Pourquoi devez-vous conserver un double des bulletins de paie de chacun de vos salariés? En tant qu'employeur, vous avez l'obligation de conserver les fiches de paie de vos salariés pendant une durée minimale dans le but de pouvoir les présenter à l'inspection du travail ou autre organisme habilité en cas de contrôle. Sous quelle forme devez-vous les conserver? Le double des bulletins de salaire à conserver peut être sous forme papier ou électronique. Pendant combien de temps avez-vous l'obligation de conserver les bulletins de paie? Selon le code du travail, vous avez l'obligation de conserver les bulletins de paie de vos salariés pendant un délai de 5 ans minimum à compter de leur émission. La législation fiscale oblige à les conserver pendant 6 ans minimum à compter de leur émission. Et le code du commerce oblige à les conserver pendant 10 an s minimum à compter de leur émission. Dans le cas d'une conservation numérisée, le délai peut aller jusqu'à 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié.
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Les fiches de paie suffisent-elles pour vérifier vos droits à la retraite? En comparant les informations de vos fiches de paie avec les informations du RIS, vous pouvez repérer d'éventuelles erreurs dans le calcul de votre retraite. Cependant, les fiches de paie ne sont pas les seuls documents importants. D'autres justificatifs peuvent vous aider à apporter les preuves nécessaires à la reconnaissance de vos droits: attestation chômage, certificat médical pour handicap, arrêt maladie, etc. Il est donc tout aussi important d'avoir ces documents lorsque vous étudiez votre RIS. Dans quelles situations faut-il garder ses fiches de paie à la retraite? Combien de temps devez-vous garder vos fiches de paie à la retraite? Dans la plupart des cas, vous pouvez jeter vos bulletins de salaire après la liquidation de votre retraite. Cependant, lorsque vous êtes retraité, avoir à disposition vos fiches de paie peut être utile si: vous êtes en désaccord avec le montant de la pension que vous percevez; vous souhaitez vérifier minutieusement vos droits.
Durée De Conservation Des Fiches De Paie Par L Employeur 2
De quelle durée de conservation parle-t-on pour les bulletins de paie sous forme électronique? Comme le rappelle la CNIL [5], il convient, pour chaque catégorie de données, de définir une durée de conservation:
en base active,
le cas échéant en archivage intermédiaire,
et, le cas échéant (beaucoup plus rarement), en archivage définitif. Quel événement constitue le point de départ de la conservation du bulletin? La date de son émission ou de son enregistrement en base active? La date de son archivage (archivage intermédiaire)? Dans le référentiel GRH de la CNIL [6], la CNIL répond à ces questions, en retenant que le bulletin de paie « en version dématérialisée » est conservé:
1 mois en base active,
50 ans en archivage intermédiaire (simplification des règles énoncées par l'article D. 3243-8 du Code du travail). Une conservation jusqu'à la date de liquidation des droits à la retraite? Les caisses de retraite complémentaire demandaient, avant 2016, aux employeurs de délivrer à leurs salariés ou anciens salariés des pièces justificatives leur permettant de déterminer et de justifier leurs droits à la retraite.
Durée De Conservation Des Fiches De Paie Par L Employeur Internet
(V) Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. Contrats de travail ¶ De façon plus large, doivent être conservés pendant un délai minimum de 5 ans, compte tenu du délai de prescription les documents concernant: Les contrats de travail; Les salaires; Les primes; Les indemnités. Article 2224 (code civil) Modifié par LOI n°2008-561 du 17 juin 2008 - art. 1 Les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. Document relatif aux charges sociales ¶ Compte tenu des délais de prescription, 2 délais sont à envisager: 3 ans car l'avertissement ou la mise en demeure ne peut concerner que les cotisations exigibles au cours des 3 années civiles qui précèdent l'année de leur envoi ainsi que les cotisations exigibles au cours de l'année de leur envoi; 5 ans, car en cas de constatation d'une infraction de travail illégal, l'avertissement ou la mise en demeure peut concerner les cotisations exigibles au cours des 5 années.
Durée De Conservation Des Fiches De Paie Par L Employeur France
Dans le même temps, le code du travail fixe la durée de conservation des bulletins de salaire « sous forme électronique pendant cinq ans » (article L. 3243-4 du Code du Travail). Ces 5 ans correspondent à la durée légale de prescription des actions personnelles en matière civile. Alors, quel délai retenir? En réalité, les deux délais doivent être retenus;
5 ans, c'est le délai retenu de conservation des documents au sein de l'entreprise. Au delà de ce délai, les bulletins de salaire ne doivent pas être accessibles directement par la société, mais pas forcément effacés. Quelle société n'a pas reçu une demande d'un ancien salarié dans le cadre de sa reconstruction de carrière pour faire valoir ses droits à la retraite? Nous sommes d'avis de permettre ce service aux salariés ou anciens salariés en archivant ces bulletins de salaires dans une archive non directement accessible et bénéficiant d'un niveau de protection satisfaisant. 50 ans, c'est le délai de conservation en cas de transmission dématérialisée du bulletin de salaire.
Durée De Conservation Des Fiches De Paie Par L Employeur Un
Sont à garder pendant 3 ans minimum: les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires, la comptabilisation des jours de travail (pour les salariés sous forfait). Sont à garder pendant 1 an minimum: la comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de chaque salarié. Sont à garder pendant une durée Illimitée: tous les documents relatifs à la carrière du personnel et notamment les relevés de salaires annuels ou heures CPF. Afin de garantir la bonne gestion documentaire de vos papiers RH, découvrez les solutions ARCHIVECO.
Cette transmission oblige l'employeur à sous-traiter cette conservation par l'un des prestataires visé par
salarié aura donc son propre accès à l'ensemble de ses bulletins de salaire sur le site du prestataire choisi. Ces deux durées de conservation ne sont donc pas incompatibles, mais complémentaires. C'est simple, non?
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