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Dans les entreprises, même de tailles importantes, les dossiers du personnel sont encore très souvent gérés sous forme de documents papiers rangés dans des chemises et sous chemises. Cette gestion pose des problèmes d'encombrement, de sécurité, de confidentialité et d'accessibilité de l'information. Qu'apporte potentiellement la dématérialisation des dossiers du personnel? La disparition du dossier physique des armoires apporte la sécurisation du stockage et la possibilité de partager facilement certains documents avec des responsables opérationnels, la Direction Générale et les collaborateurs RH. Selon le degré de sophistication du Système d'Information (SI) et plus particulièrement du SIRH, des passerelles d'interopérabilité permettent des transferts automatiques de documents ou des synchronisations de données. Les processus RH peuvent être revisités, améliorés ou complétés en prenant avantage de la circulation instantanée des documents, des fonctionnalités de validation et de travail collaboratif.
Dématérialisation Des Dossiers Du Personnel Sur
Comment lancer un processus de classement et d'archivage des dossiers du personnel
Pour simplifier le traitement des documents au sein d'une entreprise, notamment dans le secteur des ressources humaines, de plus en plus d'entre elles se lancent dans un processus de dématérialisation des dossiers du personnel. C'est une opération qui nécessite du temps et la mobilisation de nombreuses ressources aussi bien techniques qu'humaines, dans le cas d'une PME et plus encore pour un grand groupe industriel. C'est à cet instant qu'interviennent les services proposés par CD-DOC, prestataire spécialisé dans la dématérialisation, la numérisation et le traitement informatique des documents. Pour vous aider à mieux intégrer les documents, CD-DOC vous propose de réaliser la dématérialisation de vos dossiers du personnel en numérisant et indexant tous les contenus. CD-DOC propose de reprendre de même tous vos documents numériques afin d'intégrer tous ces dossiers au sein du même plan de classement, cohérent et défini selon vos besoins.
Dématérialisation Des Dossiers Du Personnel
Pragmatique aussi pour mesurer les changements opérationnels et les besoins de formation ou de refonte des processus. Pragmatique enfin pour démontrer rapidement les bénéfices de la solution retenue et atteindre les objectifs de productivité. La dématérialisation des dossiers du personnel est une étape significative dans l'évolution des modes de fonctionnement des organisations. Elle doit être guidée par le « bon sens » et une bonne connaissance de ce que les technologies et les solutions logicielles peuvent apporter. Cette connaissance exige souvent l'intervention de professionnels pour guider les choix. Patrice Méda
Fondateur de Primascan ()
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Dématérialisation Des Dossiers Du Personnel Quebec
Le mercredi 18 février 2015 | Externalisation de la paie Parmi les projets que souhaitent déployer les responsables SIRH, la dématérialisation des dossiers du personnel figure en bonne place, d'après Gestform qui a organisé, début février, une matinale numérique dédiée aux RH. Comme tout projet, il implique un bouleversement organisationnel qu'il ne faut pas sous-estimer Les cinq questions à se poser avant de dématérialiser - © D. R. Les doutes à lever avant de se lancer. 1. Faut-il faire le ménage avant la reprise de l'historique? Par manque de temps, les entreprises choisissent de scanner l'ensemble de leurs documents RH plutôt que de procéder à un tri. Et pour cause: cette sélection implique de jeter des formulaires. « Une responsabilité difficile à endosser en interne », explique Gérard Pietrement, président du cabinet Danaé, dans le cadre de la matinale organisée par Gestform. Afin de réduire les coûts de reprise de l'historique mais aussi de stockage, il est conseillé de confier à un gestionnaire RH la mission de classer les dossiers.
Dématérialisation Des Dossiers Du Personnel Paris
Pourquoi dématérialiser le dossier salarié? En tant que responsable des ressources humaines de votre entreprise, vous avez besoin d'accéder aux documents concernant les salariés de manière simple et rapide. Il est également important de veiller à avoir à jour les derniers documents et informations sur les collaborateurs. Dans de nombreuses entreprises les dossiers du personnel sont en format papier, dans des dossiers suspendus. Cette situation peut rapidement devenir complexe notamment dans le cadre du télétravail qui s'est fortement développé dans les dernières années. Les avantages de la dématérialisation du dossier salarié Que dit la loi sur le dossier salarié? Les employeurs n'ont aucune obligation légale en ce qui concerne la constitution ou non des dossiers du personnel. Il n'y a pas non plus d'obligation quand à la forme et le contenu du dossier du collaborateur. Toutefois, en fonction de la convention collective dont une entreprise dépend, elle peut se voir imposer la création, mais aussi la forme et le contenu de tout ou partie des informations pouvant s'inscrire dans un dossier du personnel.
Dématérialisation Des Dossiers Du Personnel Francais
La diversité ne se mesure donc pas toujours en terme de quotas mais il s'agit d'abord d'un état d'esprit relatif à la culture de l'entreprise. Découvrir kiwiHR Comment gérer les données personnelles et confidentielles? Gestion de la confidentialité des données
Si le dossier papier rassure souvent les TPE et PME, il ne présente pas que des avantages dans la gestion au quotidien, notamment en ce qui concerne la confidentialité des informations. Avec le dossier du personnel classique, les responsables RH doivent s'assurer d'avoir toujours les documents sous clé et protégés de la vue des autres employés. Le dossier du personnel numérique ou un coffre-fort numérique évitent ce risque et protègent la confidentialité des données. Accès aux informations du dossier du personnel
Le monde bouge et les responsables RH aussi. Réunions, déplacements, télétravail… le manager RH ou le chef d'entreprise doit désormais pouvoir avoir accès aux informations dont il a besoin à distance. Ce qui est impossible avec le dossier du personnels physiquement archivé dans un placard de bureau.
Grâce à la plateforme ProDIP, mise en place par le Groupe Numéria, les dossiers numériques du personnel sont accessibles plus facilement, rapidement et à tout moment. Le processus de migration de l'historique de vos dossiers numériques du personnel et de gestion des nouveaux dossiers est simple:
La plateforme ProDIP permet au Responsable des Ressources Humaines:
De consulter rapidement les données des dossier numérique du personnel. D'alimenter le dossier de différents documents et informations sociales des salariés, en temps réel: donner exemples de documents, pour liens internes dans le site. De conserver de façon pérenne les données personnelles des salariés et et disposer du dossier à tout moment, tout en sécurisant l'information. Créer un dossier électronique offre des avantages indéniables pour une entreprise: il permet de stocker vos documents durablement en toute sécurité, mais également de les classer, les consulter et de les éditer plus facilement.