
Départ d'un collaborateur Est-ce que le fruit de son travail va pouvoir être récupéré?
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