Approche orientée client: l'entreprise doit encourager les retours d'informations, y compris les réclamations, et démontre par ses actions son engagement à résoudre les réclamations. Responsabilisation: l'organisme établit clairement les responsabilités et délégations pour les actions et les décisions de l'organisme concernant le traitement des réclamations. Amélioration continue: il convient que l'amélioration continue du processus de traitement des réclamations soit un objectif permanent de l'entreprise. Chargé de réclamation clients : Métier, formation, salaire, .... La mise en œuvre du processus de traitement des réclamations, concrètement…
Pour assurer que les dispositions relatives au traitement des réclamations sont bien comprises et respectées, la formalisation du processus est nécessaire. Documenter ce processus permet de garantir la communication et l'homogénéité des pratiques à respecter. Pour formaliser ce processus il faut identifier les principales étapes constitutives du traitement des réclamations et en définir les modalités de mise en œuvre et les responsabilités associées.
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§ 8. 5. 2 Actions correctives: « L'organisme doit (…) établir une procédure documentée afin de définir les exigences pour procéder à la revue des non-conformités (y compris les réclamations du client) ». A l'instar de la mesure de la satisfaction client, le traitement des réclamations s'inscrit dans la logique d'amélioration continue. Il s'agit pour l'entreprise, quelle que soit sa taille, de:
Traiter la réclamation afin de restaurer la confiance du client et sauvegarder de bonnes relations;
Comprendre les causes, tirer les leçons de la réclamation afin de s'améliorer et de fidéliser le client. Fiche de réclamation client. Le traitement des réclamations doit permettre:
Une (ré)action rapide par la mise en place des mesures d'urgence pour répondre au mécontentement du réclamant;
Un suivi et une analyse des réclamations par produits, par origine géographique, par type de clients;
Une veille concurrentielle grâce aux retours d'informations des clients concernant le niveau de prestation proposé par la concurrence. Ce que dit la norme ISO 10002 au sujet des réclamations
Le fascicule documentaire FD ISO 10002:2004 – Lignes directrices pour le traitement des réclamations dans les organismes, est une norme internationale, applicable par toutes les entreprises, qui fournit des conseils pertinents sur le processus de traitement des réclamations.
Fiche Réclamation Client Experience
Il faut toujours conserver ces actions afin de constituer une sorte de « mémoire » des actions entreprises qui peut s'avérer très utile en cas de récidive. 5. 4 La revue périodique
Pour finir, une analyse des RC doit être faite à intervalle régulier au minimum une fois par an (revue de direction) de manière à dégager des répétitions ou des foyers d'anomalie dans l'entreprise. Cela peut permettre de mettre en évidence un secteur défaillant ou une machine… Savoir où se trouve le problème est la première étape de sa résolution. Réclamations clients : comment les gérer et les utiliser ?. 6. Procédure
Rédacteur
Vincent Maire,
Responsable Qualité
Les technologies ne cessent d'évoluer, les réglementations sont régulièrement renouvelées, les entreprises sont soumises à des pressions politiques, technologiques et concurrentielles… Mais comment se préparer aujourd'hui à demain? Je suis toujours à l'affût des nouvelles techniques et tendances qui pourraient nous permettre d'inventer l'avenir, d'imaginer des nouvelles idées de business et de structurer nos projets.
Fiche Réclamation Client
Près de 90% des clients insatisfaits ne le font pas savoir et 75% d'entre eux risquent de partir à la concurrence. Voilà un constat qui impose à l'entreprise de maîtriser le processus de traitement réclamations clients. Mis en œuvre de manière méthodique, le processus de traitement des réclamations permet de s'inscrire dans une relation mutuellement bénéfique avec ses clients. A l'instar du traitement des non-conformités, le traitement des réclamations est un processus à part entière qui doit être défini et déployé avec méthode. Fiche réclamation client satisfaction. Mettre en œuvre et maîtriser ce processus permet de créer des relations durables avec ses clients, de les fidéliser et de s'inscrire dans l'amélioration continue des performances de l'entreprise. Ce que dit la norme ISO 9001 au sujet des réclamations
Les exigences de la norme ISO 9001:2008 en matière de réclamations sont très claires:
§ 7. 2. 3 Communication avec les clients: « L'organisme doit déterminer et mettre en œuvre des dispositions efficaces pour communiquer avec les clients à propos (…) des retours d'information des clients, y compris leurs réclamations ».
Il relève cependant de la responsabilité de l'entreprise d'évaluer ce qui est raisonnable, et ce qui relève de la pure exagération. Commence alors le traitement de la réclamation du client. Celui-ci comprend également le transfert de la réclamation au service concerné. Le simple fait de savoir que sa réclamation a bien été enregistrée, et qu'elle va avoir une répercussion, suffit très souvent pour apaiser un client. Pour d'autres, vous devrez engager des actions complémentaires avant qu'ils ne soient satisfaits. Le personnel en charge de l'assistance doit donc disposer d'un certain nombre de moyens. Il va alors réagir directement face au client et lui proposer un dédommagement financier, l'échange de la marchandise, une réparation ou d'autres prestations. Cette étape est immédiatement suivie d'actions en interne. Les réclamations enregistrées sont analysées et répertoriées pour vous offrir une vision claire de ce qui doit être modifié au sein de votre entreprise. La gestion des réclamations : définition, objectifs et conseils - IONOS. Viennent ensuite le controlling et le reporting, dont le but est d'évaluer les processus liés au traitement des réclamations.
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