Lors d'une conférence d'entreprise, un ou plusieurs intervenants parlent d'un sujet convenu à l'avance. Les points de vue sont exposés pour ensuite être discutés dans une session de questions-réponses ou de débat. La conférence apporte un bénéfice tant pour le conférencier que pour son audience. Tandis que les auditeurs accèdent à des connaissances et des débats peu accessibles autrement, l'orateur a l'occasion de partager et valider son expertise auprès de ses paires. Pourquoi organiser une conférence? Contrairement à un symposium ou à un colloque, la conférence est une manifestation courte. En résumé, une conférence est un exposé et un symposium peut avoir à son programme plusieurs conférences. Il n'est pourtant pas nécessaire de planifier un cycle thématique complet pour pouvoir mettre en place une conférence à laquelle on peut inviter ses clients, prospects et partenaires. Il est également d'usage d'organiser de manière ponctuelle une présentation lorsqu'on dispose d'un message précis à transmettre.
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Dans les grandes villes, des centres dédiés sont conçus pour accueillir et faciliter les grandes conférences. Au XX e siècle, les conférenciers sont passés du tableau noir aux diapositives, au rétroprojecteur, puis au vidéoprojecteur et logiciels spécialisés (ici, une conférence sur la privatisation des savoirs). Petite conférence de travail ou sensibilisation (ici sur le sujet « Projets pédagogiques sur Wikipédia » à Trois-Rivières, Québec, 2009). La conférence est l'une des formes de conversation entre personnes. Elle est une confrontation d' idées (scientifiques ou médicales, philosophiques, politique…) sur un sujet jugé d'importance par les participants. C'est pourquoi son organisation est généralement formelle. Elle rassemble un ou plusieurs intervenants (spécialistes) et leurs contradicteurs ou citoyens ou représentants de la société civile dans certaines conférences (conférence citoyenne, conférence de consensus) [ 1]. Certaines conférences se répètent régulièrement (conférences budgétaires par exemple) ou sont dites « conférences permanentes » quand leur objet est destiné à être régulièrement évalué et questionné.
Vous devez également déterminer comment vous joindrez vos participants et combien il vous en coûtera pour les joindre. Allez-vous les rejoindre par le biais de la publicité imprimée directe, du publipostage ou du marketing des médias sociaux? Vous devez également déterminer le montant à facturer à vos participants. Vous pouvez vérifier quels ateliers similaires sont offerts et quels sont les frais. Cependant, vous devez noter que votre objectif d'organiser le séminaire ou l'atelier déterminera si la participation à votre séminaire sera gratuite ou payante. 4. Déterminer le contenu du séminaire
Avant d'organiser un séminaire ou de faire une présentation, vous devez d'abord déterminer quel est votre sujet, où vous allez trouver l'information, qui la donnera et comment l'information sera présentée aux participants. Vous devrez peut-être aussi ajouter un programme ou un ordre du jour, avec l'heure de début et de fin pour chaque partie du séminaire. N'oubliez pas d'ajouter les pauses. De plus, dressez une liste du matériel dont vous aurez besoin, comme un cahier d'exercices, les conférenciers que vous inviterez et les documents à distribuer pour les conférences.
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