La nature exacte de la dépense Le montant Le mode de paiement (chèque, espèces, carte bleue…) La référence de la pièce justificative
Attention: si vous avez opté pour le forfait kilométrique dans le cadre de vos déplacements, vous ne devez pas enregistrer les frais concernés dans les comptes charges sinon cela implique que vous renoncez au forfait. Ils doivent s'inscrire dans le poste "Personnel exploitant" si vous avez les réglez avec votre compte bancaire professionnel. Date Numéro de compte Libellé Débit Crédit 22/01 606400 – Fournitures administratives CHQ251 FNAC papiers-stylos 40, 00 22/01 512000 – Banque CHQ251 FNAC papiers-stylos 40, 00
Exemple d'entrée dans un journal de dépenses informatisé. Bien remplir vos journaux de dépenses et recettes vous permettra d'éviter les erreurs. Et ainsi d'ajuster votre budget en cours d'année sans attendre le bilan. Si vous optez pour un logiciel de comptabilité; bien saisir vos journaux de recettes et dépenses vous permettra aussi de remplir vos déclarations plus rapidement.
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Transactions
Vous pouvez à tout moment créer une transaction, à savoir un encaissement ou un décaissement. La création d'une transaction se fait au niveau du Journal – recettes/dépenses du menu Trésorerie. Pour cela il suffit de double-cliquer dans n'importe quel coin vide de la grille, de cliquer sur le bouton Nouveau ou encore sur la touche Inser de votre clavier, il faudra en premier lieu spécifier s'il s'agit d'un encaissement ou décaissement:
Il s'agira ensuite de remplir les informations nécessaires:
Verrouillage des transactions
Vous pouvez empêcher la manipulation d'une transaction en la verrouillant, pour faire cela, il suffit de cliquer sur le bouton droit et de cliquer sur Verrouiller:
Pour procéder à l'opération inverse, cliquez sur Déverrouiller. Il est à noter que vous pouvez gérer les permissions liés au verrouillage des transactions:
Journal des transactions
Grâce au « Journal – recettes/dépenses » accessible via le menu « Trésorerie », vous pouvez obtenir la liste des encaissements et décaissements créés au niveau de votre logiciel de gestion commerciale Works | PharmaX | PharmaCom | PharmaLab et les détails de chaque opération en cliquant simplement sur une ligne dans le listing.
Vous pouvez copier la feuille de travail plusieurs fois pour chaque semaine ou chaque mois de sorte que vous avez un format uniforme pour vos dossiers financiers. Le modèle contient des formules prédéfinies qui vous permettent de trouver facilement vos dépenses totales pour une période donnée. Cela garantit que vos totaux sont exacts et vous pouvez minimiser les risques d'enregistrements erronés, qui peuvent souvent affecter les décisions d'affaires de manière significative. Journal des dépenses (11. 3 KiB, 1, 374 hits)
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Certains professionnels libéraux doivent tenir un état particulier appelé livre-journal des recettes et dépenses. Compta-Facile fait le point sur ce document en répondant aux questions: qui doit tenir un livre-journal des recettes et dépenses? Comment le remplir? Un exemple de livre-journal est également proposé. Quelles sont les entreprises qui doivent tenir un livre-journal des recettes et dépenses? Les professionnels libéraux relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) exerçant leur activité sous le régime de la déclaration contrôlée doivent tenir un livre-journal qui présente le détail des recettes et des dépenses professionnelles, rempli au jour le jour et ce quelle que soit l'activité exercée. Cette obligation concerne notamment les médecins, les infirmiers, les sages-femmes, les dentistes, les architectes, les avocats, les pédicures-podologues, les ostéopathes et les kinésithérapeutes exerçant leur activité en entreprise individuelle. Par exception, les médecins conventionnés pratiquant les honoraires du secteur I sont autorisés à constituer le livre-journal par les relevés individuels de praticiens (SNIR) établis par les organismes de sécurité sociale (et ce même si ces relevés ne mentionnent pas l'identité des assurés).
Certains professionnels menant une activité libérale sont amenés à tenir un état spécial appelé livre-journal des dépenses et des recettes. Cette opération est uniquement destinée à ceux qui sont soumis au régime de la déclaration contrôlé des BIC ou bénéfices industriels et commerciaux. Ce document doit faire mention d'un certain nombre de données. De plus, il doit être mis à la disposition de l'administration fiscale en cas de vérification. Quelles sont les sociétés concernées par la tenue d'un livre journal des recettes et dépenses? Les professionnels libéraux qui sont soumis au dispositif des bénéfices non commerciaux et les professionnels qui exercent une activité relevant du régime de la déclaration contrôlée sont obligés de tenir ce dossier. Ce dernier doit être complété, au jour le jour peu importe l'activité menée. Les kinésithérapeutes, les ostéopathes, les pédicures podologues, les avocats, les architectes, les dentistes, les sages-femmes, les infirmiers, les médecins sont tous concernés par la tenue du livre-journal des recettes et dépenses.
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Attention, la date indiquée doit correspondre à la date à laquelle le mouvement a réellement été constaté dans les comptes (compte courant bancaire de l'association). Vous devrez donc effectuer régulièrement des rapprochements bancaires (au moins une fois par mois). Un total se fait automatiquement en bas de chaque tableau: il doit correspondre au centime d'€ près au solde du compte bancaire. Le dernier onglet est un onglet d'analyse: il vous permettra de visualiser sous forme graphique l'évolution des recettes et des dépenses mois par mois. Il vous permettra de préparer votre bilan financier annuel à présenter en assemblée générale. Remarques et conseils:
conservez bien les justificatifs de tous les mouvements. chaque début d'année, nous vous conseillons de retélécharger un tableur vierge et de repartir de l'ancien solde du 31 décembre précédent (indiquez-le dans la première ligne de janvier, en recettes). Téléchargez le tableau de recettes dépenses association Excel gratuit. Cliquez ci-après pour télécharger notre tableau recettes dépenses association Excel gratuit:
Le téléchargement se fait immédiatement, sans inscription.
En cas de remise de plusieurs chèques en banque, il est autorisé d'inscrire sur le tableau le total de la remise sans détail. Il faudra cependant conserver le bordereau comme justificatif… En cas de paiement des clients en espèces, il faudra entrer dans le tableau les transactions qui correspondent à chaque dépôt d'espèces en banque. En cas de paiement des clients par Paypal, il faudra entrer dans le tableau les transactions qui correspondent à chaque virement Paypal effectué vers le compte bancaire. Nous vous conseillons de procéder à un virement par mois, toujours à la même date, afin de simplifier votre suivi. Et aussi:
N'hésitez pas à pré-saisir les données pour les mois futurs (par exemple dans un couleur différente): cela vous permettra d'anticiper et de mieux piloter votre entreprise. Effectuez un pointage des données chaque fin de mois (rapprochement bancaire). D'autres outils Excel gratuits à télécharger:
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