Toute entreprise, quel que soit son domaine d'activité, a besoin de trouver de bons fournisseurs ou prestataires lorsqu'elle doit effectuer des travaux ou acheter un produit ou un service. C'est grâce à un appel d'offres que l'entreprise pourra trouver le prestataire qui correspond à ses exigences. Afin d'éviter d'être submergé par les propositions ou de recevoir des offres qui ne sont pas adaptées à vos besoins, il est essentiel de rédiger vos appels d'offres avec soin. Ainsi, vous obtiendrez des réponses de qualité et vous gagnerez un temps précieux. Qu'est-ce qu'un appel d'offres? Un appel d'offres est une procédure dont l'objectif est de mettre en concurrence plusieurs entreprises afin de fournir une prestation, un produit ou un service. L'appel d'offres permet à un commanditaire ou maître d'ouvrage (une entreprise ou un organisme public) de choisir parmi les propositions commerciales chiffrées de plusieurs offreurs, celle qui répond le mieux aux besoins et aux critères formulés dans le cahier des charges.
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Besoin d'aide pour constituer votre dossier de réponse à un appel d'offres et répondre aux appels d'offres relevant de la commande publique? Il vous faudra pour cela former vos dossiers pour candidater et soumissionner. Le plus souvent, il convient de produire deux dossiers: la candidature et l'offre. Qu'est ce qu'un dossier de réponse à un appel d'offres? Votre dossier de réponse à un appel d'offres représente l'intégralité des documents que vous allez soumettre à l'acheteur public, comme il l'exige dans son règlement de consultation, afin qu'il puisse admettre votre candidature et analyser votre offre technique et financière pour la noter au regard des critères de jugement des offres et prendre sa décision. Il contient ainsi aussi bien les documents administratifs exigés par l'acheteur afin d'évaluer vos capacités (DC1, DC2, etc. ), que le mémoire technique correspondant à la description de votre offre. Ce dossier de réponse à un appel d'offres doit être remis avant la Date Limite de Remise des Offres (DLRO) renseignée dans l'Avis d'Appel d'Offres et le Règlement de Consultation, sous peine de voir votre offre rejetée.
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Il précise à qui et où remettre l'offre, la possibilité d'une visite des lieux, le contenu attendu de l'offre, les critères de choix et leur pondération, la possibilité d'une négociation, etc. Si toutes les mentions nécessaires sont contenues dans l'avis de marché, le règlement de la consultation n'est pas obligatoire. Le dossier de consultation des entreprises (DCE) contient tous les documents utiles pour connaître le besoin de l'acheteur. Les informations fournies doivent être suffisamment précises afin que les fournisseurs ou les prestataires puissent déterminer la nature de ce besoin et décider de se porter candidat ou non. Certains acheteurs fournissent également un cadre de réponse à remplir, des formulaires pré-remplis, etc. Les besoins de chaque acheteur étant spécifiques, il est important de lire attentivement tous les documents de la consultation pour savoir à quoi l'on s'engage si son offre est retenue. Il est aussi utile pour répondre de façon personnalisée, en évitant, en particulier, la remise d'un dossier-type qui sert à répondre à tous les marchés publics.
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Les appels d'offres sont simplifiés par l'envoi par e-mail et permettent d'avoir des réponses rapides de la part des fournisseurs. Cependant, ceux-ci demandent d'être envoyés avec rigueur afin de ne pas se retrouver submergés par les propositions ou bien d'obtenir des réponses mal adaptées à la demande et donc faire perdre un temps précieux. Savoir dénicher de bons fournisseurs est essentiel lorsque l'on est entrepreneur. Afin de maîtriser cet art, vous devez mener avec soin vos appels d'offres pour que ceux-ci soient efficaces. Leur efficacité est d'autant plus importante que ces derniers vont déterminer la qualité des réponses obtenues. Sous un angle général, l'appel d'offres ou RFP (Request for Proposal) réfère à une procédure qui permet à un commanditaire, dit le maître d'ouvrage, autrement dit, vous, de faire le choix de l'entreprise, c'est-à-dire le soumissionnaire ou le fournisseur. Ce choix doit résulter de l'entreprise la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services.
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Ces informations aident les fournisseurs à comprendre la genèse de la demande et ainsi mieux positionner leur réponse. L'expertise des partenaires peut également les amener à apporter un éclairage novateur sur la situation. Quoi? - Cahier des charges
Coeur de la demande et fruit d'un travail de concertation entre l'acheteur et le demandeur / prescripteur, le Cdc d'achat formalise les besoins et attentes auxquelles le partenaire devra apporter une solution. Il comprend notamment:
- la description du besoin,
- l'énoncé des objectifs et des livrables (dont les volumes),
- le détail des fonctionnalités attendues. Pour exprimer les besoins en profondeur et mieux définir ses exigences, il est recommandé de bâtir un cahier des charges fonctionnel (CdCF). Ce dernier liste les fonctions principales, secondaires, les contraintes, les critères d'appréciation avec les niveaux imposés, etc. Comment? - Déroulement de l'appel d'offres
On retrouve dans cette partie l'ensemble des modalités du processus comprenant différents types d'information:
- Critères de sélection (généraux)
- Contacts internes en fonction des types de demandes d'information (technique, économique, etc. )
- Format de la réponse attendue sur le fond et la forme (par exemple un prix par lot, avec des options - sous format électronique pour la forme)
- Conditions générales d'achat
- Clauses complémentaires: confidentialité, normes à respecter...
Les pièces obligatoires
une déclaration sur l'honneur attestant que vous n'êtes pas frappé par une interdiction de soumissionner à un marché public;
les documents et renseignements destinés à de vérifier votre aptitude à exercer votre activité professionnelle, votre capacité économique et financière et vos capacités techniques et professionnelles.
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