Archiver dans les règles de l'art implique la mise en oeuvre de moyens adaptés à vos documents: papier et/ou numériques, et à vos besoins en terme de consultation, de confidentialité…
De plus, vous n'avez besoin d'archiver que les documentset utiles dans le cadre de votre activité ou au titre de la preuve. Conserver tous vos documents est inutilement coûteux en place et en budget. Celà implique de trier vos dossiers en amont afin de ne conserver que les documents indispensables. Ce principe ets encore plus vrai depuis l' entrée en application du RGPD sur la protection des données personnelles. Toutefois les règles de gestion applicables sont les mêmes quel que soit le support de vos documents. Avantage d une archive.com. C'est pourquoi il est nécessaire de mettre en oeuvre une stratégie globale et homogène: durées de conservation, description des documents, règles de confidentialité… pour faciliter le travail de vos collaborateurs au quotidien, en toute sécurité. Téléchargez notre guide pratique des durées de conservation
Efficacité et optimisation de vos coûts
Enfin, l'archivage est créateur de valeur ajoutée pour votre organisation: efficacité accrue, gain de temps, optimisation de vos surfaces de stockage, satisfaction de votre clientèle…
Les archives remplissent donc une triple fonction.
Il existe plusieurs types d'archives physiques:
Les archives courantes sont les documents utiles au quotidien dans la gestion d'une entreprise. Elles sont facilement accessibles et se trouvent généralement dans les bureaux. Avantage d'une archive informatique. Les archives intermédiaires (ou dossiers clos) ne sont pas consultées tous les jours, mais elles sont conservées à proximité des bureaux en cas de besoin. Les archives définitives sont les documents qui n'ont plus d'impératif de gestion et qui sont gardés à des fins historiques ou statistiques, dans un local spécifique. Quel que soit leur emplacement, les archives physiques sont exposées à de nombreux risques. Gare à la perte des données en cas de sinistre
Personne n'est à l'abri d'un sinistre tel qu'un incendie ou une inondation. Une telle catastrophe dans les locaux d'une entreprise peut suffire à détruire en quelques minutes toutes les documents papiers ou supports dans lesquels sont stockés des archives électroniques (CD, disques durs, serveurs et ordinateurs HS) accumulées depuis plusieurs années.
Avantage D Une Archive.Com
Les archives physiques restent les riches dépositaires de fonds dont beaucoup ne sont disponibles nulle part ailleurs dans le monde. D'ailleurs, si vous effectuez aujourd'hui une recherche sur internet, vous constaterez que les références mises en avant sont récentes. Le jour où nous voudrons retrouver une vérité malmenée, déformée ou effacée, ce n'est pas Wikipédia qui apportera une réponse fiable: cette encyclopédie est fort pratique mais soumise en permanence au contrôle de la bien-pensance et aux manipulations politiques. Archives : Twitter propose à tous le téléchargement de ses messages. Les archives ne doivent donc se concevoir ni comme un lieu d'entreposage, ni comme une affaire rentable. Elles sont un acte communautaire et militant, nécessaire à la préservation de la mémoire européenne. De la nécessité de bâtir des archives associatives pour notre cercle
Trop souvent des bibliothèques entières ou des documentations patiemment accumulées durant des décennies disparaissent, sont vendues, bradées, dispersées, ou simplement jetées faute de place ou de temps.
Déléguer ses documents à une société de tiers-archivage devient un procédé courant, avec de multiples avantages; encore faut-il que cette nouvelle solution de gestion aussi intéressante soit-elle, convienne bien aux attentes réelles de l'entreprise. Il ressort également que le prestataire externe de gestion d'archive satisfasse à un certain nombre de critères:
Conserver en bonne qualité les documents versés
Pouvoir pleinement les restituer
Les garder en toute sécurité et confidentialité
Assurer leur plénière traçabilité
DEVIS ARCHIVAGE
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