Cela vous permet de vous adapter en permanence en tant qu'équipe et vous êtes flexible face à l'évolution des circonstances, une compétence essentielle à l'époque et dans le secteur dans lequel nous vivons actuellement. Des lacunes, des omissions, des erreurs ou des problèmes surgissent rapidement et peuvent être traités par l'équipe. Gestion flexible de projets événementiels: le « pourquoi »
Gérer votre projet événementiel selon une approche de gestion de projet événementiel agile et professionnelle présente de nombreux avantages. Nous listons pour vous les plus importantes. Pour commencer, vous construisez un workflow efficace pour chacun de vos projets événementiels. Avec une solide approche de gestion de projet événementiel et un logiciel de gestion d'événements, vous pouvez suivre en détail l'ensemble de votre projet événementiel du début à la fin. Vous pouvez créer toutes vos tâches, les affecter à la bonne personne, et suivre les tâches en colonnes (et par glisser-déposer/glisser).
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Cependant, les échéances seront tout aussi contraignantes, une fois fixées. Vous ne pourrez plus envisager de modifications, notamment en raison des réservations (lieux, matériels, billets…). Avec des décisions prises en amont, il est particulièrement important d'effectuer une étude de faisabilité en gestion de projet. Vous devez avant tout vérifier la possibilité de réaliser tout le travail requis par l'événement durant le temps imparti. Dans la pratique, le chef de projet peut refuser une mission ou demander un report durant les premières phases de l'opération. Cette analyse préalable est aussi utile, même si l'organisateur gère le projet. Pour ce faire, il faudra tenir compte:
De la nature de l'événement (sportif, culturel, artistique, culinaire, etc. ); Du public cible et des lieux choisis; Des principales tâches à accomplir; Des intervenants (professionnels et bénévoles); Du budget alloué. Si le projet est considéré comme faisable, la suite consistera à détailler la gestion du temps et des ressources (humaines, matérielles, financières…).
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Un événement devient rapidement un défi complexe impliquant de nombreuses parties. En tant qu'organisateur, vous devez donc avoir les compétences nécessaires en gestion de projet pour garder une bonne vue d'ensemble à tout moment. Vous devez séparer les problèmes principaux des problèmes secondaires, définir les bonnes priorités et déléguer les tâches dont vous n'avez pas le temps. Par conséquent, travaillez toujours avec soin et de manière structurée. Puisqu'un événement est limité dans le temps et les ressources, et se conclut par un résultat de projet concret, vous pouvez voir l'organisation d'un événement comme un projet et appliquer les techniques classiques de gestion de projet. Afin de travailler en mode projet, vous devrez structurer votre projet. Vous pouvez le faire en divisant votre événement en différentes phases. Vous pouvez utiliser le « modèle de phase » de Jan Verhaar pour cela (voir son livre: Gestion de projet - Une approche professionnelle des événements). Vous trouverez ci-dessous un résumé des différentes phases avec le résultat de la phase (ou le document de décision) entre parenthèses.
Dans le pire des cas, si un facteur critique de succès n'est pas atteint, vous devrez annuler l'événement. Pour chaque jalon de votre événement, définissez les différentes tâches, indiquez qui en est responsable au sein de l'équipe et fixez les délais nécessaires.
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