L'existence de registres sur support numérique pour les arrêtés et les délibérations de la collectivité supprime-t-elle la version papier des registres? LE CONSEIL DU JURISTE
Les communes doivent disposer d'un registre des délibérations et d'un registre des arrêtés. L'article R 2121-9 du code général des collectivités territoriales permet de tenir un registre sur support numérique. Toutefois, la tenue du registre sur support numérique ne supprime pas la version papier, laquelle est obligatoire. L'exemplaire sur support numérique a une valeur de copie. Conseil 20170633 - CADA. Cependant, pour que cette version numérique ait valeur de copie, il faut que les signatures et tampons obligatoires apparaissent.
Registre Des Arrêtés Municipaux
En application des articles L. 2121-23 et R. 2121-9 du code général des collectivités territoriales, les délibérations des conseils municipaux doivent être inscrites par ordre de date sur un registre coté et paraphé par le maire. En effet, le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales a modifié l'article R. 2121-9 précité notamment en tant qu'il confie la responsabilité de coter et de parapher les registres communaux, non plus aux préfets, mais aux maires, et ce, dans un objectif de simplification administrative. Le paraphe a notamment pour objet d'éviter l'ajout ou la suppression de pages intermédiaires. De par sa définition, le paraphe consiste à apposer un signe distinctif, tel qu'une signature, des initiales et/ou un cachet, sur chacune des pages d'un registre. Tenir le registre des actes administratifs. Il appartient au maire de déterminer sous quelle forme lui ou l'agent communal ayant reçu délégation de signature, en application de l'article R. 2122-8 du code général des collectivités territoriales, paraphe les registres de la commune.
Ces registres doivent être reliés tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants, chaque année pour les autres communes et les EPCI. Leur reliure doit respecter les mêmes conditions que pour l'état civil:
reliure cousue, pas de collage, pas de thermocollage, pas de serrage et montage sur onglets, le papier doit être blanc et permanent (norme ISO 9706-1999) et imprimé à l'encre noire (norme ISO 11798-1997), l'impression doit être recto-verso; à défaut, le verso est annulé par une barre oblique. Les archives départementales de l'Ain ont produit un document synthétique illustrant cette réglementation:
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