: Utilité de la fiche "fantôme"
Qui reclasse? : Déterminer le ou les responsables
Où? Comment? : Le plan de classement informatisé
Maîtriser l'archivage
Qui archive? Quoi? : Durée légale de conservation des documents
Quand? Où? Comment?
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Méthode De Classement En Secrétariat Pdf Free
Utilisez des classeurs plutôt que des pochettes (ils tiennent debout sur les étagères et presque tous les documents d'entreprise peuvent être perforés)
Utilisez un classeur par thème et par année. Archivez les années précédentes. Rangez vos fournitures de bureau toujours au même endroit. Prévoyez des petites boites en carton pour servir de séparation, vous pourrez les disposer comme bon vous semble contrairement aux organisateurs de tiroirs déjà compartimentés. Pour les gros dossiers ou les catalogues plus volumineux, ou encore les rapports de plusieurs pages, préférez les dossiers suspendus. Trier, classer, archiver... mode d'emploi !. Placés dans des armoires, ils prennent peu de place et offrent tout type de rangement: par ordre chronologique, par thématique/couleur…
A garder à portée de main
Gardez près de vous les objets et documents que vous utilisez fréquemment:
Trombones, agrafeuse, ciseaux, scotch… dans des tiroirs, formulaires et répertoire téléphonique dans votre tiroir de bureau; manuels informatiques, dictionnaire sur l'étagère en face de vous.
Un document suit toujours la même voie. Dès son arrivée, il doit
être classé par ordre d'urgence, traité, puis reclassé pour consultation ultérieure avant
d'être archivé. Enfin, arrivé à péremption, il sera détruit. L'idée est donc d'établir un
ordre de triage dès le début du circuit en combinant l'étiquetage et le titrage (classement
thématique), la date (chronologie), l'urgence (emploi de pochettes de couleurs différentes
selon l'importance). Méthode de classement en secrétariat pdf free. Suivant ce procédé, un document qui revient traité, peut être rangé
pour consultation, de la manière la plus efficace qui soit: on connaît parfaitement son
parcours. Une combine: Utiliser des pochettes
de couleur qui correspondent à l'aiguillage du document: une pochette rouge pour ce
qui doit être signé en urgence, une verte pour ce qui peut attendre une semaine par exemple,
une noire pour ce qui doit être directement classé. On peut aussi utiliser des
pastilles adhésives colorées pour remplacer ce système: une pastille rouge est
apposée pour traitement, une noire pour indiquer que le traitement est effectué.