Les remboursements forfaitaires sont déconseillés pour les associations, puisque les montants remboursés sont susceptibles d'être supérieurs aux sommes réellement déboursées. Le risque d'excédent au bénéfice du bénévole pourrait entrainer des problèmes aux yeux de l'administration: cela peut être considéré comme un salaire déguisé ou encore un partage illégal des excédents. Cette solution peut toutefois être envisagée, notamment pour les frais de transport, lorsque le véhicule personnel d'un bénévole est utilisé pour les besoins de l'association. C'est alors un barème kilométrique fixé par l'administration fiscale qui est utilisé. Attention: il existe un barème spécifique pour les associations. Pour procéder au remboursement, il faudra alors préciser le trajet effectué et le kilométrage parcouru. Modèle de note de frais volontariat | La Plateforme francophone du Volontariat. Pour le remboursement des frais réels, l'association doit respecter plusieurs critères essentiels lorsqu'elle rembourse les notes de frais d'un bénévole:
La note de frais doit être accompagnée d'un justificatif (ticket de caisse, note de restaurant... );
Les dépenses doivent avoir un lien direct avec l'association;
Il faut respecter les plafonds fixés annuellement par l'URSSAF.
Modèle Note De Frais Bénévole Association Nationale
Les cas particuliers
Les cadeaux de remerciement
Si l'association réalise des bénéfices ou souhaite remercier ses bénévoles, elle peut vouloir leur offrir des cadeaux. Dans le cadre d'une association où les bénévoles sont supposés participer sans aucune contrepartie, la question des cadeaux est loin d'être anodine, puisque cela va à l'encontre même du principe d'association à but non lucratif. C'est cependant possible, mais de manière très encadrée. Pour que ces cadeaux ne soient pas considérés comme un salaire déguisé, il faut respecter l'arrêté du 28 décembre 2007 qui fixe la valeur des cadeaux à 69 € T. T. Modèle note de frais bénévole association nationale. C. par an et par bénévole. Si une association décide de faire plusieurs cadeaux à un bénévole au cours d'une année, le montant total de ces cadeaux ne pourra pas dépasser cette somme. Cela vaut également pour les salariés de l'association, à la différence que le montant total est relevé à 171 € T. par an et par personne. Les Chèques Déjeuner du bénévole
Plutôt que de rembourser des frais de repas, il est possible de remettre des Chèques Déjeuner à un bénévole.
Modèle Note De Frais Bénévole Association France
Pour les salariés, lorsque le montant global de l'ensemble des bons d'achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d'une année civile n'excède pas 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (soit 161 € en 2016), ce montant est non assujetti aux cotisations de Sécurité sociale. Pour en savoir plus. Le salarié n'est alors pas tenu de déclarer ce cadeau comme élément de rémunération. Les systèmes de chèques
Le système de chèques déjeuner est le plus fréquemment utilisé. Les chèques déjeuner sont distribués en France par plusieurs sociétés, parmi lesquelles on trouve:
La SCOP Chèque Déjeuner (inscrite dans l'Economie Sociale et Solidaire depuis sa création en 1964…) sous la marque Chèque Déjeuner Accor sous la marque Ticket Restaurant. Modèle note de frais association Excel, 100% gratuit. Sodexho sous la marque Chèque Restaurant. Pour les salariés, les règles suivantes sont à respecter:
Obligatoirement une part salariale. La part de l'employeur doit être comprise entre 50% minimum et 60% maximum de la valeur du ticket. Cette part est exonérée de cotisation dans la limite de 5.
Si le statut de bénévole n'est pas défini par la loi, le Conseil économique, social et environnemental précise qu'il s'agit d'une activité dirigée vers autrui et sans aucune contrepartie. Mais, bien entendu, si le bénévole ne peut s'enrichir d'aucune manière par son activité, il doit tout de même être remboursé des frais qu'il avance. Ce point est essentiel, car quand un bénévole reçoit des sommes d'argent ou des cadeaux de la part de l'association, il peut y avoir soupçon de salaire déguisé. C'est pourquoi une association doit faire preuve d'une grande vigilance lorsqu'elle rembourse les frais des bénévoles ou souhaite récompenser leurs efforts. Quels frais est amené à faire un bénévole? Si le travail n'est pas rémunéré, il implique malgré tout des dépenses pour nombre de bénévoles. Modèle de lettre : Demande de remboursement de frais engagés pour le compte d'une association. C'est notamment le cas dans les petites structures où il est courant de confier des petits achats aux participants, comme des enveloppes, des timbres, des fournitures diverses ou encore de la nourriture. Les bénévoles peuvent également être amenés à réaliser des dépenses pour remplir leurs missions, comme des frais de restauration ou de déplacement.
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Dernière MAJ: Sam. 4 Juin 2022
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