Le partage de connaissances en fait parti. Il existe deux modules intégrés que nous pourrons utiliser pour constituer le référentiel de l'entreprise en terme de procédures et de règles:
Module documents: Il va permettre de mettre en ligne des documents selon un principe de révision et suivi qualité. Ces documents pourront être classés par catégorie et partagés avec l'ensemble des collaborateurs
Module FAQ: Littéralement « Foire aux questions », qui permettra de stocker les procédures internes, selon un principe de question / réponses. Par exemple: « Quel est le processus commercial de l'entreprise? »
Gsuite: Les outils Google pour les entreprises
Nous connaissons tous Google, au moins à titre personnel. Soit grâce à son moteur de recherche, soit grâce à son outil mail. Mais google ce n'est pas que ça. Depuis plusieurs années Google propose aux entreprise une suite d'outils pour améliorer leur productivité, appelée Gsuite. Dans cette suite d'outils, il y a deux modules que nous pouvons utiliser au service de la documentation interne de l'entreprise:
Google Drive: Qui va permettre de stocker des documents en ligne et de les partager à l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise.
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SECTION 2:LE MANUEL
DE PROCEDURE
Le manuel des procédures constitue pour l'entreprise le
concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les
savoir-faire individuels et collectifs., c'est le référentiel
sur la base duquel est réalisé les missions de
vérification et de contrôle interne, particulièrement en
matière de conformité et de régularité. I- DEFINITION
Le manuel des procédures peut être défini
comme étant un référentiel à usage commun pour tous
les acteurs au sein de l'entreprise:
- la Direction Générale,
- les services opérationnels,
- les auditeurs internes. Le manuel des procédures est un document qui, sous la
forme d'instructions claires et précises, contient l'ensemble des
opérations courantes de l'entreprise. Il indique le circuit de
traitement de ces opérations en spécifiant notamment
les:
- tâches à faire (quoi? ) - niveaux de responsabilités (qui? ) - différentes étapes de traitement
(quand? ) - lieux de réalisation (où? ) - modalités d'exécution (comment? ) II- OBJECTIFS
Les objectifs du manuel des procédures sont:
· Expliquer les modalités d'application des
différentes procédures suivant les activités ou cycles de
l'entreprise:
- techniques,
- comptables,
- financiers
- administratifs.
Manuel De Procédure D Une Entreprise Sous Excel
En plus de son
aspect descriptif, il intègre les points de contrôle couvrant tous
les espaces de risques potentiels et offre ainsi une sécurité
dans le dispositif de contrôle interne de l'entreprise. · Importance pour l'utilisateur
L'utilisateur, en s'appropriant le manuel de
procédures, s'affranchit des interprétations possibles sur telle
ou telle procédure. Il trouve en effet dans le manuel un
bréviaire, un guide pratique qu'il entretient lui-même en
l'enrichissant, le cas échéant, pour l'adapter à ses
besoins. · Importance pour l'auditeur
A ce niveau, l'existence d'un manuel des procédures
permet une rapide et meilleure prise de connaissance du système de
contrôle interne. Un manuel des procédures
régulièrement mis à jour et appliqué constitue une
présomption favorable de l'existence d'un dispositif de contrôle
efficace et donc une garantie que les opérations ou transactions qu'elle
sous-tend sont fiables.
Manuel De Procédure D Une Entreprise Definition
(Même à des personnes extérieurs, mais ce n'est pas le sujet ici)
Google Keep: « Keep » comme « Garder », puisque vous allez pouvoir garder à un seul et même endroit toute la connaissance de l'entreprise. Google Keep est organisé comme un outils de notes que nous pouvons classer et partager avec tous les collaborateurs de l'entreprise
Conclusion
Vous pouvez trouver n'importe quel outil, tant qu'il est utilisé et bien organisé. Car le principe de documentation repose sur le partage de l'information et pour que l'information soit partagée, il faut que les collaborateurs adhèrent au système que vous mettez en place. Pour que ça fonctionne, ne le mettez pas en place dans votre coin, faites participer les équipes. Ca permettra d'avoir une meilleure adhésion lorsque vous lancerez ce nouveau système. C'est valable pour n'importe quel outil informatique 🙂
A bientôt
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