Il est toujours pertinent de prévoir une deuxième date au cas où les lieux ne seraient pas disponibles. Si vous comptez sur l'agence pour fixer le moment où aura lieu votre événement, pensez à l'informer de l'actualité de votre société. Cela permet d'éviter les doublons et de choisir la période la plus pertinente pour l'entreprise. Concernant le lieu événementiel, il est utile de donner également toutes les informations déjà en votre possession: localisation souhaitée, accès, types de locaux envisagés, prestations associées le cas échéant (restauration, hébergement, acheminement des invités, équipements spécifiques souhaités …). Apporter des précisions sur les invités
Le cahier des charges doit si possible répondre aux questions suivantes:
Combien attendez-vous de participants? Êtes-vous sur une cible professionnelle ou grand public? S'agit-il de clients, de partenaires, de fournisseurs? Parlent-ils tous français? Si l'événement est organisé uniquement pour vos collaborateurs, quels sont leur fonction et leur degré d'implication dans l'entreprise?
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Pour un show de lancement de produit, faut-il un décorateur, des hôtesses, des techniciens son et lumière, qui assurera l'approvisionnement logistique? Pour un séminaire de motivation, solliciter un équipement sonore? Quel type d'activité rechercher pour un Team Building? Ce programme vous permettra d'identifier les prestataires auxquels vous devrez faire appel pour organiser votre événement. Le budget alloué
Dernier critère mais non des moindres, celui du budget. Evaluez-le en reprenant bien tous les éléments précédents de votre cahier des charges de l'événement. Sachez que les prix sont en moyenne 15 à 20% plus élevés en Ile de France qu'en région. A titre indicatif, chez les professionnels du tourisme d'affaire, pour un événement d'une journée (avec pauses café mais sans restauration) un lieu en Ile de France coûtera un minimum de 50€ par personne. Hors Ile de France, comptez 40€ par personne. Si vous incluez une restauration, la journée s'élèvera au minimum à 70€ par personne en Ile-de-France et 60€ hors Ile-de-France.
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Le public concerné
En définissant précisément le public concerné par votre événement, vous aurez un premier élément pour choisir la capacité ainsi que le standing du lieu que vous recherchez. Pensez par exemple aux centres de congrès si vous souhaitez convier plus de 200 personnes en région ou plus de 400 personnes en Ile de France. Si votre Public est composé de hauts dirigeants ou de clients grands compte, peut-être faudra-t-il préférer des lieux d'exception. Les dates de l'événement
Un lieu vous répondra plus facilement si vous avez une date précise à lui transmettre. Il vous donnera ses disponibilités ainsi que son prix qui répond à une saisonnalité propre à sa région. Pour mettre toutes les chances de votre côté, validez plusieurs dates possibles en hiérarchisant les dates de la plus adaptée, date pour laquelle vous ferez votre demande, à la moins appropriée. Les contraintes des participants
Cette étape est importante, surtout si vous faites venir des participants des quatre coins de la France et du Monde.
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Il est important que ce soit vous (ou
l'entreprise qui cherche le prestataire) qui déterminiez le contenu du dossier d'appel
d'offres. Pour ce faire, vous devez définir et inclure vos critères et exigences (et
éliminer ceux qui ne sont pas pertinents), afin que l'ensemble du processus corresponde
exactement à vos besoins. Une fois cette première étape terminée, vous pouvez organiser
des entretiens avec les prestataires sélectionnés afin de mieux évaluer leurs capacités
et déterminer s'ils sont en mesure de répondre à vos besoins. En procédant par
élimination, vous parviendrez à déterminer le candidat de votre
choix. Qui impliquer dans le processus d'appel d'offres dans le cadre de la
création d'une plateforme événementielle? À vrai dire, il n'existe pas d'exigences prédéfinies dans ce
domaine. Tout dépend du contexte de l'appel d'offres lui-même. Par exemple, pour un
projet à court terme, vous pouvez solliciter moins d'entreprises que pour un contrat à
long terme. De même, si le service proposé par le prestataire intéresse un nombre limité
de services ou d'équipes, alors vous solliciterez moins de prestataires que si
l'entreprise retenue est amenée à travailler ensuite avec un grand nombre de services et
d'équipes.
Les contraintes de réglementation: Obligation d'avoir une autorisation par les autorités locales. Les contraintes économiques: On a classé par ordre d'importance les contraintes suivantes: contraintes de qualité, contrainte de coût, contrainte de délai Contrainte de coût: Compte tenu de la capacité financière de l'entreprise, il est important de respecter ce budget afin de pouvoir rentabiliser rapidement cet investissement. Planification: Planification Structurelle: Le projet comprend trois activités: [pic 5] Graphique 1. 0: Work Breakdown Structure (WBS) - Structure découpage du projet en activités et sous activités: [pic 6] Organigramme des taches: [pic 7] Planification opérationnelle: Graphique 2: Organizational Breakdown Structure (Structure organisationnelle du projet) [pic 8] Les procédures de contrôle Surveiller la progression: Tableau de bord grâce notamment à des indicateurs de suivi - Les rapports d'avancement - PERT, GANTT
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Dernier conseil: si vous avez déjà travaillé sur un rétroplanning, il faudra l'inclure au brief événementiel. Le prestataire aura ainsi connaissance des « deadlines » à respecter. Vous souhaitez mettre en place un séminaire, des journées portes ouvertes, un voyage incentive, un team building, un lancement de produit ou un événement virtuel? Notre équipe vous accompagne et crée l'événement qui vous ressemble. Contactez nos chefs de projets dès à présent! NOS DERNIÈRES RÉALISATIONS
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Nylon Ripstop 40D
Poids: 295 g
Compact
Résistant
Portage sac à dos
Sangle de serrage anti prise au vent
Cordon de serrage sur la capuche
Dimensions:
Hauteur: 130 cm
Manches: 85 cm
Capuche: 30 x 25 cm
Caractéristiques techniques
Poids
295g
Genre
Unisexe
Usage
Toute activité estivale
Composition
Nylon ripstop 40 D
Année
2022
Référence fournisseur
10326
Avis
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Météo Ski Cape Smokey (jours 4-6): Pluie modérée (total 12. Radar de neige Derniers bulletins d'enneigement près de Ski Cape Smokey: Aucun bulletin d'enneigement récent Prochaine mise à jour: hr min s 6 Day Forecast Émis: 8 am 24 May 2022 / Mises à jour dans:: View forecast Ski Cape Smokey at 168 m altitude Publié par sur: 8 am (heure locale) / 24 May 2022 km/h Carte de Neige Plus cm mm max° C min° C chill° C Humid.