Un plan de classement doit avoir une structure logique et hiérarchique allant du général au particulier. Il est nécessaire de faire en sorte que l'ensemble des documents soit couvert indépendamment de leur support. C'est une bonne chose de veiller à ce que le plan mis en place soit le même pour les documents papier et les documents électroniques. Notez que les rubriques « Divers », « Généralités » et « Autres » sont inutiles dans un plan de classement digne de ce nom. Elles sont donc à proscrire puisqu'elles ne mettent aucune information constructive en avant. Par ailleurs, pour l'élaboration d'un bon classement, vous devez avoir le soutien de votre hiérarchie. Sachez que le plan de classement est un outil structurel touchant l'ensemble d'un organisme. Il doit être connu et appliqué par tous afin qu'il soit efficace. C'est donc une nécessité de concevoir le plan de classement en étroite collaboration avec vos collègues. Vous devez d'abord mettre en place une première version de votre plan de classement et la tester.
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Dans les logiciels de gestion de données et de documents, mettre en place une logique d'ordonnancement est essentiel pour retrouver aisément ses documents et données et tout simplement structurer son référentiel documentaire. Dans certains cas, la gestion de configuration documentaire peut être nécessaire, en particulier lorsqu'il faut gérer les équipements liés aux installations. On peut ainsi gérer la documentation applicable en fonction des équipements. Cependant, dans un nombre important de projets un plan de classement efficace suffit. Plan de classement et stockage de documents
La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes:
Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un faible temps d'accès. L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc. ) de leurs provenances, états, types, etc.
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La gestion d'un fonds d'archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l'archivage nomment: le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l'ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production: qui a produit les documents? Comment ont-ils été produits? Existe-t-il une logique de classement? Sur quel plan de classement faut-il se baser? Etc. DEVIS ARCHIVAGE
Bien classer pour mieux retrouver
Pour gérer un fonds d'archive efficacement, il est primordial de savoir classer les documents d'archives produits. Le classement des archives ne sert pas seulement à conserver de manière durable et en toute sécurité documents archivés, c'est aussi le meilleur moyen de retrouver facilement et donc d'avoir accès aisément à chaque document ainsi classé. Bien qu'un « classement parfait » n'existe pas dans l'absolu, bien ranger des documents nécessite de bien connaître les divers critères d'un classement bien fait.
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Le code lie le document à une activité. Concrètement, par le biais d'une application GED (gestion électronique des documents), le plan de classification adapté doit être automatisé. L'index alphabétique du plan sera donc produit automatiquement par ce logiciel. Comment fonctionne un système de gestion des documents dans les entreprises? Une organisation peut utiliser un système de gestion de documents GED pour avoir une vision centralisée de tous les documents d'une entreprise et fournir des outils de flux de travail pour surveiller et contrôler les modifications. Un GED permet aux entreprises de capturer un document en numérisant le document physique ou en téléchargeant la version numérique. Après avoir numérisé ou téléchargé le document, l'utilisateur peut baliser et indexer le document avec des mots-clés et des métadonnées pour permettre aux utilisateurs de les trouver rapidement par mot-clé ou par recherche de texte intégral. Le GED organise et place le document dans un dossier auquel les employés appropriés peuvent accéder.
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Les autres niveaux sont représentés par des codes décimales en centaines et en dizaines. Il y a quatre niveaux dans la classification des documents, chaque niveau à une codification décimale. Les dossiers sont toujours regroupés en dernier niveau. A retenir:
Le plan de la gestion documentaire doit se baser sur les fonctions principales de l'organisation
Il doit être applicable à l'ensemble des supports (papier, électronique... ) des documents administratifs
Toutes les unités administratives ou instances de l'organisation doivent pouvoir l'utiliser uniformément. Il doit respecter le principe de hiérarchisation, selon ce principe la structure commence du général et finit au particulier: une activité ne devrait pas se dupliquer ou se répéter deux fois. Une bonne organisation va permettre de mener à bien le développement de la structure. Décryptage:
1000 Gestion administrative
2000 Gestion des sources de l'information et de la data
3000 Gestion du capital humain
4000 Gestion financière
5000 Gestion des actifs matérielles et immobilières
6000 Gestion du services clients
7000 Gestion des prestations de soins relatives aux patients
Le code primaire se compose de quatre entiers numériques entre 1000 et 9999.
Les pièces classées et archivées deviennent les preuves des droits et des obligations nécessaires à l'exercice de l'activité de l'entreprise. Leur classement est donc nécessaire surtout lorsqu'elles font l'objet de:
Réclamation
Contrôle fiscal, judiciaire
Situation de litige
Mise en place d'un système de codification, de cotation et d'index
Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries dans chaque catégorie. En outre, la codification permet d'identifier les fichiers et là où ils se trouvent. Il existe plusieurs systèmes de codification, tels que la codification alphabétique, la codification numérique et la codification alphanumérique. Pour faire un bon classement, on peut aussi inclure une cotation à chaque dossier. Voici un exemple de cotation:
1. A. 1_2010_facture0001
1. 2_2010_bondecommande
Le chiffre 1 met en avant le service concerné dans l'entreprise.
Définition
Le marché public est un contrat administratif conclu par la Mairie de secteur avec des personnes morales publiques ou privées pour répondre à un besoin ( prestation de services en matière de travaux, de fournitures ou de services par exemple). Fonctionnement
Pour tout achat d'un montant inférieur à 40 000 € HT
Mise en concurrence de 3 entreprises sur la base de 3 devis. Après étude et comparaison de ces 3 devis, un choix est effectué en fonction d'un cahier des charges établi sur plusieurs critères spécifiques aux différents besoins. Marché public ville de marseille gratuit. Le paiement du prestataire se fait à 30 jours par mandat administratif. Pour tout achat d'un montant supérieur à 40 000 € HT
Les candidats doivent répondre à une procédure adaptée à ce marché: MAPA ( Marché à procédure adaptée) Ce marché est encadré par un régime juridique strict définit par les articles suivants: article 42-2° de l'ordonnance n° 2015 -899 et article 27 du décret n° 2016-360. La Mairie de Secteur fixe les modalités de passation en les adaptant en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire.
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Tous les mercredi matin de 8h à 13h, les adeptes du bio se donnent rendez-vous sous les pergolas du cours Julien pour son marché biologique. Marché public : 13 diagnostics techniques pour le compte de la ville à Marseille - Marseille. L'association Cours Julien, qui existe depuis 1992, a toujours travaillé sur des axes complémentaires sur le terrain de l'hypercentre ville. Ils sont une trentaine chaque semaine à venir sur ce marché paysan du cours Julien qui prend un peu sa revanche après sa disparition et sa migration aux Arnavaux en 1972. On peut y retrouver: des légumes, des fruits frais et secs, des fromages, du pain, des produits de la mer, des viandes (ovins, bovins, volailles), des œufs, du miel, des plantes et des fleurs alimentaires, des pâtes fraîches et produits transformés (confitures, sauces, coulis, vins, huile d'olive) et retrouver les bonnes adresse du commerce équitable à Marseille…Avec l'ADEAR 13, Association pour le Développement de l'Emploi Agricole et Rural, l'association cours Julien a créé ce premier marché paysan à Marseille. Ce marché de producteurs met en avant la qualité des produits de l'agriculture raisonnée.