Bien que très attendu par les salariés, le bulletin de paie électronique (BPE) est encore finalement assez rarement la norme. Malgré un coût de mise à disposition globalement moins cher, le dispositif impose un certain nombre de nouvelles règles, dont le choix d'un outil de conservation, le fameux coffre-fort numérique. Quelles sont les règles imposées en matière de bulletin de paie dématérialisé? Quelles sont les solutions à disposition et comment arbitrer pour limiter les complications au niveau du service RH? Le point avec nos experts en gestion de la paie. Rappel, quelles sont vos obligations depuis la mise en place du bulletin de paie et du coffre-fort numériques? Depuis la loi Travail de 2017, vous n'avez plus l'obligation de demander l'accord de vos collaborateurs pour leur communiquer leurs bulletins de paie par voie électronique. Le fameux BPE peut donc devenir la règle par défaut, sachant que les salariés conservent le droit de s'y opposer à tout moment, y compris après avoir déjà reçu plusieurs bulletins dématérialisés.
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Dématérialisation des bulletins de paie, quelles obligations légales pour l'employeur? Dématérialiser ses bulletins de paie, oui, mais attention à ne pas enfreindre les obligations légales vis-à-vis de vos employés! Ainsi, le décret du 16 décembre 2016 organise les conditions dans lesquelles l'employeur informe le salarié de son droit d'opposition et détermine les modalités d'accessibilité aux bulletins de paie afin de préserver la confidentialité des données. Voici, en bref, vos principales obligations:
Droit d'opposition: le salarié doit avoir la possibilité de refuser l'archivage éléctronique du bulletin de salaire. Dans ce cas l'employeur est tenu de satisfaire la demande du salarié dans un délai de 3 mois. Modalités d'accessibilité: l'entreprise ou le prestataire stockant les bulletins de paie, doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie pendant une durée de cinquante ans ou jusqu'aux 75 ans de l'employé
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Pour cette raison, toutes les données stockées dans ce type de solution doivent être chiffrées numériquement. Que dit la loi? L'un des piliers de la Loi EL-Khomri est l'autorisation pour les employeurs de remettre un bulletin électronique à leurs salariés. Cependant le bulletin de paie dématérialisé doit respecter certaines conditions:
Informer vos salariés
Si l'entreprise souhaite supprimer le bulletin papier et le remplacer par un bulletin de paie numérique, vous devez prévenir les salariés au moins 1 mois à l'avance. Garantir la confidentialité des bulletins électronique
L'employeur a l'obligation de transmettre les bulletins de salaire dématérialisés dans des conditions qui garantissent l'intégrité et la confidentialité des informations contenues dans le document. Pour cela, les bulletins peuvent être conservés au sein d'un coffre-fort électronique qui garantira des documents d'origine n'ayant subi aucune modification. Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé
Le bulletin de paie dématérialisé doit être accessible et disponible pour le salarié une durée de 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans..
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