Clients, fournisseurs, banque, personnel, administration fiscale: vous pouvez faire un classeur par type d'interlocuteur. Choisissez un ordre de tri: vous pouvez classer vos documents par ordre chronologique (recommandé pour vos pièces comptables et fiscales) ou alphabétique (utile pour retrouver les papiers concernant un client ou un fournisseur). Dotez-vous des accessoires de rangement les mieux adaptés à votre usage. Corbeilles, trieurs, dossiers suspendus, pochettes et chemises… vous trouverez un large choix d'outils pour une organisation infaillible! Les solutions d'archivage numérique Vous pouvez tout à fait numériser et archiver vous-même vos pièces administratives, à l'aide d'outils technologiques performants. Plan de classement — Wikipédia. A défaut de temps ou de compétences informatiques, externalisez la tâche! Attention à bien budgétiser le coût de la prestation: le coût d'un coffre-fort électronique augmente avec le volume de documents à archiver…
NOUVEAU
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2 règles d'or au moment de ranger vos papiers: Ne procrastinez pas!
volume 228, 2012, p. 251 ( lire en ligne)
↑ Gouvernement du Québec, « A-2. 1 - Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels » (consulté le 8 novembre 2020)
↑ Jean-Michel Salaün et Clément Arsenault, Introduction aux sciences de l'information, Montréal, Presses de l'Université de Montréal, 2009, 72-74 p. ( ISBN 9791036502156)
Bibliographie [ modifier | modifier le code]
Bibliothèque et Archives nationales du Québec. "Plan de classification". BAnQ Archives. Calenge, Bertrand (2009). Mettre en œuvre un plan de classement. Villeurbanne: Presses de l'ENSSIB. 203 p. ( ISBN 9782375460283). Casault, Denis (1995). Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux. Québec: Publications du Québec. Exemple plan de classement informatique les. 108 p. ( ISBN 9782551164783). Couture, Carol (1999). "Chapitre 6 La classification". Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Québec: Les Presses de l'Université du Québec. 559 p. ( ISBN 9782760521315). Gouvernement du Québec ( 14 juin 2020).
Ne sont pas retenus les titres de noblesse, les particules de et d'. Négociant Lucie Du Gorde sera indexé à Du Gorde: Du Gorde (Négociant Lucie)
Les docks de Sainte Musse sera indexé à Sainte Musse: Sainte Musse (Les docks de)
Matériaux Léonard de Vinci sera indexé à Vinci: Vinci (Matériaux Léonard de)
– La rubrique contient-elle un prénom employé seul? Dans ce cas, le mot directeur est le prénom
Matériaux Sébastien est indexé à Sébastien: Sébastien (Matériaux)
– La rubrique contient-elle un nom géographique? Exemple plan de classement informatique. Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom géographique (pays, région, département, ville…). Enrobés de l'Essonne est indexé à Essonne: Essonne (Enrobés de l')
– La rubrique contient-elle un nom publicitaire ou un sigle? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom publicitaire (sauf si l'ensemble est placé entre guillemets) ou le premier sigle. Matériaux RVTP est indexé à RVTP: RVTP (Matériaux)
– La rubrique contient-elle un adjectif pris substantivement? Dans ce cas, le mot directeur est le premier adjectif pris comme nom.
Dans ce cadre, les utilisateurs habitués à l'organisation en place sur les disques locaux ou partagés retrouvent facilement leurs marques. Cette approche permet également d'établir une compréhension commune et partageable de l'organisation de la GED: les collaborateurs peuvent facilement appréhender la structure et la partager
– Par contre, cette approche est très vite limitée dans l'usage. Elaboration d'un plan de classement | Enssib. En effet, un fichier mérite souvent de se retrouver à plusieurs endroits du plan de classement en fonction du point de vue de l'utilisateur. Dans ce cadre, il est donc préférable d'utiliser les capacités d'indexation proposées par les GED (ce que nous appelons organisation matricielle)
– Ainsi, en concevant une fiche d'indexation permettant de décrire un type de document, il sera possible de définir des champs d'indexation avec des valeurs provenant de liste d'autorités (choix de valeurs établies). Par le biais du moteur de recherche, il sera possible de retrouver tous les documents répondant à un critère donné
– Cette seconde approche, puissante car peu limitée dans le nombre de champs et de valeurs d'indexation n'a par contre pas l'avantage de « donner à voir » une structure préétablie telle l'arborescence du plan de classement.
Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d'établir un répertoire alphabétique. 1. 5 Le classement idéologique
Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème. On distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal. 1. Fiche ressource 2 - Les méthodes de classement et le rangement des dossiers. 5. 1 Le classement géographique
Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, départements, villes); au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement. Un tableau regroupe les régions dans l'ordre alphabétique. Pour chaque région, les départements sont listés dans l'ordre numérique. À l'intérieur de chaque département, les villes sont classées dans l'ordre alphabétique. Dans chaque ville, les rubriques sont classées dans l'ordre alphabétique. LISTE DES FOURNISSEURS – CLASSEMENT GÉOGRAPHIQUE
Région
N°
Département
Ville
Fournisseur
Adresse
C entre
45
Loiret
Orléans
Quatre négociants (les)
RN 20 Expo Sud
Î le-de-France
77
S eine-et-Marne
M eaux
Distributeurs (cie des)
2 rue Magny
P rovins
Industrie (Maison Azur)
32 rue Saint Laurent
78
Y velines
Trappes
Ré gionale de Matériaux (la)
Zone Immoparc
RV TP Matériaux
Route nationale 10
1.
À la British Library, exemple de documents classés sous un schéma de classification. En bibliothéconomie ou en archivistique, un plan de classement est un outil d'organisation de documents qui facilite leur classement et leur repérage [ 1]. Il permet de s'orienter de manière logique et hiérarchique — d'un sujet général à un sujet spécifique — dans un fonds d'archives ou une collection [ 2], [ 3]. Loin d'être un outil rigide, un plan de classement doit être conçu pour refléter les activités et les visées propres à chaque organisation [ 4] et évoluer selon le contexte et les besoins [ 2], [ 5]. Exemple plan de classement informatique belgique. Terminologie [ modifier | modifier le code]
Chez les francophones, les chercheurs emploient communément les termes « plan de classification » ou « schéma de classification » [ 6], [ 7], [ 8] pour désigner le même concept. Jacques Maniez suggère l'utilisation du terme « langage classificatoire » [ 9]. Du côté anglophone, on retrouve les termes « file classification scheme » et « file plan » [ 10].
Pensez à archiver vos justificatifs au moment de vos déclarations (IS ou IR, TVA, CFE…). Vous êtes dirigeant de société commerciale? Vous devez conserver vos PV d'AG pendant 5 ans minimum. Vous employez des salariés? Gardez un double des bulletins de paie pendant au moins 5 ans. De même, tous vos contrats doivent être archivés pendant 5 ans à compter de leur conclusion. A noter: les délais indiqués sont les durées minimales imposées par la loi. Vous pouvez dépasser ces durées de conservation, mais dans la limite de la réglementation RGPD. Si vos traitements incluent des données personnelles en effet, veillez à limiter le temps de stockage. Pour partager cette publication:
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Les finitions exemplaires
Un écran à tomber
Un processeur indéfectible
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