Avoir accès à un logiciel de gestion de projet événementiel deviendra une exigence de tout organisateur d'événement. est un logiciel gestion de projet événementiel destiné aux organisateurs professionnels, associations et particuliers. Facilitateur de création d'évènement, il guide l'organisateur dans la construction de son projet événementiel et lui donne accès à un annuaire de prestataires événementiels. Véritable outil de gestion de projet événementiel, le logiciel aide l'organisateur à monter son budget en intégrant les devis des prestataires qu'il sollicite parmi ceux inscrits sur ce logiciel gestion de projet événementiel. Si le budget est dépassé, le logiciel signale le poste concerné. L'organisateur peut alors modifier le montant d'une catégorie de dépenses, demander un nouveau devis ou décider d'augmenter son budget. Le logiciel de gestion de projet événementiel sécurise l'organisation de votre événement. En effet, les postes budgétaires évoluent à chaque enregistrement de devis des prestataires et le système d'alerte du logiciel attire l'attention de l'organisateur en cas de dépassement du budget prévu.
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Ainsi, vous gérerez sur un seul outil la progression et les durées d'exécutions de chaque opération. Vous pouvez utiliser entre autres les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt, le modèle PERT … Il est aussi envisageable d'associer ces méthodes de gestion de projet pour obtenir une solution mixte adaptée à la situation. boonchoke / Shutterstock
Faire le bilan pour améliorer la gestion du prochain projet
La gestion de projet événementiel se fait généralemen t en mode hybride ou agile. Elle requiert effectivement de la préparation et des échanges permanents entre les parties prenantes. En fonction de votre structure organisationnelle, vous devrez vous réunir régulièrement avec tous les intervenants ou les responsables de groupe. Les besoins tendent par ailleurs à évoluer comme dans la gestion de projet informatique. Dans ce contexte, les sprints de la méthode Scrum sont intéressants pour accélérer les processus et améliorer leur suivi. Ils impliquent des réunions tous les jours (stand-ups) et toutes les fins de cycle (rétrospectives).
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Premier point de la gestion en événementiel: le planning
Dès que vous avez le concept de l'événement, la première étape est le planning. Mettez en évidence toutes les tâches à faire et adoptez un système d'organisation. Vous pouvez avoir recours à des logiciels spécialisés pour la gestion de l'événementiel si cela vous paraît plus pratique. En tout cas, c'est à ce stade que le coordinateur démontrera ses capacités en gestion de projets. Ayez un agenda à jour où vous notez tous vos rendez-vous et vos check-in importants. Un chronogramme détaillé vous donnera un aperçu global de l'évolution des actions jusqu'au jour J. L'échéancier répertorie les deadlines. Vous devez donc avoir au moins ces trois documents en plus de la répartition des tâches. Les budgets, les documents ainsi que les contacts sont également à adapter à votre planning. Quand appeler les prestataires? Quels documents sont nécessaires pour telle ou telle étape? Quel budget peut être alloué à telle tâche? etc. Promouvoir un événement
La deuxième phase de votre gestion en événementiel est la promotion.
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En effet, il faut prévoir si nécessaire la sécurisation du lieu ou de l'espace sélectionné. Dans le cas où le projet événementiel rayonne sur une ville, un secteur d'activité ou une région, il convient de discuter avec les institutions concernées. C'est un bon moyen d'obtenir un soutien financier, de communication, et/ou logistique. 2. Planifier l'événement
La seconde étape détermine précisément le déroulement de l'événement et son contenu. C'est également la phase où la scénographie/l'agencement des animations prend toute son importance. L'agence se procure alors, à l'achat ou en location, les différents équipements sélectionnés lors de la première étape (mobilier, éclairage, sono, logistique, etc. ). Puis, elle sélectionne les fournisseurs et les prestataires en charge des animations. Une fois les contrats signés, elle répartit les rôles de chacun suivant un planning précis. Dans un même temps, il convient de mettre en place un système logistique pour accueillir les fournisseurs, mais aussi le public.
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Il évolue aussi bien dans des entreprises privées, publiques ou dans le milieu associatif. Il met en place des évènements culturels, artistiques, touristiques, sportifs, d'entreprise ou commerciaux.
1. Phase de lancement (proposition de projet) Dans cette phase, vous explorez la mission et déterminez les conditions préalables et les principes du projet. Vous déterminez les objectifs, développez le concept de base, établissez un plan d'action et faites une planification globale et une première estimation des coûts. 2. Phase de préparation (plan de projet) Vous développez le concept, déterminez le programme de votre événement et mettez la planification détaillée du projet sur papier. 3. Phase d'élaboration (programme de production) Pendant la phase d'élaboration, vous traduisez pratiquement le plan que vous avez développé dans les phases précédentes aux membres de votre équipe. Des accords sont passés avec les fournisseurs et les scénarios élaborés. 4. Phase d'exécution (événement lui-même) La phase de mise en œuvre peut être subdivisée en accumulation, l'événement lui-même et la panne. Dans cette phase, la production de l'événement est réalisée sur la base du scénario. 5. Phase de résolution (rapport d'évaluation) Vous assurez l'entretien et le suivi nécessaires à l'événement.
L'évaluation du projet a également lieu dans cette phase. La prise de décision par le client éventuel peut se faire sur la base des documents de décision que vous pouvez préparer à la fin de chaque phase de préparation. Pour pouvoir piloter (gérer) votre projet dans tous ses aspects, vous pouvez encore le subdiviser en différentes trajectoires parallèles ou non. Pensez, par exemple, à un processus de communication, un processus de fond qui se concentre sur les orateurs et le divertissement, etc. Déterminez au sein de votre projet quels sont les facteurs critiques de succès et leurs échéances. Ce sont les éléments qu'il faut absolument aborder afin de réaliser le projet. Pensez à trouver un lieu convenable, la disponibilité d'un certain artiste ou conférencier, l'approbation du budget et l'atteinte d'un nombre prédéterminé d'inscriptions. Après chaque facteur de succès, prévoyez un moment de non-participation au cours duquel vous évaluez les objectifs intermédiaires et décidez avec toutes les parties concernées si vous poursuivez l'organisation de l'événement.
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