Eviter l'excès de document
Eviter les doublons
Se renseigner sur les durées légales de conservation
Sécuriser l'accès aux documents ainsi que leurs diffusions
Penser à modifier la version du document à chaque modification
Ne pas oublier de faire approuver les documents
Les instructions de la fiche outil ne permettent de répondre qu'aux exigences de la norme et ne prennent pas en compte les exigences légales et réglementaires
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Normalement, vous limitez ainsi le risque de recevoir des remarques voire des non-conformités à ce sujet lors de l'audit. Vous prendrez le temps de réformer les informations documentées qui ne sont plus indispensables une fois la certification passée. De cette façon vous libérez du temps pour avancer sur d'autres sujets comme l'approche par les risques des processus ou la définition du SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces) par exemple, qui demandent un gros travail et sur lesquels il est préférable de s'être plus focalisé pour l'audit. Veillez simplement à réviser l'ensemble des informations documentées qui ont besoin de l'être. Malheureusement, cette méthode peut bien sûr ne pas être au goût de votre auditeur. N'oublions pas que leurs exigences et points de contrôles sont dictées par la norme mais que chaque auditeur peut être plus ou moins sensible à telle ou telle stratégie, méthode... Création et la mise à jour de l'Information Documentée: pas de grosses révolutions. Exemple de maîtrise des documents qualité. La norme n'impose aucun format!
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Aussi, la solution papier induit à mon sens un trop gros risque de non-conformité lors d'un audit. Les répertoires partagés présentent certains avantages. Malheureusement les problèmes de confidentialités entre services sont courants. Maitrise des documents qualité pdf. Il n'est pas rare de rencontrer des entreprises où les membres du services qualité n'ont pas accès à tous les serveurs de leurs entreprises. La seule solution est alors de créer des serveurs dédiés aux échanges entre le service Qualité et les autres services, au risque de multiplier les copies de fichiers. Ces serveurs ne permettent pas de bloquer l'impression et la copie des données la plupart du temps. Mais surtout, ces serveurs ne sont efficaces que si l'intégralité des collaborateur pense systématiquement à les utiliser. Aussi, les serveurs partagés présentent eux aussi un risque important de non-conformité lors d'un audit. Les intranet anciennes générations peuvent être utilisés mais ils présentent les mêmes désavantages que les serveurs partagés dans de nombreux cas.
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cette deuxième solution est parfaitement viable et recevable (en audit par exemple), à condition que la règle se vérifie par son application stricte sur le terrain (…). Les informations documentées d'origine externe que l'organisme juge nécessaires à la planification et au fonctionnement du système de management de la qualité doivent être identifiées comme il convient et maîtrisées. Nous avions déjà cette exigence avec la version précédente de la norme. Maitrise des documents qualité du. L'identification d'un document d'origine extérieure peut découler d'un signe distinctif (par exemple toutes les informations documentées ne portant pas notre logo sont des documents d'origine extérieures). La maîtrise de tels document va se démontrer essentiellement lors de la diffusion et de l'utilisation des documents. Le plus simple est de déclarer que seuls les autorités compétentes dans l'entreprise ont le pouvoir de diffuser des documents d'origine extérieure qui seront utilisés. Ils veilleront à l'utilisation de la dernière version (pour le cas de plans ou d'avenants aux contrats par exemple) en retirant du circuit les versions précédentes et en s'assurant de l'utilisation et des impacts des modifications des précédentes versions sur les évènements à venir (modification du volume de matière première à acheter ou changement de l'adresse de livraison) et passés le cas échéant (rappel de lots, tests à refaire).
Si les bénéfices d'une gestion documentaire qualité ne sont plus à démontrer, la nouvelle version de l'ISO 9001 a quelque peu bousculé les habitudes. Quels sont les changements? Comment s'y préparer? Voici quelques conseils pour vous en sortir avant le passage de l'auditeur. Un système Documentaire, c'est quoi? Maitrise des documents qualité de vie. Un système documentaire est un ensemble structuré et organisé de documents de natures différentes. On peut donc y retrouver des procédures, des documents, voire des modes opératoires, des instructions ou encore des fiches techniques. Ces documents sont généralement rattachés à un système de management, qu'il soit qualité, production, sécurité, etc. On parle de système documentaire aussitôt que ces documents sont référencés comme appartenant à ces systèmes notamment. ISO 9001 version 2015: ce qui change? Le Manuel Qualité disparaît tout comme la notion de procédures obligatoires. Vous avez donc plus de liberté pour cette partie. Vous pouvez cependant les conserver, sous réserve de mise à jour pour être conforme à la norme.
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