De bons outils pour une bonne recherche
Encore faut-il que la DSI soit en mesure de justifier de sa valeur ajoutée. Or, en matière de GED, rien de plus simple: à l'inverse d'une multitude d'outils individuellement adoptés par chaque service ou direction, une solution globale de gestion de contenu d'entreprise (ECM - Entreprise Content Management), connectée aux processus et aux applicatifs métiers, affiche des résultats quasi immédiats, grâce notamment à la suppression de fastidieuses heures de re-saisie ou d'improbables recherches d'un document « que j'étais sûr d'avoir rangé dans ce dossier ». Gestion documentaire en entreprise les. Car en matière de GED, la vraie valeur ajoutée est bien là: permettre à tous, dans l'entreprise, de retrouver facilement l'information (et donc le document correspondant), en particulier lorsqu'il s'agit de documents non structurés. L'indexation des informations et la mise à disposition, par la DSI, d'outils de recherche puissants et adaptés aux équipes métiers est véritablement la clé de la réussite d'un projet d'ECM.
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Étapes 5: la valorisation des documents
Elle consiste à analyser et à exploiter les contenus de grandes ampleurs de l'entreprise pour les transformer en indicateurs, en tendances, en situation et en décisions. Les avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents dans l'entreprise
La GED présente plusieurs avantages pour une entreprise et certains inconvénients:
Les avantages de la GED dans l'entreprise
Les avantages de la gestion électronique des documents sont très nombreux. Gestion documentaire en entreprise canada. Elle permet d'économiser en temps et en argent
Elle permet une réduction du coût de traitement: la dématérialisation des documents supprime les coûts d'impression et de consommation en encre et en papier. La sécurisation des données: grâce à la gestion informatique, l'accès aux données est sécurisé, contrôlé et ne se perd plus facilement. Elle permet une centralisation et un suivi des données
Les inconvénients de la GED dans l'entreprise
La GED présente aussi des inconvénients:
La diversité des données: à raison des sources de données multiples, les enjeux associés à la GED sont plus complexes en ce qui concerne l'archivage et l'indexation.
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Le consultant reste ainsi disponible, même après l'installation de votre système de Gestion électronique de documents. Ce professionnel en GED vous accompagne pour vous aider à faire une utilisation optimale de la solution mise en place. GED : tout savoir sur la Gestion électronique de Document. Il développe également avec vous de nouvelles applications au fur et à mesure. Ceci vous permet de disposer d'une solution à jour et performante pour atteindre vos objectifs.
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Les incidences en matière de gouvernance des données ne sont pas négligeables et nécessitent une mise en conformité des dispositions. Or, tous les décideurs ont-ils adapté leurs solutions RH, afin de les rendre conformes au RGPD? En 2021, gérer la confidentialité des documents archivés et des données associées est encore mentionné par 42%des décideurs comme un enjeu à relever en matière de confiance numérique.
Evitez les intitulés trop longs, les caractères spéciaux comme les caractères diacritiques (comme les accents, la cédille notamment). »
Il est également conseillé d'avoir une règle de nommage des fichiers déterminé par l'acheteur, afin de faciliter le traitement et l'ouverture des documents pour les candidats et les opérateurs économiques. Cependant, quelques règles de base sont à respecter pour nommer ses documents:
Avoir des documents avec des noms uniques et courts en choisissant des mots-clés pertinents. Les caractères spéciaux, les accents, les espaces, les cédilles etc. sont à bannir. GED : le point sur les enjeux et les critères de choix d'un logiciel. Ne pas utiliser d'articles ou mots de liaison. Par exemple: la, du, en…
Recourir au format de date AAAA-MM-JJ (norme ISO 8601)
Homogénéiser le nommage des fichiers en appliquant la règle définie à tous les documents. Les avantages des règles de nommage:
Les règles de nommage sont indispensables. Elles garantissent l'accessibilité aux différents documents. Par conséquent, la recherche est facilitée, et les fichiers en sont d'autant plus sécurisés.
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