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Il est important de mettre en place un processus de gestion des demandes permettant de réceptionner les requêtes, d'écarter les tâches non stratégiques et d'optimiser ainsi la gestion des ressources. 4 - Fluidifier les processus
Les ressources sont les biens les plus précieux des entreprises, il convient donc de ne pas les gaspiller. La mise en œuvre de chaque projet doit donc être planifiée de bout en bout afin d'identifier et d'éliminer les redondances et les sous utilisations. Les employés consacrent en moyenne moins de 40% de leur temps de travail à la production des projets qu'ils ont en charge. Les quelques 60% restants sont consacrés à des travaux annexes ou à des tâches administratives. Pour beaucoup de tâches opérationnelles, des processus automatisés peuvent permettre aux membres des équipes de se concentrer sur leurs projets au lieu de consacrer leur temps à des tâches peu productives. 5 - Tenir compte des contraintes
Les personnes réputées pour la qualité de leur travail ou pour un savoir-faire particulier sont souvent très sollicitées, car leur intervention a toutes les chances de produire d'excellents résultats.
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Le suivi des ressources passe par la révision éventuelle du taux d'affectation de ressources. Par exemple, si une tâche s'avère plus longue que prévue initialement, une ressource non affectée pendant la période concernée peut alors l'être en renfort. Le but est toujours d'optimiser l'affectation des ressources. Les outils de suivi des ressources sur le projet sont les plans de charge qui montrent l'affectation des personnes en nombre de jours sur une tâche donnée. Le Plan de charges permet de présenter pour chaque mois combien de jours homme ont été utilisés. Cet outil de suivi apporte une visibilité à une date donnée sur ce qui reste à faire (RAF), des révisions éventuelles par rapport au planning initial, un comparatif sur le réalisé par rapport au planifié. Le nombre de jour-hommes (j. h) correspond au nombre d'hommes et de journées nécessaires pour accomplir la charge de travail liée à une charge donnée. La charge de travail totale liée à une tâche peut s'exprimer en ETP (Equivalent Temps Plein), c'est à dire en nombre de j. h.
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Dans un projet, la gestion des ressources est complexe et critique par ses interconnexions avec l'ensemble des domaines de la gestion de projet ( périmètre, plan projet, coût, qualité, communication, risques et contrats) et par ses aspects humains. Les ressources peuvent être humaines, matérielles ou financières. Elles englobent les compétences, les savoirs, la technologie. Parce qu'elles sont limitées, gérer les ressources de façon optimale est essentiel pour atteindre les objectifs fixés et répondre aux impératifs de qualité, coûts et délais. Gérer correctement les ressources d'un projet induit d'impliquer les bonnes ressources, dans les bonnes quantités et au bon moment. Cela induit également de les libérer dès qu'elles ne sont plus nécessaires. La question des ressources se pose avant même le démarrage du projet, au moment de l'élaboration du cas d'affaires et de l'évaluation des bénéfices attendus pour estimer le coût du projet, sa rentabilité et le retour sur investissement. A cette étape, le projet est mis en perspective par rapport au portefeuille et à la stratégie de l'entreprise pour prendre la décision de lancer ou non le projet.
Mais lorsqu'un trop grand nombre de projets fait appel à leur expertise, des retards peuvent apparaître. L'assignation simultanée d'une même personne à un trop grand nombre de projets peut coûter entre 20 minutes et deux heures en termes d'efficacité du travail sur un projet donné selon le cabinet Gartner. Il convient donc d'identifier ces ressources clés et d'organiser les projets en fonction de leur disponibilité, afin que les tâches des autres membres des équipes n'en soient pas entravées. A cet égard, le principe de Pareto établit qu'en moyenne 80% de la production provient de 20% des ressources. Ceci veut dire que ces 20% seront fortement demandées. Si elles sont surchargées, ceci peut entraîner le déraillement de certains projets, et un accroissement du stress pour ces ressources et les autres membres des équipes. 6 - Utiliser la bonne technologie Utiliser les bonnes technologies permet aux équipes d'optimiser leur performance, mais un trop grand nombre d'outils – ou des outils qui ne s'intègrent pas facilement entre eux, peuvent avoir pour conséquence stress inutile, pertes de temps et transfert de données incorrectes entre les différents systèmes.