Quelle est la procédure pour gérer les impayés? La gestion des impayés suit une procédure assez rigoureuse. Lorsqu'elle est vite enclenchée, elle permet généralement de régler la situation très rapidement. Néanmoins, il peut arriver dans certaines situations que les démarches prennent plus de temps. La lettre de relance
Pour commencer, il faut prioriser la relation commerciale avec la rédaction d'une lettre de relance, notamment parce qu'on ne connaît pas toujours les causes qui se cachent derrière un retard de paiement. Il se peut par exemple que le client concerné traverse une période un peu sèche au niveau de sa trésorerie. De même, s'il s'agit d'une entreprise de bonne taille, l'ordre de paiement est peut-être en attente d'une validation. Généralement, ce sont ces problématiques qui rallongent la procédure, et ce, encore plus dans les structures cloisonnées. Il s'agit donc d'envoyer dans un premier temps une lettre de relance, par email ou courrier. Dans celle-ci, il faut entre autres rappeler au client qu'il y a une facture, ou plusieurs, dont ce dernier doit encore s'acquitter.
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Une modification des conditions générales des ventes, applicable à l'ensemble de la clientèle est également nécessaire. Se renseigner sur l'émetteur du chèque
Si le client est un particulier
Selon le secteur d'activité, il arrive que les clients remettent les chèques en main propre: il est toujours utile de demander une pièce d'identité dans ce cas. Si les informations ne correspondent pas, il est possible que le chéquier soit volé et que le client soit au courant. Le site Vérifiance, créé par la Banque de France et régulièrement mis à jour et permet également de vérifier:
Si le chéquier ne fait pas l'objet d'une opposition pour perte ou vol
Si le chéquier n'est pas inscrit au Fichier National des Chèques Irréguliers
Si le client est une entreprise
Il est judicieux de se renseigner sur la santé financière de l'entreprise avant d'accepter un règlement par chèque de sa part. Il existe une multitude de moyens de se renseigner sur la solvabilité d'une entreprise, son endettement et la situation de ses dirigeants:
Le registre du commerce et des sociétés: il permet de consulter les comptes annuels d'une entreprise, documents indispensables pour s'informer sur sa situation financière.
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Les recours en cas de chèques impayés
Que faire si les précautions développées plus haut n'ont pas suffi et qu'une entreprise se voit remettre un chèque sans provision? Voici quelques pistes à explorer dans ce cas de figure. La démarche à l'amiable
Un chèque sans provision représente nécessairement une dette non réglée de la part d'un client, qui peut faire l'objet d'une procédure de recouvrement de créance. La première étape de cette démarche prend donc la forme d'une lettre de relance (ou lettre de recouvrement), envoyée au client pour lui rappeler la dette qu'il a contracté auprès de l'entreprise. En effet, un chèque impayé n'est pas nécessairement signe de malhonnêteté et peut être dû à un décalage de trésorerie, par exemple. Un rappel courtois mais ferme par courrier recommandé demandant au client de procéder à l'acquittement de sa dette dans les plus brefs délais permet de s'assurer de la bonne foi d'un client avant d'envisager d'autres procédures. La rédaction d'une lettre de relance reste un exercice simple: il faut simplement y retrouver les données essentielles comme les références de la facture, les dates-clés et les montants concernés, le tout encadré par un ton cordial mais ferme.
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Grâce à ce type d'assurance, vous aurez la certitude de ne plus subir de retard de paiement ou de décalage de trésorerie pour les factures assurées. COMMENT GÉRER LES IMPAYÉS EN ENTREPRISE? L'un de vos clients est en retard de paiement? Avant de faire appel à la justice, prenez contact avec lui pour essayer de trouver une solution à l'amiable. Vous pouvez lui envoyer un email ou un courrier, ou encore le contacter par téléphone pour évoquer ce retard de paiement. En effet, votre client a peut-être tout simplement oublié de régler la facture ou est dans une situation financière nécessitant un délai de paiement supplémentaire. Si malgré cette première prise de contact et une éventuelle relance, votre client ne procède toujours pas au paiement de la facture, vous pouvez lui envoyer une mise en demeure. Vous rendez alors la dette que votre client entretient auprès de votre entreprise officielle sur le plan juridique. Si là encore votre client refuse de payer la facture, vous pouvez recourir à un huissier de justice pour le forcer à vous rembourser la somme due.
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Si le client a seulement oublié de régler la somme due, la situation peut vite s'arranger. Cependant, si la première lettre demeure sans réponse au-delà d'une semaine, il est possible de procéder à l'envoi d'un second courrier de relance. Dès lors que celui-ci subit le même sort, le freelance est en droit de penser que son client est de mauvaise foi. De surcroît, le client peut aussi nier l'existence de toute dette, ce qui doit mener à la plus grande vigilance. Lorsque le client ne solde toujours pas son impayé après deux lettres de relance, il est alors temps de lui envoyer un courrier de mise en demeure. La lettre de mise en demeure
La lettre de mise en demeure vise à obliger le débiteur à s'acquitter du paiement de sa dette sous un certain délai, et à le prévenir qu'à défaut, des poursuites judiciaires pourront être enclenchées contre lui. C'est donc la dernière étape avant de faire appel à la justice. Il est évidemment conseillé de rédiger ce courrier en présence d'un avocat, car cela lui donne une véritable force contraignante et une crédibilité plus importante.
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