C'est un document qui mettra en évidence les différentes étapes du système d' archivage de documents papier ou électroniques de l'entreprise. Ce plan doit situer sur la responsabilité de chaque participant aux travaux d' archivage. Il permet également de savoir comment la gestion des demandes de rechargement est effectuée et la façon, dont les archives est détruites lorsque la prescription est acquise. Pour l' archivage des documents dans une entreprise, le plan d' archivage est préparé par l'équipe projet avant d'être validé par le comité de pilotage. Dans le cadre de l'élaboration de ce plan, il est impératif de consulter différentes fonctions, comme la fonction juridique, la direction de systèmes d'information, les équipes métiers et le responsable documentaire. Phase de conservation des documents archivés
Dans un plan d' archivage de documents pdf, on se concentre particulièrement sur la phase qui concerne la maintenance de la qualité des données stockées et l'accès à celles-ci. C'est une étape assez lourde, ce qui se comprend puisque la durée de conservation est longue.
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Les choses sont plus simples avec les documents bureautiques qu'il est possible d'archiver au format PDF. Sachez qu'il n'y a pas de règles particulières à respecter pour une procédure d' archivage des documents pdf. La deuxième exigence est le besoin de procéder fréquemment à des contrôles sur le stock dans le but de repérer d'éventuelles détériorations de formats ou de supports
La troisième exigence veut que soit établi le cahier des charges des documents et fichiers à migrer. Il est nécessaire à ce niveau d'indiquer les volumes à traiter et les priorités pour budgétiser et mieux organiser cette migration. Les entreprises ne sont généralement pas bien équipées pour réaliser cette opération. C'est pourquoi il est recommandé de confier toutes les opérations technologiques qui en découlent à des tiers spécialisés. En plus d'avoir l'expertise nécessaire, ces archivistes professionnels opèrent en respectant les normes. DEVIS ARCHIVAGE
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AGS Archivage est spécialiste de l'archivage et la conservation de vos documents de manière confidentielle et sécurisée. Vos archives physiques sont consultables à tout moment et nos solutions de numérisation et de GED vous permettent un accès instantané à tous vos documents digitalisés. En externalisant l'archivage de leurs documents, nos clients peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, et ainsi gagner du temps sur la gestion de leurs archives. AGS Archivage peut gérer le cycle de vie complet de l'ensemble de vos documents et données. Avez-vous besoin de services de gestion documentaire? Nous contacter
Les solutions AGS Archivage
AGS Archivage offre une large gamme de services pour répondre à tous vos besoins. AGS Archivage vous assiste à chaque étape de votre projet d'archivage: depuis l'analyse de vos documents, à leur archivage physique et numérique. Nous offrons également une solution d'archivage patrimoniale pour la conservation des fonds patrimoniaux de nos clients. AGS Archivage – Archivage des Documents
AGS Archivage offre des solutions personnalisées de gestion documentaire partout dans le monde.
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À ce titre, il est préférable pour vous de bénéficier des solutions proposées par Arcalys en matière d'expertise professionnelle sur la gestion et l'externalisation des archives. Ainsi, il vous sera possible d'optimiser vos coûts et vos ressources, pour vous consacrer pleinement et en toute sérénité à votre activité. By Chris McKenna (Thryduulf) (Own work) [ CC BY-SA 3. 0], via Wikimedia Commons
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N'oubliez pas d'archiver vos documents de manière régulière; ainsi, vous gagnerez du temps et l'archivage sera d'autant plus facile qu'il sera entrepris sans plus attendre. Conserver sous forme papier ou numériser les archives? La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l'archivage comporte des avantages et des enjeux d'ordre juridique et économique. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papiers restent le support de conservation le plus confortable pour être consulté, bien que la numérisation présente aussi des avantages en terme de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation. Pensez aussi à l'externalisation des documents professionnels
La gestion en externe d'une partie ou de la totalité de vos documents professionnels par une société de tiers-archivage est également une solution à prendre en considération. Surtout, si vous ne disposez pas de local ou de personnel suffisamment compétent pour garantir une gestion et une conservation des archives en toute sécurité et de manière pérenne.
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Table des matières:
Introduction
Première partie: Qu'est-ce que le management de la qualité? 1 Historique du management de la qualité
1. 1 Naissance aux Etat-Unis
1. 2 L'enseignement américain au Japon
1. 3 L'essor du management japonais
2 La normalisation
2. 1 Les normes ISO 9000
2. 2 Enjeux et impacts de la certification ISO 9001
Deuxième partie: Le système de management de la qualité de Segula Technologies
3 Une société de conseil en ingénierie industrielle
3. 1 Les secteurs d'activité
3. 2 Les savoir-faire
3. 3 La politique qualité
Troisième partie: Quelle politique d'archivage pour Segula Technologies? 4 Une politique d'archivage au service de la qualité
4. 1 Cadre normatif
4. 2 Mise en place d'un projet de records management
4. 3 Les besoins de Segula Technologies
Quatrième partie: Les solutions envisagées
5 Externaliser l'archivage
5. 1 Avantages
5. 2 Inconvénients
6 Le système d'archivage électronique
6. 1 Fonctionnement du système d'archivage électronique
6. 2 L'exemple du projet Ad Vitam de Total
7 Le logiciel de gestion d'archives
7.
b. Mode d'archivage électronique
Avec l'arrivée des nouvelles technologies et les
nombreux échanges qui passent par Internet, le
problème de l'archivage électronique a
soulevé plusieurs questions. Le législateur a répondu à ces questions au
travers de plusieurs textes. Le code civil énonce
clairement que « l'écrit sous forme
électronique est admis en preuve au même
titre que l'écrit sur support papier, sous
réserve que puisse être dûment
identifiée la personne dont il émane et qu'il soit
établi et conservé dans des conditions de nature
à en garantir l'intégrité. »
(article 1316-1)
L'entreprise peut sans contexte conserver ses documents
sous la forme électronique. Pour elle, cela signifie un
gain de place et une économie
évidente. Cependant, on peut se poser la question de la fiabilité de
la signature électronique. L'article 1316-4 du code civil met l'accent sur
cet élément: « La signature
nécessaire à la perfection d'un acte juridique
identifie celui qui l'appose. (... ) elle confère
l'authenticité à l'acte.
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