1. Types de documents
La figure 1 présente les types de documents d'une entreprise. Des variantes sont possibles. Par exemple, les formulaires (ou modèles de documents) peuvent être considérés comme un type de document à part entière ou comme un type d'instruction particulier. Figure 1: Types de documents d'un système documentaire
Ces types de documents sont hiérarchisés. La figure 2 présente cette hiérarchie sous forme de pyramide. Quand on parcourt la pyramide de haut en bas, on passe de la politique qualité de l'entreprise à sa réalité opérationnelle. Figure 2: Hiérarchie des types de documents
Dans cette hiérarchie, la teneur des documents d'un type donné est déterminée par celle des documents des niveaux supérieurs dans la pyramide. 2. Organisation des documents
Le système documentaire établit une organisation ( i. e. un classement) des documents de l'entreprise. Le principal objectif de ce classement est de simplifier l'identification des documents par les collaborateurs. 3. Mise à disposition et archivage des documents
La mise à disposition des documents c'est les rendre accessibles aux collaborateurs qui en ont l'utilité.
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La pyramide des documents
Les documents relatifs au système de management d'un organisme, c'est-à-dire au « système permettant d'établir une politique et des objectifs qualité et d'atteindre ces objectifs » ( cf. NF EN ISO 9000:2005, § 3. 2.
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Ces groupes de travail devraient idéalement être constitués selon les processus identifiés par l'entreprise. On donne ainsi, un sens de plus à l'organisation par processus. Pour finir, le pilote de la refonte documentaire doit s'imposer et imposer aux autres de bannir toute pratique complexifiant la gestion documentaire, avec par exemple: - des codifications excessivement compliquées et surtout inutiles des documents (ex: DOC/QUAL/7. 4/01-03)
- des circuits de validation des documents impliquant de multiples personnes
- des cartouches (de suivi des versions) incompréhensibles, laids et alourdissant les documents (vestige des pratiques qualité des années 90')
- des pages et des pages de texte qui ne font pas ressortir les informations clés,
- etc. La norme ISO 9001 est assez claire en ce qui concerne les modalités à appliquer pour la gestion documentaire. Elle ne présente que des exigences de résultat, pas de moyen. Vous êtes donc plus libres qu'il n'y paraît quant au volume de votre documentation.
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Conseils généraux pour la documentation Qualité
1) Introduction à la gestion documentaire Une documentation pour être efficace doit être concise et adaptée sur le fond et la forme à ceux qui vont l'utiliser. En pensant à la documentation beaucoup de débutants se demandent si ils en … Continuer la lecture →
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Outre les conseils de rédaction de ce guide, n'hésitez pas à vous inspirer des exemples de chapitres de manuels qualité, procédures et autres documents. Pour éviter les redondances, les doubles emplois (même partiels) et afin que votre structure documentaire « n'enfle pas démesurément », il est nécessaire d'analyser préalablement les projets de création de documents. Cette analyse, menée par une personne (du service qualité par exemple) connaissant bien votre structure documentaire permet de vérifier si ces créations sont justifiées. Peut-être suffirait-il de modifier les documents existants? Votre système documentaire décrit les pratiques utilisées dans votre entreprise, alors écrivez au présent, pas au futur. En effet, vous devez décrire ce que vous faites et non pas ce que vous allez faire ni ce que vous aimeriez faire! A vous ensuite d'accorder les faits avec les écrits (ou réciproquement). Evitez également les allocutions du type « devoir faire », « pouvoir faire ». En effet, l'important n'est pas de savoir ce que vous devez faire, ou ce que vous pouvez faire dans telle ou telle situation, mais ce que vous faites!
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