Contraintes légales
Si l'archivage des documents électroniques reprend les bases de l'archivage physique, notamment en matière d' authenticité des documents et de délais de conservation, les deux pratiques peuvent être différenciées du point de vue des contraintes légales. L'archivage électronique est particulièrement encadré. EDelivery ou l’envoi certifié de vos documents électroniques | EDICOM. Effectivement, vous devez vous soumettre à diverses normes pour garantir l'intégrité et la pérennité des données stockées. Ainsi, les normes suivantes doivent être respectées:
Norme ISO 11506: elle aborde les méthodes d'archivage et de preuve de donnée s;
Norme ISO 15489: elle évoque le programme de « records management ». En respectant ces normes lors de l'archivage, vous vous assurez de la valeur probatoire de vos documents numériques lorsqu'ils sont fournis comme pièces justificatives. Les archives papier, quant à elles, sont soumises à moins de normes, bien qu'elles doivent tout de même respecter quelques règles:
des délais de conservation en fonction de la nature du document;
une méthode de classement et d'indexation claire;
une veille réglementaire;
un choix de stockage bien réfléchi, prenant en compte la température, le degré d'humidité et la protection incendie.
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Elle est plus sûre et plus fiable, car elle permet de réduire substantiellement le risque d'usurpation. La signature électronique qualifiée: qui repose sur un certificat qualifié et est créée à l'aide d'un dispositif de création de signature électronique également qualifiée. C'est la seule avec un effet juridique équivalent à une signature manuscrite, mais elle implique un process long et plus cher, et est finalement très peu utilisé dans le privé. La reconnaissance de la signature électronique en France est établie dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil. Aux États-Unis, les normes relatives à l'utilisation des documents et signatures électroniques sont présentes dans la partie 11 du titre 21 du Code des Réglementations Fédérales (CFR) de la Food and Drug Administration (FDA), ou FDA 21 CFR Part 11. Archivage signature électronique et e. Cette réglementation définit les conditions sous lesquelles la signature électronique est équivalente à la signature papier. Elle garantit également l' authenticité, la fiabilité et la validité des logiciels et des systèmes de traitement de leurs données numériques.
Impactant ainsi la conformité de leur système et la validité de la signature elle-même. De plus, les packages de validation fournis par les éditeurs sont fort utiles pour tester fonctionnellement leurs outils, mais sont incomplets au regard de tout ce qui doit être maîtrisé par le client: intégration aux processus, procédures, utilisateurs ou encore gestion du changement. Archivage signature electronique.fr. Conclusion Lorsqu'une entreprise décide de passer à la signature électronique, il est donc indispensable de bien définir son intention d'utilisation, ainsi que les possibles réglementations applicables. Ce contexte, ainsi connu, permettra de choisir une solution de signature électronique adaptée aux besoins de l'entreprise. Le système alors choisi et mis en place devra ensuite être validé afin de contrôler sa conformité et de maitriser les risques liés à son utilisation. Car une signature électronique bien configurée, conforme et validée pourra ainsi avoir une équivalence légale avec la signature manuscrite.
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Et ce, sans avoir besoin d'imprimer ou de numériser le document papier pour le signer. Apposez votre signature personnelle en quelques clics depuis n'importe quel support numérique (ordinateur de bureau, ordinateur portable, téléphone portable ou tablette)! Les avocats : le nouvel enjeu de l’archivage électronique - Arkhineo. Par ailleurs, la signature électronique possède la même valeur juridique que la signature manuscrite. Et ce, depuis 2016, grâce au règlement eIDAS qui impose un cadre juridique au niveau européen. Ainsi, pour être légaux, les outils de signature électronique doivent utiliser des techniques de cryptage, de cryptage asymétrique ou de hachage pour garantir l'intégrité des documents signés numériquement, l'identité du signataire et le consentement à la signature des contrats. Ce système de chiffrement poussé évite également le risque de vol d'informations personnelles ou d'usurpation d'identité. Secteurs concernés par la signature électronique
Secteur juridique
Selon une récente étude DocuSign, plus de 90% des équipes juridiques déclarent être "souvent" ou "toujours" prises par une tâche contractuelle.
ci plus-haut);
Classe 4, la signature assurant la disponibilité et l'intégrité à long terme des éléments de validation: elle permet de valider la signature au-delà de l'expiration des données de validation et des algorithmes craqués en intégrant d'autres éléments techniques nécessaires à cette opération, et ce même si l'AC n'existe plus. 3 scénarii de validation parmi d'autres
Scenario 1: Faire réaliser la validation de la signature au plus tôt. Conserver dans un environnement de confiance la signature, le fichier de preuve et le rapport de validation. Ce scenario a l'avantage de ne plus se préoccuper de la classe de signature et convient donc aux signatures basiques. Scenario 2: Utiliser une signature de classe 3 et la conserver dans un environnement de confiance. Le blog Digiposte - Quelle différence entre archivage papier et électronique ? - Digiposte for business. La signature pourra être validée, si besoin, au moment opportun. Scenario 3: Utiliser une signature de classe 4 en réalisant des horodatages réguliers qui la protègera dans le temps. Autres éléments de validité
Attention! La validation de la signature n'affranchit pas pour autant de conserver avec le document signer:
Le dossier de preuve qui sert à démontrer la qualité et la conformité du processus de signature mis en œuvre;
Le fichier (des éléments techniques) de preuve qui décrit le déroulé de l'action de signature.
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On utilise généralement un coffre-fort numérique. Quels outils pour réaliser la dématérialisation de documents? De nombreux logiciels existent pour procéder à la dématérialisation de vos documents, selon vos besoins, votre budget, la taille de votre entreprise. Archivage signature electronique http. Vous pouvez tout d'abord vous équiper d'un logiciel de facturation et/ou de comptabilité. Vous pourrez ainsi traiter toute la partie commerciale de votre activité de façon dématérialisée. En complément, un logiciel CRM ou un ERP apporte des fonctionnalités additionnelles dans la relation client et fournisseur, la gestion des stocks ou encore le marketing. Pour traiter la partie RH, les logiciels SIRH permettent de gérer tous les documents relatifs aux salariés: contrats, bulletins de paie, attestations, notes de frais, … La plupart des SIRH contient un coffre-fort numérique dédié. Bien évidemment, vous ne pourrez vous passer d'un logiciel de signature électronique. Ils vous permettent de ne pas avoir à imprimer des documents pour les signer puis les scanner (ils perdraient d'ailleurs leur valeur juridique si vous procédez ainsi!
Garantissant la fiabilité de l'échange dématérialisé, ce type de logiciel permet d'obtenir rapidement une signature électronique fiable et sécurisée. En cas de litige éventuel, cette signature électronique a exactement la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, contrairement à une signature numérique classique qui justifiera moins le consentement aux yeux de la loi. Afin de s'assurer du consentement plein et entier du signataire, le logiciel ne garantit une signature électronique officielle qu'une fois certaines étapes validées. Ces étapes justifient de l'identité du signataire par plusieurs contrôles ( réception d'une confirmation par mail ou par téléphone, lecture d'un test CAPTCHA, réponse à une question de réflexion comme une addition ou une soustraction…). Le document signé pourra notamment être imprimé ou généré au format afin d'être consulté au besoin. Que dit le règlement eIADS concernant la validité (ou non) d'une signature électronique? Lorsque l'on parle d'une signature électronique, on évoque régulièrement le règlement n° 910/2014/UE de l'eIADS.
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