⇒ Le plan chronologique
Il rend compte des événements dans l'ordre exact où ils se sont déroulés. ⇒ Le plan thématique
Il est le plus utile pour rendre compte d'une réunion. En effet, quand une réunion a un thème précis, il est inutile de rapporter les digressions et les répétitions difficilement évitables dans une discussion. ⇒ La conclusion
Elle utilise habituellement la formule suivante: «L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à... heures. » Le rédacteur doit s'imposer un maximum d'objectivité, même s'il opère des sélections. NB: si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature (à bulletins secrets ou à mains levées) et ses résultats (x voix pour, x voix contre... ). Le compte rendu comporte certaines mentions obligatoires:
le titre du document (compte rendu de réunion)
le numéro de compte rendu (qui démarre à 1 pour tout nouveau projet. Ce système de numérotation est impératif d'autant plus si votre document est diffusé à l'un de vos clients: la numérotation doit être séquentielle pour qu'il puisse s'y retrouver.
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Quels sont donc les éléments à prendre en compte en ce qui concerne le style et le format du compte rendu de réunion ou PV de réunion? Qui approuve le procès-verbal de réunion une fois qu'il a été établi? Comment les procès-verbaux sont-ils publiés et qui y a accès par la suite? Téléchargez le guide pour avoir une réponse à ces différentes questions. Vous aurez également accès à une checklist et à des exemples d'applications pratiques pour la rédaction de votre compte rendu de réunion ou PV de réunion. Voulez-vous en savoir plus sur la gestion des réunions? 1 The Institut Français des Administrateurs. 2 "The Practice of Minuting Meetings", ICSA The Chartered Governance Institute, 2016. A propos de l'auteur
Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.
Le compte rendu de réunion est une mention concrète de la réunion pour ses participants. C'est aussi une source d'information pour ceux qui n'ont pas pu y assister. Dans certains cas, les comptes rendu de réunion peuvent servir de point de référence. Par exemple, lorsque les résultats d'une réunion ont un impact sur d'autres activités ou projets de collaboration au sein de l'organisation. Les minutes peuvent servir à informer ou rappeler les personnes des tâches qui leur sont assignées ou des échéanciers. Quel est l'ordre du jour d'une réunion? Il est indispensable d'avoir une copie de l'ordre du jour de la réunion. Cela vous servira de plan ou guide pour prendre des notes. Il est essentiel à la préparation du procès-verbal et à la configuration de votre projet. En outre, l'avis de réunion ou l'ordre du jour donne aussi des informations qui devront être indiquées dans le compte rendu de réunion, telles que les documents qui sont distribués lors de la réunion ou envoyés avec l'ordre du jour, les noms de tous les conférenciers ou les invités.
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La prochaine réunion est fixée au 8 février. L'exemple de compte rendu ci-dessus permet la mise en exergue de plusieurs caractéristiques du document: un compte rendu de réunion doit faire mention du lieu et de la date de la réunion, ainsi que du nom des participants. Le contenu de l'ordre du jour et l'essentiel des discussions présentées chronologiquement ou par thème suivant un ordre logique sont ensuite présentés. Comme le montre l'exemple, le compte rendu n'exige pas une retranscription in extenso des débats. Il s'agit de résumer les discussions et les décisions qui ont été prises pour chacun des sujets qui ont été traités. Chaque point discuté fait l'objet d'un paragraphe. Le compte rendu se termine sur l'heure de levée de réunion et sur la date de la réunion suivante. La rédaction d'un compte rendu est chronophage, requiert une bonne méthode de prise de notes et des facilités à l'écrit. L'aide d'un prestataire spécialisé dans l'établissement de comptes rendus est précieuse. N'hésitez pas à solliciter un devis pour un compte rendu.
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Si l'assemblée n'a pas réussi à décider de la nature de l'action requise (alors qu'une telle décision était attendue), la formule à employer est: "Aucune décision n'a été prise. " Vous devrez alors probablement demander au président si cette question devra figurer à l'ordre du jour de la prochaine réunion. Si le débat a cédé le pas à la dispute et qu'aucun accord n'a pu être trouvé, utilisez la formule: "Aucun consensus n'a été trouvé. " Là encore, vous devrez demander au président si la question doit figurer au prochain ordre du jour. S'il a été convenu de débattre de nouveau de cette question lors de la prochaine réunion, la formule à indiquer est "Question reportée à la prochaine réunion" ou "Question reportée à la réunion du [date]. " Si la question a dû être transmise à un autre groupe, au lieu de l'action requise, vous indiquerez: "Question transmise à? " Dans ce dernier cas, vous pourrez sans doute justifier cette décision en précisant par exemple: "Question transmise à la commission Hygiène & Sécurité pour avis" ou "Question transmise au Conseil d'administration pour accord. "
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