L'assemblée générale des copropriétaires peut décider que le carnet d'entretien peut contenir des informations complémentaires, telles que celles relatives à:
sa construction
ou celles relatives aux études techniques réalisées. 3 - LA COMMUNICATION DU CARNET D'ENTRETIEN
La communication à un copropriétaire
Le syndic détient le carnet d'entretien de l'immeuble. Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d'entretien de l'immeuble. Les tarifs sont indiqués dans le contrat de syndic signé avec la copropriété. Avant de demander la copie au syndic, n'hésitez pas à vérifier si ce document n'est pas disponible sur l'extranet de votre copropriété. La communication à un candidat acquéreur
Peut prendre connaissance du carnet d'entretien de l'immeuble à sa demande:
tout candidat à l'acquisition d'un lot de copropriété,
tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente,
ou d'achat,
ou d'un contrat réalisant la vente d'un lot ou d'une fraction de lot.
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La catégorie des informations obligatoires doit contenir:
L'adresse complète de votre immeuble;
Le nom du syndic actuel;
Tous les contrats d'assurance de l'immeuble ainsi que leur date de début et de fin;
Tous les contrats de maintenance et d'entretien avec leur date de début et de fin;
La date et la durée des travaux;
Où trouver un modèle de carnet? Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez faire un tour sur le net et télécharger des modèles de carnet d'entretient en copropriété gratuitement. Le site web baticpro vous propose un modèle très complet qui contient toutes les informations nécessaires, vous pouvez le télécharger gratuitement simplement en remplissant un formulaire avec vos informations personnelles. Vous pouvez également en trouver sur le site illicopro ou encore viologi.
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Dans ce cas, le syndic ouvre, dans le carnet du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats. Article 3
Le carnet d'entretien mentionne:
- l'adresse de l'immeuble pour lequel il est établi;
- l'identité du syndic en exercice;
- les références des contrats d'assurances de l'immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires, ainsi que la date d'échéance de ces contrats.
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De plus, des informations complémentaires sur l'immeuble peuvent être contenues dans le carnet d'entretien sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires (informations relatives à la construction, études techniques, diagnostic technique et diagnostics plomb et amiante, etc. ). Depuis 2001, le syndic a l'obligation de tenir et de mettre à jour le carnet d'entretien ( article 18 de la loi du 10 juillet 1965). Sa responsabilité peut être engagée s'il ne remplit pas cette obligation, par exemple par un acquéreur d'un lot de la copropriété qui estimerait alors ne pas avoir acheté en toute connaissance de cause. Le syndic est chargé de tenir et de conserver le carnet d'entretien de l'immeuble dont il a la gestion. En revanche, le carnet appartient au syndicat des copropriétaires et le syndic sortant est tenu de le restituer au syndic entrant. Le carnet d'entretien est un document privé mais qui peut être transmis à tout propriétaire de l'immeuble qui en fait la demande et aux acquéreurs potentiels d'un lot de la copropriété.
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Par ailleurs, si la copropriété contient plusieurs bâtiments, une rubrique spécifique doit y figurer pour chacun d'eux. Quelle forme pour ce carnet? Le législateur n'a pas imposé de forme particulière pour le carnet d'entretien qui peut être réalisé sur un simple cahier d'écolier. Toutefois, pour être plus facilement lisible et accessible à tous, il est possible d'avoir recours à des registres ou des carnets prêts à l'emploi, organisés par rubriques, ou contenant des pages numérotées pour éviter les falsifications. Si différents éditeurs en proposent, des versions numériques existent également, permettant une mise à jour plus facile et plus claire. L'objectif du carnet d'entretien étant d'informer en toute transparence le copropriétaire ou futur copropriétaire sur l'immeuble, tout ajout de plan, descriptif, photos sont utiles et nécessite un carnet sous forme adaptée. Consultation et copie
Le carnet peut être consulté à tout moment sur simple demande au syndic par tout copropriétaire comme par tout candidat acquéreur d'un lot de la copropriété.
Depuis janvier 2020, la loi 16 oblige les administrateurs de copropriétés divises à se doter d'un carnet d'entretien pour permettre le suivi rigoureux de l'évolution de leur immeuble. Dans l'avenir, tous les nouveaux administrateurs auront une image de l'état réel de leur bâtiment pour ainsi prévenir la dégradation et réduire les impacts considérables que les travaux imprévus peuvent avoir sur le portefeuille des copropriétaires. De fait, cet outil d'intervention est nécessaire à l'entretien du bâtiment et par le fait même, assure la pérennité de l'investissement des copropriétaires. Le carnet d'entretien comprend: Les informations relatives au descriptif de l'immeuble; Des fiches descriptives de chacun des équipements communs; L'historique des interventions (fiches interactives permettant d'intégrer les interventions antérieures et futures); Les contrats et les garanties; Un calendrier pluriannuel de l'entretien préventif des équipements; Des grilles de vérification des équipements communs permettant de faire leur suivi au fil des années.
Par ailleurs, le carnet d'entretien peut également mentionner des informations complémentaires que les copropriétaires peuvent décider de faire figurer à la majorité simple à l'ordre de leur assemblée générale comme celles relatives à sa construction ou aux études techniques qui ont pu être menées (article 5 du décret 2001-477). Sur la forme, le décret ne donne aucune précision particulière. Cependant, il est à noter que (article 5 du décret):
Lorsque le syndicat gère plusieurs bâtiments, le syndic ouvre dans le carnet d'entretien un chapitre par bâtiment. Lorsqu'il existe un ou plusieurs syndicats secondaires, il est tenu un carnet d'entretien par chacun d'eux. Dans ce cas, le syndic ouvre, dans le carnet du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats
établit ce document? Article 18-3 de la loi du 10 juillet 1965:
Le syndic est chargé:
– d'établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret;
Autrement dit, c'est le syndic et uniquement lui qui établit le carnet d'entretien.
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