I. Manuel des procédures: Principes, objectifs et
contenu
A. Principes
Le manuel est à usage interne, tout comme la documentation à disposition des auditeurs et
qui est à enrichir constamment à l'occasion de chaque mission. Ainsi, le manuel des procédures est un ensemble de règles et d'orientations permettant à tout
le personnel financier et comptable de remplir
correctement sa fonction. Il vise non
seulement à préciser l'organisation comptable et financière, mais aussi à mettre en place un
outil de travail permettant la définition des tâches de chaque intervenant. L'évolution de l'organisation nécessite la mise en place d'un tel manuel, afin de définir les
attributions et les missions de chaque entité. Chaque destinataire de ce manuel est responsable
de l'application par le personnel qui lui est rattaché de l'ensemble des procédures et des
orientations qui y sont décrites. Au fur et à mesure de son développement, toute organisation doit veiller à maîtriser sa
complexité et sauvegarder sa cohésion, car, comme de nombreux instruments de gestion, les
procédures sont associées à la modernisation des entreprises et à la complexité de leur
activités, d'où la nécessité de multiplier les supports écrits formalisant les procédures de
travail.
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Autrement dit, il ne s'agit pas d'établir un manuel complet des procédures, mais de fournir
(notamment à un contrôleur externe), les éléments de compréhension du système,
c'est-à-dire, les réponses aux questions suivantes:
d'où viennent les informations? quelles sont les personnes chargées de ces
informations? comment les informations de base sont-elles
saisies? comment sont-elles traitées? comment passe-t-on des informations de base
(pièces justificatives) aux documents de synthèse et réciproquement? comment conserve-t-on la trace des informations
de base? En d'autres termes, l'objectif recherché à travers la rédaction de ces procédures est
d'expliciter dans un langage accessible: Qui fait quoi? Où? Comment? Et pour quelle fin? C. Contenu
Aucune précision n'est fournie par la loi; celui-ci devant permettre la compréhension du
système de traitement et la réalisation des contrôles. II. Démarche
d'élaboration
d'un
manuel
des
procédures
La méthodologie suivie pour l'élaboration du manuel des procédures consiste dans:
l'observation de la circulation des flux d'information au sein du service
tout en mettant l'accent sur la manière de saisie de l'information
la description des éléments relatifs au traitement des informations de
base, ainsi que les modalités du contrôle des procédures;
et la réunion de différentes informations et procédures pour aboutir à un
manuel des procédures.
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B.
Objectifs
Le manuel des procédures a pour objet:
de traiter de manière concrète et fidèle les missions principales de la Direction des
Participation Directes;
d'organiser son fonctionnement et déterminer les catégories, types de projets et
programmes qu'elle appuie;
de définir les procédures appliquées pour la détermination des zones d'intervention;
et de sélectionner les projets, leur conception et les modalités de réalisation. Il s'agit d'une référence méthodologique et permanente pour l'ensemble des intervenants de
la procédure et un outil de formation pour les cadres et agents de la CDG qui sont appelés
à intervenir à divers stades de la procédure. Il sert aussi de base informative pour toute sorte
de projet soumis à la direction générale. Ce manuel des procédures formalise les principales procédures de gestion administrative,
financière et comptable. Il a pour objectifs:
de fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif;
de décrire l'organisation administrative, financière et comptable;
de décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable,
administratif et financier ainsi que les tâches qui lui incombent;
et d'utiliser de façon optimale, pour la meilleure efficacité de l'action engagée,
l'ensemble des moyens mis en œuvre, tels que:
les moyens humains;
les moyens matériels;
et les moyens financiers.
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Pour qu'ils soient efficaces, ils doivent être allégés en explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines « règles » pour les logigrammes mais qui mises en œuvre rendent compliquée la lecture du document. Alors pour être compris par tous, l'utilisation des éléments suivants suffit (nul besoin de se compliquer la tâche avec les représentations « officielles »):
Rectangle arrondi définit le début ou la fin de la procédure;
Rectangle symbolise une action;
Losange une question, une décision. L'avantage du logigramme par rapport à d'autres formes telle que la Modélisation RAD (Role Activity Diagram) ( Figure 2. ) est de présenter les activités séquencées verticalement. Ainsi chacun doit observer l'intégralité de la séquence pour comprendre son rôle et le moment où il intervient. A l'inverse, la modélisation RAD autorise le lecteur à n'observer que la colonne qui le concerne et enlève ainsi tout l'intérêt de l'approche systémique induite par un système de management de la qualité et permettant de renforcer l'implication des acteurs du système.
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Description
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