Quand? - Dates clés
Enoncer les principales dates du processus:
- date de la remise de la proposition commerciale et technique (réponse du fournisseur),
- date de prise de décision,
- date de passation de la commande,
- date de livraison de la solution. Rédiger un tel document ne se fait pas à la légère. Une méthodologie rigoureuse est nécessaire pour bien faire l'inventaire de ses besoins et du profil des fournisseurs susceptibles de répondre à ses sollicitations. L'acheteur ne pourra pas s'exonérer d'une analyse fine de ses exigences pour générer un appel d'offres qualitatif simple à lire, à comprendre et respirant d'un certain professionnalisme. Procéder ainsi réduit le risque de recevoir des propositions à tiroirs à n'en plus finir. Tomber dans ce travers revient à faire perdre du temps à tout le monde: service achats et fournisseurs. A lire aussi
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La rédaction d'un appel d'offres demande de suivre une structure bien précise. Voici les différents éléments qui doivent le composer:
une introduction,
les exigences spécifiques du produit ou service recherché,
les critères de sélection et les méthodes d'évaluation,
un échéancier avec les délais de livraison,
la description de l'ensemble de la procédure (de la publication de l'appel d'offres à la fin du projet). Les différentes étapes de la rédaction d'un appel d'offres
Suivez ces étapes pour rédiger un appel d'offres professionnel et convaincant. 1. Définir votre projet et vos besoins
Avant de vous lancer dans la création de votre appel d'offres, prenez le temps de déterminer en quoi consiste votre projet, ce dont vous avez besoin pour le réaliser et ce que vous attendez du futur fournisseur. Soyez précis et dressez la liste des tâches que le prestataire devra effectuer, comment il devra procéder, où le travail se déroulera et quand il devra être terminé. Appuyez-vous sur cette liste lors de la rédaction de votre appel d'offres pour être certain de ne rien oublier.
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Phase importante du processus d'achat, l'appel d'offres nécessite une excellente organisation. Découvrez les points clés pour réussir ce type de consultations. Qu'est-ce qu'un appel d'offres? Son objectif est de consulter un ensemble de fournisseurs présélectionnés afin qu'ils transmettent une proposition commerciale et technique pour répondre au besoin exprimé par l'entreprise. A partir d'un cahier des charges commun, il est possible de comparer les propositions (tarifs, solutions proposées... ) des partenaires potentiels suivant différents critères. L'appel d'offres s'utilise aussi bien pour la fourniture de produits que de services (conseil, formation, etc. ). Il n'est pas réservé aux grandes entreprises, les PME ont tout avantage à utiliser cet outil lorsque les enjeux sont conséquents. En adoptant une telle démarche, les gestionnaires de petites structures peuvent ainsi organiser des consultations rigoureuses. Quelques termes utilisés: L'acronyme "RFP" pour Request For Proposal, soit un appel d'offres.
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Une fine analyse de ses exigences génère un appel d'offres qualitatif. Pour ce faire, l'appel d'offres se doit d'être explicite en étant simple à lire et facile à comprendre, sans oublier qu'il doit se faire l'écho d'un certain professionnalisme. Le respect de cette procédure vise à limiter les risques de recevoir des propositions jugées inintéressantes du point de vue de vos attentes entrepreneuriales. Vous perdriez du temps et en feriez d'ailleurs perdre au service achat ainsi qu'à ses fournisseurs. Le but étant de mettre en concurrence plusieurs entreprises pour fournir un produit ou un service. Et ce, pour obtenir la meilleure offre. Comment lancer un appel d'offres? Il existe deux méthodes pour lancer un appel d'offres. La première consiste à diffuser publiquement un avis de projet de marché, électroniquement, au moyen du Service électronique d'appels d'offres du gouvernement disponible sur la plateforme de l'état. La deuxième consiste, quant à elle, à adresser l'appel d'offres ou la demande de proposition directement aux entreprises inscrites dans une liste de fournisseurs compétents ou diffuser un avis dans des journaux spécialisés ou professionnels.
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Vous devez transmettre l'offre en une seule fois. Vous avez la possibilité d'adresser une nouvelle offre avant la fin des délais impartis. Si tel est le cas, seule la dernière offre reçue est examinée. Dans certains cas, l'organisme peut vous demander d'accompagner votre offre par des échantillons, des maquettes, des schémas, etc. Si cette demande implique un investissement, une prime compensatoire peut vous être versée. Son montant est défini dans les documents de consultation. Soyez attentifs au contenu de la demande pour exprimer votre offre au plus près du besoin et être sélectionné! Entreprises: où trouver les appels d'offre? Voici les principaux supports où vous pouvez rechercher les appels d'offre:
le BOAMP (Bulletin officiel des annonces de marchés publics), accessible en ligne. Vous pouvez y effectuer une recherche par secteur géographique, par mots clés, ou par secteurs professionnel. La plateforme des achats de l'Etat (PLACE)
un journal habilité à recevoir des annonces légales (JAL),
le Journal officiel de l'Union européenne (JOUE).
Le candidat doit fournir dans son dossier de candidature les pièces suivantes: Déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun cas d'interdiction de soumissionner à un marché public Documents et renseignements qui permettent à l'acheteur de vérifier son aptitude à exercer son l'activité professionnelle, ses capacités économique, financière, techniques et professionnelles. Il doit indiquer s'il a recours à d'autres fournisseurs ou prestataires. Dans le dossier de candidature, l'acheteur ne peut demander que des renseignements et des documents figurant dans une liste fixée réglementairement. Dans ce cadre, il peut demander des documents concernant la capacité économique et financière des candidats. Exemples: Déclaration concernant le chiffre d'affaires du candidat (global ou uniquement celui du domaine d'activité qui fait l'objet du marché) des 3 derniers exercices au maximum Déclarations de banques ou preuve d'une assurance des risques professionnels Bilans (ou extraits de bilan) des 3 dernières années.
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