Quels éléments considérer dans la mise en place de la gestion documentaire? Afin d'assurer l'optimisation de la gestion documentaire, il est nécessaire de tenir compte de certains points. Ce sont:
l'établissement de l'inventaire de tous les emplacements des documents;
l'uniformisation de la structure et de la dénomination des documents (par catégorie) pour faciliter la recherche;
la collecte des documents qui doivent encore être conservés et ceux qui sont à jeter (les dossiers anciens ou déjà obsolètes);
l'accord d'autorisation pour les personnes qui peuvent accéder à des documents spécifiques. Ce sera en fonction des droits attribués à chaque collaborateur concerné. la détermination des divers pôles qui doivent communiquer avec le système de gestion documentaire. De quelles manières peut-on procéder à la gestion documentaire? Le service chargé de la gestion documentaire joue un rôle essentiel dans la vie d'une entreprise. Il détient plusieurs fonctions à savoir:
Le scanning et l'identification des documents
A l'ère de la digitalisation, la conservation des versions physiques (papier) de documents n'est plus à la mode.
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Ainsi, la gestion de documents et l'archivage informatisés permettent d'améliorer la sécurité de ces mêmes documents, une des priorités des entreprises en 2021. En effet, en cas de dégât des eaux, d'incendie ou de tout autre problème physique, les données et documents sont stockés en toute sécurité. Dématérialisation de la gestion documentaire: un enjeu de taille pour les entreprises
Les enjeux de la GED (Gestion électronique des documents) sont nombreux:
La diminution des coûts liés aux documents papiers: imprimantes, papier, cartouches d'encre, temps de recherche et d'archivage, coûts des envois postaux, etc. L'augmentation de la productivité: la GED est accessible de partout et tout le temps. Ainsi, tous les collaborateurs, peu importe qu'ils soient sur site ou non, peuvent accéder aux documents et informations en temps réel, sous réserve d'un système d'authentification performant. L'amélioration de la démarche qualité: grâce à la GED, les contraintes légales et les normes en vigueur sont parfaitement respectées.
Il faudra, pour ce faire, être en mesure d'organiser et de maîtriser les flux, afin que ces derniers deviennent de véritables indicateurs. L'objectif? Atteindre un niveau de GED tel qu'il permet de visualiser et d'obtenir des analyses prédictives. Ainsi, la GED représente pour de nombreuses entreprises un investissement incontournable pour sécuriser les documents existants d'une part, et tirer les avantages du Big data d'autre part. Les logiciels de GED: des outils essentiels à la dématérialisation de la gestion documentaire
Pour réussir son projet de dématérialisation de la gestion documentaire, il existe des logiciels de GED qui permettent de gérer les processus documentaires qui sont souvent complexes et évolutifs et partagés entre les différents acteurs concernés … Tout logiciel de GED doit impérativement être en mesure de gérer la création, le stockage, le contrôle et le partage des documents par voie électronique. Pour choisir l'outil le mieux adapté aux besoins de son entreprise, il sera essentiel de s'attarder sur quelques critères fondamentaux:
Le contrôle de sécurité: la protection des enregistrements non publics et la personnalisation des accès pour chaque utilisateur.
Nos équipes vous conseillent et accompagnent pour trouver la solution de porte de hangar coulissante d'extérieur qui convient à votre activité d'aéronautique civile.
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Les portes sont réalisées en PVC, tissu ou acier, et certaines peuvent ainsi résister à des vents très puissants. Lors de l'ouverture, les différents modules qui composent la porte s'empilent les uns sur les autres, en remontant le long de rails positionnés sur les bords latéraux. La commande peut être manuelle ou automatique; cependant, à partir de certaines dimensions, une automatisation du système ouverture/fermeture s'impose. La superficie maximale peut atteindre 200 m² avec des hauteurs jusqu'à 20 mètres; cette particularité permet ainsi l' accès à des engins de grandes dimensions. La porte de hangar coulissante
Elle est généralement en acier et coulisse le long de rails placés en partie haute de la porte. Sa commande peut elle aussi être manuelle ou automatique. Les panneaux glissent le long du mur extérieur pour dégager complètement l'ouverture. Pour les bâtiments sur lesquels l'espace de repliement est peu important, on choisira des portes coulissantes en accordéon. La pose d'une porte de hangar
Même si, en théorie, l'installation est réalisable soi-même, il peut être conseillé de faire appel à un professionnel.
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La porte de hangar sectionnelle
Cette porte s'ouvre vers le haut pour dégager le maximum de passage. Elle se compose de panneaux en plaques d'acier de 40 à 60 mm d'épaisseur, pour permettre une parfaite sécurisation de la porte; la structure de mousse prise en sandwich entre les 2 épaisseurs de panneau assure une meilleure isolation thermique du local. La surface du panneau peut présenter ou non des rainures. La présence de hublots assure une visibilité de l'intérieur de l'entrepôt et un apport de luminosité. Enfin un portail piéton est souvent proposé en option, pour éviter d'ouvrir la porte à chaque passage d'une personne. La commande de cette porte se fait soit manuellement lorsque la porte n'est pas trop grande, soit par un moteur électrique commandé à distance ou par clé. La porte de hangar à empilement
Ce type de porte a initialement été développé pour répondre aux besoins de l'industrie navale. En effet, traditionnellement installés près de la mer, ces entrepôts subissent les assauts, parfois très violents, du vent.
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