Le vote par correspondance consiste pour un associé, d'exprimer son vote au cours d'une assemblée des associés, sans être présent, ni physiquement, ni virtuellement à celle-ci, ni de recourir au mécanisme de procuration ou de mandat. Le vote par correspondance peut avoir lieu sous forme papier ou sous forme électronique. Lorsque le vote a lieu sous la forme électronique, il est dit à distance[3]. Le vote par correspondance doit toutefois se faire suivant certaines modalités. Modalités d'exercice du vote par correspondance Le vote par correspondance peut concerner toutes les assemblées (ordinaires, extraordinaires ou spéciales).
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Comme pour les réunions du conseil d'administration, certaines exceptions à la dématérialisation subsistent: Lorsque les statuts interdisent l'utilisation d'un tel procédé ou encore; Lorsque les réunions portent sur les garanties accordées par la société Afin de faciliter l'organisation des votes lors de vos assemblées générales, nous mettons à votre disposition un modèle de bulletin de vote par correspondance téléchargeable gratuitement >
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Le vote à distance classique: la voie postale Le vote à distance des actionnaires se fait le plus souvent par voie postale. L'ensemble des documents nécessaires ainsi qu'un bulletin de vote à distance sont envoyés à l'actionnaire. Vote électronique et Visioconférence Le vote électronique aux assemblées d'actionnaires est possible en vertu de l'article R225-61 du Code de commerce. Il convient que les Statuts de la société prévoient ce mode de vote et qu'un site Internet soit exclusivement consacré à ces fins par la Société. Les sociétés qui entendent recourir à la télé communication électronique en lieu et place d'un envoi postal doivent préalablement recueillir par écrit l'accord des actionnaires intéressés qui indiquent leur adresse électronique. Ces derniers peuvent à tout moment demander expressément à la société par lettre recommandée avec demande d'avis de réception que le moyen de télécommunication susmentionné soit remplacé à l'avenir par un envoi postal. L' usage de la visioconférence est reconnu aux actionnaires afin de leur permettre de participer aux assemblées.
Vote Par Correspondance En France
En indiquant désormais qu'il suffit que les dispositions légales ou réglementaires le « permettent », cela valide pleinement d'y avoir recours pour les associations ou les SAS. La loi le permet, puisqu'elle ne s'y oppose pas! Des précisions propres aux SARL et à certaines sociétés par actions Le décret n°2020-418 du 10 avril 2020 permet, toujours au profit de l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou le représentant légal agissant sur sa délégation, de décider que les associés ou les actionnaires peuvent voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication. Ne sont ici concernées que les seules sociétés à responsabilité limitée (Sàrl) et sociétés anonymes (SA) ou autres sociétés de capitaux bénéficiant du régime prévu aux articles R. 223-20-1, R. 225-61 ou R. 228-68 (assemblées d'obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital) du Code de commerce (art. 5). Cette possibilité de vote « électronique » est prévue par le règlement sans qu'une clause statutaire ne soit nécessaire.
Pour être recevable, chaque associé de SAS doit, après avoir accepté ce mode de convocation, accuser réception de la convocation, et, si nécessaire, prendre acte des documents transmis et indiquer que ceux-ci sont suffisants pour éclairer son vote. Une convocation verbale est possible dès lors qu'aucun document ne doit être transmis aux associés préalablement à la réunion. Un associé de SAS qui n'a pas été convoqué et qui n'était ni présent ni représenté peut obtenir en justice l'annulation des décisions prises par l'assemblée. Contenu de la convocation
Aucune disposition légale n'impose des mentions précises. La convocation doit au minimum contenir l'identification de la SAS et l'ordre du jour. Les questions qui seront discutées doivent être immédiatement compréhensibles sans avoir à se référer à d'autres documents. Délai de convocation des associés de SAS
Le délai de convocation est libre mais il doit laisser à chaque associé le temps de la réflexion avant d'adopter une position. Il peut être de:
8 jours dans une SAS où les associés sont peu nombreux et occupent des fonctions de direction,
15 jours dans une SAS où les associés se connaissent peu.