La gestion des actifs numériques d'entreprise (DAM) est un système qui permet aux entreprises de gérer et de partager leurs actifs numériques. Cela peut inclure n'importe quoi, des images et des vidéos aux PDF et aux présentations. Les systèmes DAM offrent plusieurs avantages aux entreprises, notamment une efficacité accrue, une meilleure collaboration et un stockage plus sécurisé. Cet article discutera des huit principaux avantages des systèmes DAM d'entreprise. Moins d'actifs perdus
Les organisations gardent une trace de leurs actifs numériques via une base de données centralisée. Cela facilite grandement la localisation des fichiers en cas de besoin et minimise le risque d'être perdu ou égaré. Guide de gestion des archives d entreprises pdf sur. Le DAM aide à empêcher l'accès non autorisé aux actifs, ce qui facilite le suivi et la gestion des autorisations. Cela permet une rapidité solutions DAM d'entreprise en termes de gestion des actifs et de sécurité. Contrôle d'accès amélioré
Le contrôle d'accès amélioré permet aux entreprises de définir des autorisations granulaires pour chaque utilisateur, garantissant que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles.
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Il est pour cela identifié pour en déterminer l'authenticité et les conditions de conservation optimales. 2 – Stockage des documents archivés
Les archives stockées au sein des entreprises sont la plupart du temps entreposées dans des conditions bien loin d'être optimales. Un professionnel de l'archivage optera quant à lui pour une organisation stricte afin de retrouver rapidement et simplement le document désiré. Le conditionnement des archives, les armoires de stockage, bacs, racks, palettes et autres containers sont parfaitement structurés et stockés dans des conditions optimales en termes de luminosité, de protection incendie, contre la poussière, les nuisibles, etc.
3 – Conservation et consultation des archives
Les professionnels de l'archivage sont soumis à une obligation de résultats quant à la sécurité des documents archivés. Amazon.fr - Le guide de gestion des archives d'entreprises - Bouchard, Julie - Livres. Outre la qualité des locaux évoquée précédemment, une gestion des archives de qualité est mise en place afin d'être certain de n'égarer aucun document. La consultation est également une partie essentielle de cette composante sécuritaire.
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Bien qu'il ne soit pas obligatoire de suivre la norme ISO 15489, il existe des périodes de conservation des documents spécifiques en France qui doivent être respectées. Le site fait un bon résumé des délais d'archivage requis pour les documents d'entreprise, avec en référence les articles du Code Civil, Code de commerce ou autres. Records management: l'archivage des emails Les emails peuvent (mais pas nécessairement) être considérés comme des documents commerciaux. Selon le contenu du courriel, des règles spécifiques s'appliquent. C'est pourquoi {{les entreprises doivent tenir compte de l' archivage d'email, notamment lors de l'exécution d'une transaction commerciale par courrier électronique. D'après l'article L. 123-22 du Code de commerce, tout contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 euros) doit être conservé sur une durée de 10 ans à partir de la livraison ou bien de la prestation. Guide de gestion des archives d entreprises pdf au. Ainsi, les mails envoyés – avec leurs pièces jointes – doivent être correctement archivés sur la durée et protégés de toute manipulation (les rendre infalsifiables).
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