Vos employés pourront se concentrer sur leurs activités principales sans se soucier d'être dérangés par la gestion du standard téléphonique. Ce service professionnel de qualité repose également sur des règles de confidentialité. Comment choisir son prestataire de permanence téléphonique à distance? Faire le choix du bon prestataire n'est pas chose aisée, et cela passe déjà par la définition d'un cahier des charges:
– Tâches que vont réaliser les secrétaires à distance: prise de rendez-vous, gestion des agendas;
– Est-ce que ce service sera ponctuel (remplacement de congés, vacances ou encore arrêt maladie…) ou sera-t-il à pérenniser? – Budget que vous souhaitez allouer (à comparer avec le coût d'une secrétaire en poste)
– Qualités intrinsèques des secrétaires (souriante, agréable, empathique, sens des priorité…)
– L'engagement de durée de la prestation
Une fois que vous avez établis votre cahier des charges, n'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner.
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Les avantages du secrétariat médical à distance
Être un professionnel du corps médical n'est pas facile. Les médecins généralistes et les spécialistes doivent être à la fois compétents et disponibles pour pouvoir gérer au mieux leurs cabinets médicaux. Mais si le travail d'un médecin est difficile, la tâche du secrétaire dans le domaine médical l'est tout autant. De la qualité de ce service dépend essentiellement l'image de l'établissement de santé, car les avis des patients sont fonction de sa réputation. Le secrétariat médical doit être un bon organisateur et connaisseur du milieu où il travaille. Il lui faut les qualités exceptionnelles d'un bon interlocuteur pour accueillir correctement les patients. Sous-traiter son secrétariat médical, c'est réduire les dépenses engagées dans la mise en place d'un service de secrétariat physique. L'externalisation élimine les dépenses liées aux congés payés, salaires et charges sociales, arrêts, location de locaux professionnels et achats d'équipements divers.
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Les télésecrétaires Thelem travaillent du lundi au vendredi, de 8h à 20h, et le samedi de 8h à midi. Elles ne laissent jamais un appel entrant sans réponse: tous sont traités, sans exception. Un client qui appelle hors de ces horaires d'ouverture dispose en outre de trois solutions, selon vos préférences: laisser un message vocal, envoyer un email ou appeler sur les bonnes heures. Choisir une solution de permanence téléphonique made in France comme Thelem vous assure en outre un service client à toute épreuve. Nos secrétaires opèrent toutes depuis un plateau lyonnais, dans des bureaux isolés acoustiquement. Ils et elles sont briefés sur vos préférences en termes d'orientation client et de prise de messages, pour un service à la hauteur de vos attentes. Cette prestation joue positivement sur la réputation de votre entreprise, qui nourrit ainsi la fidélisation clients. 5 / Vous n'avez plus le temps pour votre cœur de métier
Auto-entrepreneur, vous gérez vos appels entrants seul. C'est souvent le cas des petites agences immobilières, par exemple.
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Comment choisir son prestataire? Parmi toutes les sociétés spécialisées dans le secrétariat téléphonique à distance, le choix n'est pas aisé. Toutefois, il suffit de vérifier quelques critères basiques pour affiner vos recherches. Bien entendu, il faut toujours commencer par bien étudier vos besoins: quelles tâches de secrétariat souhaitez-vous externaliser? S'agit-il d'un service ponctuel destiné à pallier aux absences de votre secrétaire ou bien d'une solution pour la remplacer? Votre activité est également déterminante, car il existe des spécialisations ( secrétariat médical, professions libérales, PME/TPE…). Il faudra en conséquence trouver un prestataire compétent en la matière. Pensez aussi à lister les qualités que vous exigez des secrétaires, comme l'empathie, esprit commercial, sens des priorités… Enfin, fixez votre budget. Une fois vos critères établis, les recherches peuvent débuter. Internet reste un excellent moyen pour accéder rapidement à une liste intéressante. En visitant les différents sites des sociétés prestataires, veillez à connaître leurs années d'expérience, les domaines d'activité couverts, références et tarifs pour pouvoir comparer judicieusement.
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Nos téléopérateurs s'adaptent ensuite à vos besoins. Les appels sont classés par ordre de priorité: vous n'êtes mis au courant que des urgences que vous avez vous-mêmes définies. Les secrétaires vous en font rapport par email ou par SMS, selon vos préférences. Elles savent quelles informations importantes pour vous aident à prendre une décision face au contenu de l'appel. Bien évidemment, les secrétaires téléphoniques s'assurent aussi d'utiliser les formulations de politesse qui ont votre préférence.
Il réalise également d'autres prestations en dehors de la réception d'appel. Quels sont les avantages de l'accueil téléphonique externalisé? Plusieurs avantages découlent du service d'un centre d'appel tel que Les Demoiselles du téléphone. D'abord, la solution libère le professionnel des appels incessants en provenance des clients, des partenaires ou des prospects. Il pourra se concentrer sur d'autres tâches et travailler plus efficacement avec le service. En outre, le centre d'accueil téléphonique externalisé limite les dépenses au sein de l'entreprise. En effet, il faut investir dans des équipements pour obtenir une ligne téléphonique en local. Par ailleurs, il faut payer l'employé qui va s'occuper de la réception d'appel. Par contre, aucune installation n'est requise avec la formule. De plus, il est possible de se désabonner à tout moment au service. Toutes ces raisons expliquent pourquoi un centre d'appel présente des avantages financiers. Ensuite, confier les appels entre les mains d'un expert valorise la boite.
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