Apprenez-en plus sur la procédure d'évaluation des tiers, ainsi que sur l'ensemble des 8 piliers: Téléchargez le livre blanc « Loi Sapin 2: les 8 mesures à mettre en oeuvre dans l'entreprise, par Altares Dun & Bradstreet
« Les entreprises doivent désormais mettre en place des procédures d'évaluation de la situation des clients, fournisseurs de premier rang et intermédiaires au regard de la cartographie des risques. Cette mesure suit logiquement la précédente dans la loi Sapin 2 puisque les tiers, quels qu'ils soient, figurent parmi les principaux acteurs du risque. C'est aussi la raison pour laquelle, parmi les huit mesures, celle-ci est une des plus importante. Mettons les choses au point tout de suite: l'entreprise peut être condamnée pour corruption même si les faits sont commis par l'intermédiaire de partenaires (apporteur d'affaires, agent, distributeur), elle est donc responsable et comptable de ces derniers. La difficulté et la vigilance s'accroissant d'autant plus si l'entreprise rayonne à l'international.
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En amont, il est préconisé d'établir la liste des salariés (en clarifiant leurs rôles et responsabilités dans cette démarche sensible) qui auront nécessité d'effectuer une évaluation des tiers, pour définir le nombre d'accès nécessaire à l'outil. En interne, il est conseillé de diffuser une procédure et un formulaire d'évaluation des tiers. Les prestataires savent s'adapter à leurs clients selon leurs besoins, c'est pourquoi il est important d' établir le niveau de détail demandé dans la recherche, et le périmètre (France ou international). Altares aide des milliers d'entreprises à effectuer leur évaluation des tiers grâce à sa solution de compliance automatisée indueD. Comment connaître le niveau de risque d'un tiers? La détermination du niveau de risque repose sur 2 étapes d'évaluation des tiers:
la notation basée sur des critères objectifs et quantifiables (sanctions, secteur d'activité, date de création…), la prise en compte d'éléments quantitatifs nécessitant une analyse ou un jugement (facteurs aggravants, coopérations…).
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Pourquoi avoir choisi les rapports compliance d'URIOS? « Parmi les prestataires qui ont été sélectionnés et reçus, notre choix s'est vite orienté vers les rapports d'évaluation des tiers proposés par URIOS. Ils remplissaient l'ensemble des critères que nous recherchions. De plus, nous faisions déjà appel à URIOS pour vérifier la solvabilité de nos clients et fournisseurs. Les rapports d'évaluation des tiers d'URIOS nous offrent à un niveau de vérification approfondi. Ils interviennent dans le contrôle d'intégrité de niveau 2 et 3, ce qui correspond au regard de la cartographie des risques aux tiers les plus à risque ou aux tiers pour lesquels un risque éthique fort est identifié. De plus, le rapport proposé est très simple en termes de lecture, très visuel, synthétique, avec un avis d'expert et des recommandations extrêmement utile. Tout à fait ce que nous recherchions. Il permet de statuer rapidement sur le niveau de risque et de nous assurer de l'intégrité du tiers avec lequel nous entrons ou nous sommes déjà en relation d'affaires.
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Ces règlementations soulèvent également des questions sur le positionnement de la fonction conformité, son organisation, ses rôles et responsabilités, mais aussi le lien avec les autres fonctions de gouvernance.
Pour cela, l'entreprise doit notamment:
Identifier le tiers. Selon l'AFA, recenser les données suivantes: nom, raison ou dénomination sociale, sa forme juridique, sa date de création, ses effectifs, son chiffre d'affaires, son capital, son/ses secteur(s) d'activité, ses domaines de compétence son implantation géographique. Identifier également les noms, prénoms des principaux actionnaires, ainsi que des bénéficiaires effectifs. Rechercher si les dirigeants ou principaux actionnaires n'ont pas fait l'objet d'une condamnation pour atteintes à la probité. Vérifier que le tiers dispose des compétences nécessaires pour l'accomplissement de sa mission. Ceci en particulier s'il s'agit d'un intermédiaire ou d'un dirigeant. Vérifier que le tiers a mis en place un dispositif conformité anticorruption. Quelles décisions au terme de l'évaluation? La relation peut être approuvée avec ou sans mesures de vigilance renforcée. Au contraire, l'évaluation amène à décider de mettre un terme à la relation ou de ne pas l'engager.
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