Fonctionnalités de Gestion documentaire RH en ligne
DOSSIERS SALARIÉS CENTRALISÉS
Stockez et sécurisez tous les documents associés à un salarié, de son recrutement à son départ à la retraite, dans son dossier centralisé. ESPACES DE PARTAGE
Partagez en toute sécurité les documents avec les managers, les salariés ou les partenaires externes via des espaces de partage en ligne, plutôt que via la messagerie web de l'entreprise. SIGNATURE RH
Permettez aux salariés de signer en un clic leurs documents en ligne. Stockez automatiquement ces documents pour les retrouver facilement par la suite
RECHERCHE AVANCÉE
Effectuez des recherches avancées et multi-critères: type de document, numéro d'identification du salarié, dates ou autres métadonnées. DROITS D'ACCÈS
Contrôlez l'accès aux dossiers salariés en fonction du type de document et du profil de l'utilisateur. PARAMÈTRES DE RÉTENTION
Définissez les règles de rétention de vos documents RH pour vous assurer qu'ils sont conservés pendant la période adéquate.
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PeopleDoc est un portail de gestion documentaire RH dématérialisée permettant de rationaliser et d'optimiser les flux documentaires. Avec PeopleDoc, vous simplifiez la distribution et sécurisez l'archivage de tous vos documents RH, notamment les bulletins de paies dématérialisés de vos salariés. Dématérialisez et distribuez vos documents RH en quelques clics
La digitalisation des dossiers salariés et des contrats permet de rationaliser leur stockage, leur organisation et leur partage. La gestion documentaire RH dématérialisée sécurise les pratiques RH, permet de gagner en productivité en automatisant la distribution des documents RH ou des bulletins de paie. Optimisez la gestion de vos flux documentaires RH
Attestations de travail, bulletins de salaire, relevés de temps, contrats, bulletin de paie électronique …la gestion des ressources humaines est simplifiée. Les documents RH sont diffusés, sécurisés et répartis dans les dossiers salariés avec archivage légal automatique. Ils sont accessibles en ligne dans un espace personnalisé où ils peuvent être consultés ou téléchargés.
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Puis, la société participe à l'écologie en minimisant les impressions sur papier. En outre, grâce à l'échange interne en temps réel, elle permet un partage fluide avec les collaborateurs (et fournisseurs, clients, etc. ). Enfin, le gain de temps en recherche augmente de 30% et les coûts liés à la diffusion sont réduits de 80% avec la GED. Les différents logiciels utilisés en GED et leurs fonctionnalités
Parmi les logiciels performants pour la gestion des documents d'entreprise, découvrez le logiciel un dossier une place pour sa gestion documentaire en entreprise. Le secteur propose aussi ces quelques logiciels:
Oodrive: c'est un logiciel français qui partage et synchronise les données sur plusieurs supports, sauvegarde les fichiers en cas de piratage ou de bug et fait une signature numérique. Zeendoc: c'est un logiciel version Sages informatique. Il offre une annotation des documents, un archivage des fichiers à valeur probants (facture, bulletin de paie), un export comptable, un coffre-fort électronique et une classification des documents (RAD-LAD).
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Collaborez avec votre service des ressources humaines pour aider à mettre en place une solution de gestion des documents qui respecte ou dépasse ces cinq C. Vous constaterez que le gain en vaut la peine.
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Une GED bien pensée permet ainsi d'accroitre la productivité en réduisant les temps de recherche des documents selon leur importance, la fréquence de consultation ou encore au regard des principales demandes émanant des acteurs de l'entreprise. Dans un environnement où l'expérience utilisateur constitue un facteur déterminant d'engagement et de fidélisation, une GED peut contribuer à améliorer la perception des collaborateurs en termes d'accès et de diffusion de l'information. Une satisfaction globale est ainsi observée, permettant de renforcer le lien entre fonction RH, managers et collaborateurs. Cette dimension est particulièrement importante dans le cadre du travail à distance développé actuellement. Enfin, en réduisant le temps associé au processus d'accès aux documents, les acteurs peuvent se consacrer à d'autres tâches à valeur ajoutée. Comment mettre en place une GED efficace? Comme nous l'avons vu, mettre un place un processus de GED efficace nécessite concertation et anticipation.
La GED permet une meilleure traçabilité et sécurité! Une solution de GED va permettre de tracer de bout en bout l'ensemble des processus RH notamment grâce au suivi des modifications documentaires et à la valeur probante des documents via la signature électronique. Cette gestion collaborative permet un meilleur suivi et le facilite. Nombreuses sont les entreprises qui ont une démarche qualité dans laquelle la traçabilité est attendue et la GED est en capacité d'y répondre. De plus, la GED permet une sécurisation complète des informations RH grâce au contrôle des accès, à l'infrastructure numérique, à la maîtrise des données: dossiers du personnel, contrats, informations confidentielles: tous requièrent un système de stockage sécurisé et organisé, capable de protéger ces informations, qui ne doivent en aucun cas être perdues, volées ou falsifiées. La GED révolutionne la gestion des intégrations ( onboarding)! Pour de nombreuses entreprises, l' onboarding est une priorité pour contrer la rétention des talents lié à des environnements compétitifs.