La question peut alors légitimement se poser: existe-t-il une obligation de détenir une caisse enregistreuse pour les commerçants? Libeo vous répond. LES COMMERÇANTS ONT-ILS L'OBLIGATION TENIR UNE CAISSE ENREGISTREUSE? En théorie, aucune loi ne prévoit l'obligation d'avoir une caisse enregistreuse pour un commerçant. Il s'agit néanmoins d'un outil particulièrement pratique au quotidien. Tant pour la gestion de son activité professionnelle que pour la bonne tenue de sa comptabilité. Que dit la loi? Contrairement à ce que de nombreuses personnes pensent, l'article 88 de la loi de Finances pour 2016 n'énonce aucune obligation de détenir une caisse enregistreuse pour les commerçants. Ainsi, quels que soient la taille de votre établissement, le chiffre d'affaires réalisé ou votre localisation: aucun texte ne vous oblige à détenir une caisse enregistreuse. Dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, la loi émet toutefois une obligation pour les commerçants assujettis à la TVA qui en détiennent et en utilisent déjà une: celle d'utiliser une caisse enregistreuse certifiée depuis le 1er janvier 2018.
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Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu'un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi. Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées. Plus d'informations:
Questions / Réponses sur le site de la direction générale des Finances publiques [PDF; 175 Ko]
Lire aussi: E-commerçants, quelles obligations d'information devez-vous remplir envers le consommateur? Qui est concerné par l'obligation de certification? La loi n'impose en aucun cas aux professionnels d'utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants n'en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure. Elle concerne par contre tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d'activité confondus.
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Une caisse classique sera parfaite pour un petit commerce. Un établissement gérant beaucoup de paiements et de stocks se tournera vers un système plus évolué. Pour faire le meilleur choix, n'hésitez pas à réaliser un cahier des charges récapitulant vos besoins en termes d'encaissement, de service et de gestion. Quel que soit le type de caisse enregistreuse dont vous vous équipez, il est indispensable de s'assurer que le logiciel dont elle est dotée respecte les critères précédemment cités.
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Le commerçant ou l'entreprise réduit ainsi artificiellement son chiffre d'affaires et, par conséquent, le montant de la TVA à régler à l'Etat ainsi que son impôt sur les sociétés. Cet argent sert aussi à rémunérer les employés « au noir » et donc, à s'exonérer des charges sociales. Autre conséquence de ce système frauduleux: le travailleur ainsi rémunéré ne paye pas l'impôt sur le revenu. Les fraudes à la caisse enregistreuse représenteraient environ une perte de 10 milliards d'euros pour l'Etat. Comparez des devis gratuits pour votre future caisse enregistreuse Systèmes et logiciels de caisse certifiés sécurisés 2018: ce que dit la loi À partir du 1 er janvier 2018, tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel ou un système de caisse enregistreuse certifié sécurisé. Cette obligation s'inscrit dans la loi des finances 2016 (article 88) et poursuit l'objectif d'éradiquer les appareils qui permettaient de frauder. En cas de non-conformité, le professionnel pourra être puni d'une amende de 7 500 € par caisse.
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Une gestion efficace
Selon le système utilisé,
la gestion de votre commerce peut être simplifiée. En effet, les logiciels de
caisse performants vous permettent de gérer: les commandes, les
rendez-vous, le stock. En outre, les nouveaux
logiciels sont personnalisables en fonction de l'utilisateur (responsable et
employé). Vous avez donc la possibilité de piloter votre activité en fonction
des paramètres enregistrés. Par exemple, vous pouvez comparer le chiffre
d'affaire généré du jour par rapport au même jour de l'année précédente. Existe-t-il des pénalités pour une
caisse enregistreuse non conforme? En se conformant aux
normes de la caisse NF525, vous ne risquez aucune pénalité en cas de contrôle. A défaut de pouvoir prouver votre conformité, vous aurez 60 jours pour mettre
en règle votre situation. Passé ce délai, vous risquez jusqu'à 7 500 euros
d'amende. Vous êtes ici: Les Interacteurs » Veille » La caisse enregistreuse est-elle obligatoire?
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En cas de contrôle, seuls ces deux certificats ne sont valables. Qu'est-ce-que la norme NF525? La norme NF525, aussi appelée NF Logiciel de gestion d'encaissement, désigne l'ensemble des critères de certification établis par le groupe INFOCERT pour le compte de l'AFNOR (Association Française de Normalisation). Les critères de certification sont les suivants: Fonctionnalités: enregistrement des données, gestion, sauvegarde et archivage; Sécurité: traçabilité, sécurisation et inaltérabilité des données ainsi que signature électronique; Comptabilité: gestion et export des données enregistrées; Maintenabilité: traçabilité de toutes les modifications effectuées. Cette norme ne sert pas qu'à protéger l'Etat des recettes non déclarées. Elle permet aussi de garantir le respect de la vie privée aux clients. Elle régit non seulement la façon dont leurs données doivent être sécurisées mais aussi conservées. Cette loi encadre aussi la durée maximale de conservation des données. 72% des Français se disent inquiets de voir des informations intimes rendues publiques à cause d'une faille.
Pour gagner un temps précieux, et éviter les moindres erreurs de caisse, c'est bien la clé!
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