La dématérialisation des dossiers du personnel
Dématérialiser les dossiers du personnel consiste à mettre en place un système numérique en remplacement des documents papiers. C'est donc le résultat du passage des documents papiers aux documents numériques. La dématérialisation des bulletins de paie, la gestion des congés et absences, la gestion des entretiens annuels, etc. Les avantages de la dématérialisation des dossiers du personnel
Ils sont nombreux et divers. On peut, tout de même citer quelques uns. Meilleure gestion des données du collaborateur La dématérialisation RH permet un meilleur suivi de la carrière d'un employé, depuis son arrivée jusqu'à la fin de son contrat. Elle permet, d'ailleurs une mise à jour instantanée du dossier. Un accès depuis n'importe où et sur n'importe quel support La dématérialisation RH offre la possibilité d'accéder aux données du personnel depuis n'importe quel emplacement et sur n'importe quel support. Ceci est faisable grâce à la possibilité d'archivage en mode cloud.
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Dans les entreprises, même de tailles importantes, les dossiers du personnel sont encore très souvent gérés sous forme de documents papiers rangés dans des chemises et sous chemises. Cette gestion pose des problèmes d'encombrement, de sécurité, de confidentialité et d'accessibilité de l'information. Qu'apporte potentiellement la dématérialisation des dossiers du personnel? La disparition du dossier physique des armoires apporte la sécurisation du stockage et la possibilité de partager facilement certains documents avec des responsables opérationnels, la Direction Générale et les collaborateurs RH. Selon le degré de sophistication du Système d'Information (SI) et plus particulièrement du SIRH, des passerelles d'interopérabilité permettent des transferts automatiques de documents ou des synchronisations de données. Les processus RH peuvent être revisités, améliorés ou complétés en prenant avantage de la circulation instantanée des documents, des fonctionnalités de validation et de travail collaboratif.
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Du coup, le contenu des dossiers est accessible en ligne. Meilleure analyse des données grâce à des reportings RH Parce qu'elles sont numérisées, les données peuvent être exploitées aux fins d'optimisation de l'entreprise. Une analyse des données facilitée par des reportings RH permettra de connaitre en temps réel la situation de l'entreprise. Quels sont les profils de nos collaborateurs, Quelles sont les compétences disponibles? Comment planifier mes congés? Combien nous coûtent les heures supplémentaires? Il ne s'agit pas que de ces questions. La dématérialisation des dossiers du personnel offre la possibilité d'apporter un plus large éventail des réponses. Automatisation des processus RH La dématérialisation est devenue le meilleur allié des services RH. Elle leur offre un gain de temps et favorise, par la même occasion une meilleure analyse et un pilotage conséquent des données RH; bref, une meilleure productivité. Digitalisation RH - Témoignage Un Jour Ailleurs
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Quelles solutions pour digitaliser les dossiers du personnel?
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Aujourd'hui, quel état des lieux de la digitalisation RH de la fonction publique peut-on dresser? Quels sont les bénéfices attendus de ce virage numérique pour les gestionnaires RH comme pour les agents? Dématérialisation RH dans la fonction publique: un état des lieux
La digitalisation des processus RH n'a pas été le premier chantier de modernisation de la fonction publique. Bien que le virage du numérique ait été pris dès les années 2000-2010, les innovations mises en place à l'époque visaient principalement le citoyen et non l'agent. À partir de 2000, il a par exemple été possible de déclarer ses revenus en ligne et de consulter le site officiel, créé la même année. Ce n'est qu'environ 10 ans plus tard que les premières mesures de dématérialisation des processus internes, et notamment des processus RH, ont vu le jour. La première brique a été posée grâce au décret du 15 juin 2011 qui autorise la dématérialisation du dossier individuel de l'agent 1. Depuis cette date, chaque collectivité peut décider de gérer de manière dématérialisée l'ensemble des pièces qui constituent les dossiers de ses agents (ou une partie seulement).
Les agents dont le dossier est dématérialisé
sont donc informés des modalités pratiques de consultation et, notamment, des coordonnées de
l'autorité locale auprès de laquelle ils peuvent exercer leur droit d'accès et de rectification. « Tout agent (physique) justifiant de son identité peut
exiger du responsable d'un traitement qu'il rectifie, complète, mette à jour, verrouille
ou efface les données le concernant qui seraient inexactes, incomplètes, équivoques, périmées,
ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation sont interdites. »
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