La dématérialisation des factures peut s'avérer être incompréhensible, car elle possède des notions qu'il faut prendre en compte. Pour que vous puissiez mieux comprendre ce qu'est la dématérialisation des factures, nous allons vous présenter cette notion. Par la suite, vous devrez maîtriser les avantages qu'elle comporte. Entre la réduction des coûts, le gain du temps, la gestion des documents, la traçabilité et le suivi du comptable, la réduction du risque d'erreur, etc. La dématérialisation des factures est une solution avantageuse et bénéfique pour votre entreprise. Vous comprendrez pourquoi cette technique est très utilisée dans les entreprises aujourd'hui. Qu'est-ce que la dématérialisation des factures? La Dématérialisation de facture est le procédé qui consiste à faire passer des documents physiques (papier) au support électronique. Ce qui ne gêne en rien les valeurs fiscales des factures. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont pour obligation de transmettre les factures aux entités publiques par voie électronique.
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Dématérialisation des factures: de quoi parle-t-on? La dématérialisation des factures progresse dans les entreprises françaises
La part des entreprises équipées en solutions de dématérialisation de factures est ainsi passée de 66% à 76% entre 2017 et 2019. Et surtout, l'utilisation des solutions de dématérialisation augmente sensiblement:
51% des entreprises équipées dématérialisent plus de 50% du volume global de leurs factures (contre 27%). 26% des entreprises dématérialisent 75% et plus de leurs factures (contre 7%)
Les solutions de dématérialisation sont encore aujourd'hui majoritairement appliquées aux factures sortantes (pour 71% des entreprises équipées). Mais, la dématérialisation des factures entrantes concerne désormais 45, 5% des entreprises équipées (contre 41% 2 ans plus tôt). Pour être considérée comme une facture électronique, une facture dématérialisée doit remplir 2 conditions:
Être créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique
Respecter les modalités imposées par la Direction Générale des Impôts
Quelles sont ces modalités?
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Selon la Direction Générale des Finances Publiques, la dématérialisation des factures fournisseurs génère une économie moyenne de 6, 30 euros par facture qui entre. Ce potentiel d'économie constitue en soi une excellente motivation pour dématérialiser ses factures fournisseurs. Mais ce n'est pas la seule.
Dématérialisation Des Factures Et Gestion Comptable Et Financière Dans
e. Les documents de synthèse
Les comptes de bilan comprennent les comptes de
classe 1 à 5. Les comptes d'actif ont
toujours un solde débiteur, à
l'exception des amortissements et
dépréciations. Les comptes de passif ont
toujours un solde créditeur, à
l'exception des reports à nouveau et
résultats. Les comptes de gestion comprennent les comptes
de classe 6 et 7. Les comptes de charges ont
toujours un solde débiteur à
l'exception des variations de stock de
matières et marchandises. Les comptes de produit
ont toujours un solde créditeur à
l'exception des variations de stock de produits
finis et en-cours de production. 3. L'articulation dans le PGI
Dans le PGI, les documents sont chaînés,
poussant plus loin la logique d'articulation des
documents. Exemple
Le devis devient bon de commande qui devient bon de
préparation puis bon de livraison et enfin
facture. Les données comptables et extracomptables sont
intégrées automatiquement aux
différents états. Ainsi le journal de vente provient du module de GRC
(gestion de la relation client), le journal de paie est
transmis par le module de GRH (gestion des ressources
humaines).
Dématérialisation Des Factures Et Gestion Comptable Et Financière Le
La généralisation des factures électroniques doit améliorer la régularité des paiements et réduire les coûts de traitement. Un chantier bien engagé, notamment dans le secteur public avec le portail Chorus Pro, mais encore loin d'être achevé. Pour parcourir le reste du chemin, voici les objectifs à garder à l'esprit. La facturation électronique a toujours le vent en poupe, comme en ont témoigné les DAF qui participaient au Cegid Finance Connections en octobre dernier. Evolution des obligations légales et modernisation des pratiques administratives aidant, ce sont d'abord les factures des entreprises privées à destination de la sphère publique qui ont connu une véritable explosion en 2017. Entre le 1er janvier (date à partir de laquelle toutes les entités publiques devaient être en mesure d'accepter et d'émettre des factures dématérialisées) et la fin juillet, Chorus Pro a traité treize fois plus de factures qu'en 2016! Logique, s'agissant d'une nouvelle obligation faite aux entreprises?
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Plus de temps de latence avant la transmission des pièces justificatives à l'expert-comptable…
On est bien loin des boites à chaussures remplies de justificatifs que le chef d'entreprise pouvait apporter au cabinet! « Les 2 grandes nouveautés: la collecte automatique par le biais de la box des factures électroniques reçues par mail par nos clients ou directement sur des gros facturiers comme EDF etc.. En général ce sont les dernières factures que l'on a: les clients n'ont pas leurs codes, n'ont plus accès à leurs comptes etc… Je pense que c'est vraiment un argument supplémentaire à mettre en avant pour des clients qui ne seraient pas passés à la Box ou des cabinets qui hésiteraient: je pense que c'est un outil qui va faire gagner beaucoup de temps au quotidien. Un vrai gain d'efficacité et une simplification. »
Sabine Charles, Cabinet d'Expertise comptable FIDALTIS
Pour mieux vous guider: Service de dématérialisation: le nouveau « must have » pour vos clients
Dématérialisation légale ou fiscale
L'Europe et les états qui la composent se veulent moteur de la dématérialisation et imposent de plus en plus souvent des échanges électroniques, dans tous les domaines: comptable, fiscal ou social.
Améliorer l'efficacité globale de sa chaîne de valeur financière est un enjeu pour toutes les organisations. D'autres articles de Sage Advice proposent des éclairages intéressants pour avancer dans cette direction:
La fonction finance sponsor des succès de l'entreprise
DAF: devenez le copilote de la Direction générale
La fonction finance au cœur des logiques responsables de l'entreprise
Retours d'expérience: pourquoi migrer son pilotage financier dans le Cloud? ¹ Date de l'émission de la facture; Identité du vendeur ou du prestataire de services; Numéro de facture; Somme totale à payer hors taxes; Somme totale à payer toutes taxes comprises; Montant de la TVA
² Le règlement eIDAS établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques
³ OpinionWay – octobre 2018
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