Soyez bref et clair
De nos jours, de plus en plus de PME mettent en place un serveur vocal interactif (SVI), c'est-à-dire des menus téléphoniques qui invitent les clients et prospects à appuyer sur des touches de leur téléphone pour accéder à un service. Si vous avez déjà appelé une entreprise et que vous tombez sur un message du genre « appuyez sur 1 pour les ventes; sur 2 pour le support, etc. », c'est qu'il s'agit d'un SVI. Le problème est que ces menus automatisés ont la mauvaise réputation d'être trop longs et non personnalisés. Pourtant, si vous avez les bons outils, cela peut ajouter beaucoup de valeur à votre entreprise. Pour ce faire, l'essentiel est de concevoir un message bref, mais complet. Message d’accueil téléphonique - Ooreka. Vous devriez être en mesure de décrire rapidement que possible vos services, car vos clients n'ont pas la patience de s'asseoir au téléphone et ils apprécieront d'obtenir rapidement la réponse dont ils ont besoin. Essayez de limiter le menu à 3 à 5 options et assurez-vous que le message d'accueil ne dépasse pas les 30 secondes.
Message Accueil Téléphoniques
Mener l'entretien
Le standardiste doit être capable de mener une discussion sérieuse au téléphone, et de manière courtoise afin de mettre à l'aise l'appelant. Il doit être capable de comprendre exactement les demandes de l'interlocuteur, et d'entretenir la conversation dans un parfait français (ou anglais). Sourire
Très peu l'admette, mais le sourire d'une personne se perçoit facilement au travers de la voix de l'opérateur. Savoir que la personne à l'autre bout du fil vous sourit est à la fois rassurant et apaisant. Message d'accueil téléphonique exemple. Votre interlocuteur peut ainsi exprimer plus facilement ses attentes, et se sent plus en confiance. Se présenter
La première chose à faire dès la réception d'un appel téléphonique en entreprise, c'est de s'annoncer et énoncer l'identité de l'entreprise. Le « Allo » standard est à proscrire et à échanger contre un « Entreprise X, votre prénom, bonjour, en quoi puis-je vous aider ». Être à l'écoute
Se donner à 100% dans la présentation et à 120% dans l'écoute, voilà la règle d'or d'un service d'accueil téléphonique de qualité en entreprise.
Message D'accueil Téléphonique Exemple
Sans cela, vos clients vont se demander si vous les écoutez vraiment, s'ils ont été déconnectés ou si vous êtes même capable de les aider. Si vous ajoutez des notes sur votre ordinateur, dites-le à l'appelant pour qu'il sache que le son de la frappe au clavier qu'il entend est lié à son appel. Vous pouvez par exemple utiliser la phrase type suivante:
« Donc, vous voulez que vos colis soient livrés par nos déménageurs le (date de livraison convenue)? ». Réponse du client. « Bien. Je prends note de cela. »
7. Maîtriser la conversation
Vous devez être en mesure de prendre le contrôle de la conversation. Il est bon d'établir un rapport, mais il vous incombe de le faire tout en gardant le contrôle de l'appel. Message accueil téléphonique. Si un interlocuteur s'écarte du sujet, vous pouvez poser une question liée à l'objet de l'appel pour remettre votre interlocuteur sur la bonne voie. Voici un exemple de phrase type que vous pouvez utiliser:
« Quand souhaitez-vous que nous vous livrions vos colis? »
L'appelant peut dans ce cas répondre:
« J'ai un oncle qui arrive en ville le (date de livraison convenue).
Dans ce cas-là, ce que vous pouvez aussi offrir la possibilité à l'appelant de laisser un message sur la boîte vocale ou lui demander de rappeler ultérieurement. Message accueil téléphoniques. Messages d'accueil dehors des horaires
Si quelqu'un vous appelle en dehors des horaires d'assistance téléphonique, vous pouvez inclure un message pour informer le client de votre horaire commercial (« Notre horaire d'assistance téléphonique est de 8 heures à midi et de 14 heures à 18 heures du lundi au jeudi, et de 8 à 15 heures le vendredi »). De plus, vous pouvez donner la possibilité au client de vous laisser un message sur la boîte vocale afin de pouvoir le contacter plus tard (« Vous pouvez nous envoyer un courriel avec votre consultation à ou nous laisser un message sur la boîte vocale»). Messages d'accueil de fermeture pour jour férié ou congés
Vous pouvez inclure des messages d'accueil personnalisés et spécifiques pour les périodes pendant lesquelles l'entreprise se trouve fermée pour congés ou les jours fériés. De cette façon, le client sera informé de pourquoi il ne peut pas être assisté à ce moment-là, en lui informant de la possibilité d'une autre voie de contact.
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J'espère que tous tes vœux et tous tes rêves se réaliseront. Je t'embrasse. Lire aussi: Lettre d'amitié à distance: on sera toujours comme deux sœurs
Souhaiter joyeux anniversaire: 20 autres messages d'amitié
#11 Un vœu pour toi le jour de ton anniversaire, je te souhaite d'obtenir tout ce que tu voudras. Que ce vœu se réalise pour toujours. Joyeux anniversaire mon amie! #12 Une autre année remplie de joie, de belles surprises et d'amitié t'attend. Je suis heureuse d'en faire partie. Joyeux anniversaire! Gros bisous! #13 En ce jour de ton anniversaire, je te souhaite beaucoup de bonheur et d'amour. Versets bibliques sur le sujet: Anniversaire -> La vie. Que tous tes rêves deviennent réalité. Joyeux anniversaire à l'une de mes amies les plus chères. #14 Ne compte pas les bougies mais regarde la lumière qu'elles offrent. Ne compte pas les années, mais profite de la vie et de l'instant présent. Joyeux anniversaire et Carpe Diem mon amie. #15 Oublie le passé, regarde vers l'avenir, car les meilleures choses sont encore à venir. Joyeux anniversaire!