La matrice de priorisation des projets - Un outil de planification de projet - Société
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Qu'est-ce qu'une matrice de priorisation des projets? Personnes, lieu et objectif Matrice de priorisation simple vs pondérée Étapes impliquées dans la création d'une matrice de priorisation Qu'est-ce qu'une matrice de priorisation des projets? Une matrice de priorisation de projet est l'un des outils de planification de projet qui est utilisé pendant réflexion d'évaluer un certain nombre de problèmes en fonction de certains critères et d'arriver à une liste prioritaire d'éléments. Cela permet de prendre en compte l'opinion de chacun lors d'une séance de brainstorming, ainsi que de donner du poids à divers critères et de prioriser les problèmes urgents par rapport aux autres. Cela permet de déterminer quels problèmes doivent être résolus en premier afin d'atteindre les objectifs du projet et de l'organisation. La matrice hiérarchisée peut vous aider à guider votre travail de projet
Personnes, lieu et objectif Gens: Cela représente l'ensemble de l'équipe ou le projet de résolution de problèmes groupe qui essaie de parvenir à un consensus.
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Lieu: Cela représente la session de brainstorming. But: Le but de l'utilisation de la matrice de hiérarchisation est d'identifier les problèmes les plus urgents qui doivent être traités en premier. Matrice de priorisation simple vs pondérée Une matrice hiérarchisée simple est une matrice dans laquelle chaque facteur a une importance égale, tandis qu'une matrice hiérarchisée par projet de pondération est une matrice dans laquelle certains facteurs peuvent être plus importants que d'autres et peuvent donc recevoir un poids plus élevé. Une matrice de priorisation pondérée est plus couramment utilisée car elle a une utilisation plus pertinente dans des applications répandues (parce que certains critères d'évaluation sont généralement plus importants que d'autres). Étapes impliquées dans la création d'une matrice de priorisation Les étapes impliquées dans la création d'une matrice de priorisation sont les suivantes: idée de génie Identifiez les problèmes qui doivent être résolus. Créez une liste de problèmes à discuter.
Comment déterminez-vous le risque d'une initiative? Il y a deux considérations communes lors de l'évaluation du risque d'une initiative: Risque de livraison Le risque de livraison d'une initiative évalue la difficulté de sa mise en œuvre en fonction de la complexité, de l'effort et du coût. Au stade de la planification initiale, vous utiliserez probablement votre intuition, car il est peu probable que vous ayez une bonne compréhension de la complexité, de l'effort ou du coût dès le début. Risque business Le risque business prend en compte le risque de ne pas mettre en œuvre une initiative en plus des risques de la mettre en œuvre (risque de livraison). Par exemple, ne pas mettre en œuvre un changement commercial requis pour répondre aux exigences de conformité législative peut constituer un risque important de perte de la licence d'exploitation de l'organisation. Hiérarchiser les initiatives évaluées sur la matrice de hiérarchisation 2×2 Catégories de priorité Une fois que vous avez déterminé la valeur et le risque d'une initiative, vous pouvez les placer sur la matrice de hiérarchisation 2×2 par rapport à toutes les autres initiatives.
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Il peut être financier (augmentation du chiffre d'affaires ou de la marge, amélioration de la trésorerie, réduction des coûts), ou non financier (augmentation de la satisfaction client, suppression d'un risque de non-conformité, etc). L'effort à engager est coté selon le même principe: 1, correspondant à un effort faible; 2, correspondant à un effort moyen; 3, correspondant à un effort fort. L' effort à engager sera notamment estimé au regard des investissements induits, de la charge projet et du niveau d'expertise requis, de la faisabilité technique, ou encore, par exemple, de la profondeur des changements entrevus. Dans le cadre d'un projet, les cotations sont réalisées avec une équipe transverse pour éviter qu'elles ne reflètent qu'une vision locale. Elles donnent lieu à l'identification d'un indice de priorité calculé en multipliant le gain attendu par l'effort nécessaire à la mise en œuvre. Les actions scorées sont alors reclassées par ordre décroissant d'indice de priorité. La matrice vient compléter le tableau.
De plus, certains projets dépendent de la réussite d'un autre projet pour démarrer et d'autres sont soumis à des facteurs extérieurs qui peuvent retarder ou empêcher leur réalisation. 4) Satisfaire le client mécontent
Il va de soi que lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps, la priorité est donnée aux projets dont le déroulement et les résultats ne satisfont pas pleinement le client. Si l'un de vos clients est insatisfait par le produit ou par le service fourni, il est essentiel d'en faire votre priorité. En effet, vous ne voulez pas perdre un client, ni ternir l'image et la réputation de l'entreprise. 5) Créer un système d'évaluation et de priorisation
Dans le même esprit que la matrice d'Eisenhower, créez votre propre outil d'évaluation et de priorisation de vos projets afin de déterminer ceux qui répondent aux objectifs de l'entreprise et adhèrent le mieux à la stratégie mise en place. Etablissez une liste de critères, puis utilisez une échelle de pondération allant de 1 à 5 par exemple (1 pour très faible et 5 pour très important).
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Le problème est que de nombreux chefs de projet ne savent pas comment s'y prendre. De la même manière qu'il est indispensable de prioriser les tâches d'un projet afin d'être plus performant et d'éviter de perdre du temps, il est essentiel de gérer la priorisation de vos projets. Pourquoi prioriser vos projets? L'une des principales raisons de la priorisation des projets est la réduction des coûts et l'augmentation de la rentabilité. En effet, vous passez moins de temps sur des projets secondaires et vous concentrez votre travail et vos efforts sur des projets rentables qui permettent à l'entreprise de se développer et de faire des bénéfices. En vous concentrant sur un projet, vous et votre équipe gagnez également en efficacité et en temps car vous évitez de jongler d'un projet à l'autre. Surtout lorsque l'on sait que le multitâche nuit à vos projets. La priorisation des projets permet également de se focaliser sur les projets qui répondent aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Connaissez-vous le principe de Pareto, aussi appelé loi des 20-80?
En conclusion
Parce que le temps est une ressource rare et précieuse qui n'est pas extensible et ne peut être réapprovisionnée, vous devez faire des choix et prioriser vos tâches. La priorisation vous permet d'atteindre votre objectif final (la réussite de votre projet) en étant productif et en minimisant ainsi le temps, l'argent et les ressources utilisés. Différenciez l'importance de l'urgence, et concentrez-vous uniquement sur les tâches importantes qui permettent l'accomplissement de votre projet. C'est la clé de la réussite! Profitez également de ces 5 astuces pour gagner en productivité. Découvrez notre Guide ultime pour savoir Mieux gérer vos projets et booster votre productivité
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