Externalisez votre préparation à la comptabilité
La qualité de la préparation des documents comptables d'une entreprise à destination de son expert-comptable est souvent source de tensions entre le dirigeant de l'entreprise et le cabinet d'expertise-comptable. Notamment lorsque le dirigeant a la fâcheuse habitude d'être désorganisé sur le plan administratif, ce qui a des conséquences directes sur la gestion comptable. Un chef d'entreprise qui n'est pas bien structuré dans sa gestion administrative va avoir beaucoup de difficultés à capter l'ensemble des flux administratifs entrants et sortants de l'entreprise, à les traiter, classer, numériser, archiver et mettre à disposition des bons destinataires. Cela va avoir un impact direct sur la comptabilité de la TPE, surtout sur la production de documents comptables (bilan, compte de résultat, situation, ) et sur l'ensemble du déclaratif (TVA, impôts…). L'expert-comptable est incapable de produire ces documents, et donc de faire son travail, s'il n'est pas alimenté en pièces comptables qualifiées par l'entreprise.
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Ces documents sont généralement répertoriés en trois grandes catégories: les recettes, les dépenses et la banque. Une bonne préparation à la comptabilité permet de fournir à l'expert-comptable l'ensemble des pièces administratives qui seront utilisées pour la saisie des comptes et la production d'éléments comptables: balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d'impôts…
Comment bien préparer ses documents comptables? Un chef d'entreprise doit faire preuve de rigueur et d'organisation dans sa gestion administrative pour recueillir les pièces qui seront utilisées pour la saisie des comptes et la production d'éléments comptables: balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d'impôts… Cette mission à forte valeur ajoutée impacte directement la comptabilité de la TPE, surtout sur la production de documents comptables de type bilan, compte de résultat, situation, et sur l'ensemble du déclaratif (TVA, impôts…). L'expert-comptable ne peut pas produire les documents ni réaliser son contrôle et son étude s'il n'est pas alimenté en pièces comptables qualifiées par l'entreprise.
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Le fait de fournir chaque mois tous ces justificatifs pourra vous permettre de faire un point en milieu d'année avec votre expert comptable et également de lui demander de vous envoyer le compte d'attente. Ce denier, s'il est soldé en fin d'exercice ou en période de bilan, pourra contenir plusieurs pages et engendrera alors des pertes de temps considérables car qui se souvient de façon précise, les évènements qui se sont passés de nombreux mois auparavant? Les opérations inscrites de manière provisoire dans les comptes d'attente doivent obligatoirement faire l'objet d'un reclassement dans les comptes définitifs. Le classement
Pour qu'un classement soit efficace, il faut le faire de façon méthodique. Que vous optiez pour le classement papier ou le classement informatique, les documents sont tous à classer chronologiquement.
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Lorsque la clôture de l'exercice comptable approche, il convient de préparer correctement son bilan comptable. Compta-Facile vous propose une check-list des étapes à respecter afin de préparer avec efficacité son bilan comptable. Préparer son bilan comptable, étape n° 1: finir la saisie
Il est indispensable que toutes les pièces comptables qui se rattachent à l'exercice comptable prochainement clos soient saisies dans la comptabilité (et qu'elles le soient correctement Cf. bien saisir une facture et bien saisir son relevé bancaire). Il conviendra notamment de veiller à bien avoir comptabilisé les écritures relatives à la paie du dernier mois, la dernière déclaration de TVA et à toutes les factures de fin d'année. La saisie comptable est le socle de la comptabilité, elle est essentielle puisqu'elle représente le support de la révision comptable. Lorsqu'elle revêt une certaine qualité, elle permet de gagner du temps et de limiter le risque d'erreur lors de l'établissement du bilan comptable.
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Et oui, difficile de produire une déclaration de TVA si l'on n'a pas l'ensemble des factures (achats, ventes) réalisées dans le mois. Le cabinet comptable va donc réclamer ces pièces comptables au chef d'entreprise, qui, totalement désorganisé sera incapable de les fournir en temps et en heure. Le cercle vicieux se met alors en place! Le chef d'entreprise étant désorganisé, ne peut fournir les documents demandés par son expert-comptable, ce-dernier, à son tour, ne peut réaliser ses travaux comptables pour son client. Il va donc les lui réclamer et s'enclenche alors une dégradation de la relation. L'entrepreneur a alors la sensation d'être harcelé par son cabinet comptable, qui lui réclame sans cesse des pièces qu'il ne parvient pas à trouver / fournir, alors que l'expert-comptable ne peut réaliser son travail et perd du temps à « courir » après son client pour obtenir ces fameuses pièces comptables. Bref chacune des deux parties à l'impression que l'autre ne fait pas son travail! Afin d'éviter d'en arriver à cette situation, il est nécessaire d'avoir mis en place une organisation administrative et une méthode de travail efficace visant à bien préparer ces pièces comptables en s'agit d'une tâche régulière, qui nécessite beaucoup de rigueur et d'attention mais qui présente une forte valeur ajoutée malgré son aspect chronophage.
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Comment bien préparer les documents à fournir
Tout d'abord il faut bien effectuer son classement. Pour qu'un classement soit efficace, il faut le faire de façon méthodique. Que vous optiez pour le classement papier ou le classement informatique, les documents sont tous à classer chronologiquement. (Pour le classement papier, le plus récent sur le dessus). Prévoyez 5 dossiers: Achats: toutes les factures fournies par vos fournisseurs; Ventes: toutes vos factures émises à vos clients; Trésorerie: tous vos relevés de banque de tous les comptes bancaires de votre société; Caisse: si vous en avez une; OD: toutes les opérations diverses comme les remboursements d'assurance. Ensuite, il est vivement conseiller de mettre en place une numérotation (codification propre à l'entreprise) des factures d'achats, voire de ventes, qui va permettre de communiquer bien plus facilement avec votre expert-comptable et également lui faciliter le travail. Enfin, faciliter le rapprochement bancaire. Chaque document comptable étant maintenant numéroté, vous pourrez ensuite, pourquoi pas, annoter votre relevé bancaire en indiquant sur chaque ligne de mouvement bancaire, le code de la pièce à y associer.
Elle vise à repérer d'éventuelles variations anormales grâce à la comparaison de plusieurs exercices les uns par rapport aux autres. L'enregistrement des imputations comptables est aussi passée en revue. Enfin, la vérification se termine par une brève étude sectorielle afin de voir si les données comptables de l'entreprise sont cohérentes avec ceux de la « profession ».
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Attention: Si l'adresse exacte n'est pas renseignée, le centre de la localité sera indiqué sur la carte.
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