Si voulez en savoir plus sur le bulletin simplifié 2019, j'ai écrit un article à ce sujet. Est-ce ce que la dématérialisation du bulletin de paie est autorisée? Oui, la loi permet à un employeur de remettre une fiche de paie de manière dématérialisée à ses salariés. Mais le code du travail impose des règles quant à leur remise effective. Voici les règles:
Informer le salarié 1 mois avant la distribution du bulletin de paie dématérialisé
Régler les modalités de récupération du bulletin de paie
Prévoir une conservation longue du bulletin de paie électronique
Respecter la réglementation liée au RGPD
Pour respecter toutes ses règles, voici une solution intéressante: dématérialiser le bulletin de paie et utiliser un coffre-fort numérique. Le coffre-fort numérique c'est quoi? Bien plus qu'un simple outil pour stocker le bulletin de paie dématérialisé, le coffre fort électronique est un service en ligne hautement sécurisé qui permet aux entreprises de stocker les bulletins de paie de leurs salariés dans un espace virtuel sécurisé.
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Le bulletin de salaire dématérialisé présente de nombreux avantages pour l'employeur et l'employé et concourt à la digitalisation de l'administration des ressources humaines. En quoi consiste la fiche de paie électronique? Que prévoit la loi El Khomri, qui l'a favorisée? Comment procéder à la dématérialisation? En quoi consiste le bulletin de paie électronique? Identique au bulletin de paie papier et porteur de la même valeur juridique, il simplifie la tâche du service paie des entreprises en facilitant sa distribution. Disponible depuis 2009, ses conditions de mise en place sont précisées dans la loi El Khomri de 2016. Une fois édité par le logiciel de paie de l'entreprise, il est rendu inviolable puis mis à disposition dans un Espace Sécurisé de Conservation (ESC), comme le CPA ou Compte Personnel d'Activité. La dématérialisation met un terme à l'envoi postal ou la mise sous pli, et à la remise en main propre au salarié. Elle contribue à réduire la charge de tâches fastidieuses et sans valeur ajoutée des RH.
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Ceci dit, les entreprises ayant choisi la solution du coffre-fort numérique pour distribuer les bulletins de paie de leurs collaborateurs sont soumises à des normes européennes et françaises très strictes. Celles-ci sont chargées de veiller aux différents aspects de la sécurité des données (traçabilité, authenticité, pérennité des documents), ainsi que sur la protection des données (respect des règles de confidentialité édictées par le RGPD). L'externalisation par le biais d'une plateforme spécialisée, telle que Digiposte, garantit le respect total de ces exigences. Comment lier votre logiciel de paie avec le coffre-fort numérique Digiposte? Le coffre-fort numérique Digiposte peut être utilisé par toute personne en charge de l' édition de bulletins de paie (gestionnaire RH, employeur, comptable…). Il lui suffit d'extraire de son logiciel de paie le PDF du bulletin de salaire du salarié, et de le déposer sur l'interface web TEDD qui se chargera du dépôt dans les coffres-fort Digiposte. C'est celle-ci qui se chargera d'aiguiller chacun des bulletins de paie dématérialisés vers le canal de distribution que le destinataire aura choisi.
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Régulièrement, vous pouvez y inclure une notice de rappel informant que le bulletin de paie est disponible au format dématérialisé (avec une liste de ses avantages). Rappelez-leur qu'ils peuvent en faire la demande à tout moment. Cela vous permettra d'accélérer la transition digitale de votre entreprise. Le coffre-fort numérique, mettre vos bulletins de paie numériques à disposition de vos salariés dans un espace sécurisé et personnel
Autre service complémentaire à garder en tête, le coffre-fort numérique, qui vous permet de déposer les bulletins de paie de vos salariés dans des espaces sécurisés et personnels. Cela permettra évidemment à votre entreprise de diminuer d'autant plus le volume de papier utilisé. Mais cela vous permettra aussi d'offrir un service à vos salariés un service à forte valeur ajoutée puisqu' ils pourront aussi y stocker l'ensemble de leurs documents administratifs, même s'ils ne relèvent pas de leur situation professionnelle –factures, relevés, diplômes…(au format électronique donc).
Pour effectuer une signature sur un PDF, l'entreprise devra se procurer un certificat de signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité). Que se passe-t-il si un salarié quitte l'entreprise? Au départ du salarié, l'entreprise mettra en sommeil le coffre-fort individuel du salarié pendant cinq ans (durée légale de conservation des bulletins de paie par une entreprise). Ce dernier pourra récupérer facilement l'ensemble de ses bulletins de paie sur son ordinateur personnel et les réimprimer si besoin et/ou les transférer dans un nouveau coffre-fort électronique. Comment choisir son prestataire? Les éditeurs de coffres forts électroniques (CFE) proposent des solutions conformes au cadre légal et aux normes en vigueur (ex: FNTC ou AFNOR). Il est donc vivement conseillé de choisir un prestataire labellisé et/ ou certifié par ces organismes ou répondant aux caractéristiques de ces référentiels. Les CFE étant majoritairement hébergés dans le cloud, il est important de sélectionner un prestataire à dimension nationale offrant une garantie de disponibilité du service dans les années à venir – reposant sur un fournisseur tel qu'Orange Business Services par exemple.
Et chacun donc accepte les propositions de l'autre… Fred Mudry: Chacun les entend! Et c'est déjà beaucoup. Après, celui ou celle qui mène le projet choisit ce qui l'intéresse ou non dans ce que l'autre peut apporter au projet. En ce qui concerne la dramaturgie, c'est un peu faire du mal, c'est forcément poser des questions qui remettent en question ton travail. C'est forcément dur. Si on ne passe par là on ne découvre rien. Pas d'ego mal placé dans votre histoire? Pauline Epiney: Quand tu travailles pour l'autre, tu es au service de son projet. L'autre prend ce qu'il veut, ce qu'il trouve nécessaire et qui correspond à ses envies. Jeu des questions couple communication. Allez! Dites-moi, il y a eu un endroit où il y a eu un conflit? Fred Mudry: Pauline est hyper bosseuse, ses projets sont hyper bien préparés. Cela évite les conflits. Le paradoxe c'est que tout marche mais elle doute quand même! Moi je me pose moins de questions, je fonce! Je suis plus instinctif. On se complète bien. Pauline Epiney: Parfois, on n'est pas d'accord, mais ce n'est pas grave.
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Gaspard up? Pauline Epiney: Pour moi c'est important de garder mon identité, mon indépendance, dans le travail aussi et de proposer des projets qui me tiennent à cœur et avoir ma propre compagnie me permet de le faire. Vous vous définissez comme des fusionnels indépendants? Pauline Epiney: Je ne suis pas tout à fait d'accord avec le terme "fusionnels", je ne me ressens pas ainsi, mais je me sens bien avec Fred et dans le travail aussi. Comme le travail de création d'un spectacle est éprouvant, c'est vraiment agréable d'avoir une personne de confiance et compétente à ses côtés. J'ai toutefois créé des projets sans lui et d'autres à venir se feront sans sa participation. Fred Mudry: Pauline sera engagée pour la deuxième fois dans un projet de la compagnie Gaspard, «7 rêves», avec Paola Pagani et Pierre Misfud, la saison prochaine. Le grand soir de Valeria Bruni Tedeschi à Cannes pour la présentation des «Amandiers». Il s'agit d' une écriture de plateau, donc pleins d'idées qui vont se mettre en place durant les répétitions. Elle occupera un poste important, celui de dramaturge qui consiste à ordonner tout cela pour créer du sens et de la cohérence.
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