Au-delà de son aspect chronophage (et donc inefficace par nature), la gestion des congés sur Excel a des répercussions qui dépassent le cadre RH. En premier lieu et ligne: les collaborateurs eux-mêmes. Pour remplir l'Excel en question, vos salariés doivent nécessairement informer de leurs souhaits de congés. Demande mail (pire, papier) au manager, réponse favorable, puis transfert au RH qui approuve en dernier lieu la requête 2, 3, 5 jours après? On a vu mieux en matière d'expérience collaborateur. Même constat côté managers qui ont besoin d'une vue en temps réel des équipes présentes et qu'un planning de congés sur Excel ne saurait leur apporter. Si vous n'en démordez pas, voici comment faire un planning de congés sur Excel
Pour un planning de congés basique:
Saisissez en colonne le nom de tous les collaborateurs et en ligne le calendrier à la semaine (assurez-vous de faire apparaître les samedis si vous êtes en jours ouvrables). Personnalisez la mise en forme de vos cellules correspondant au type d'absence: CP pour congés payés, CS pour congés spéciaux, RTT pour les RTT, etc.
Pensez à activer la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les jours chômés, non travaillés, fériés…
Vous pouvez également afficher les jours ouvrés/ouvrables grâce au marquage.
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Gardez à l'oeil les banques de temps de vacances Pour que la gestion des congés soit facile, il faut être en mesure de suivre les banques de vacances des employés. Assurez-vous d'avoir un outil pour comptabiliser le nombre de jours de congé dont dispose chacun des membres de votre équipe. De cette manière, vous serez certain que vos employés prennent des vacances pour se reposer ou qu'ils n'épuisent pas leur banque trop rapidement. Plusieurs types de congés sont d'ailleurs à considérer: Les congés payés; Les congés sans solde; Les arrêts maladie; Les congés parentaux; Les absences pour mariage, naissance ou décès d'un proche; La récupération d'heures supplémentaires. Assurez-vous que vos employés ont eux-mêmes accès au détail de leurs jours de vacances pour les responsabiliser. Utilisez les bons outils Lorsque je travaillais pour une grande entreprise avec plus de 300 employés, la gestion des congés était relativement complexe. Nous devions remplir une demande papier, qui devait ensuite être approuvée par notre superviseur, pour finalement être entrée manuellement par un employé des ressources humaines dans un système RH.
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Le congé sabbatique ensuite, est accordé à un salarié qui entend réaliser un projet personnel. Le salarié en question doit remplir des conditions d'ancienneté et d'expérience professionnelle. Selon l'effectif de la société, l'employeur pourra refuser, reporter ou accorder le congé sabbatique. Le refus du congé sabbatique, possible pour les entreprises de moins de 200 salariés, devra être motivé et s'appuyer sur les conséquences néfastes que pourrait avoir le congé sabbatique sur la vie de l'entreprise. Ce congé n'a pas à être indemnisé par l'employeur. En revanche, le salarié peut utiliser des droits capitalisés au titre du Compte Epargne Temps. 5. Organiser la prise des congés: la mise en place d'un CET La mise en place d'un Compte Epargne Temps doit se faire obligatoirement par négociation collective. Le CET permet de capitaliser les repos non pris ou de les transformer en capital. Il s'agit d'utiliser les droits acquis pour indemniser des temps non travaillés ou se procurer un complément de rémunération immédiate ou différée.
1. Organiser les congés en entreprise: la période de prise des congés Par défaut, la période légale de prise de congés au sein de l'entreprise est du 1er mai au 31 octobre. Le chef d'entreprise peut étendre la période de référence lorsque la convention collective le prévoit ou après avis des représentants du personnel. 2. Organiser les congés en entreprise: répartir les congés Comprendre les règles de répartition des congés implique de distinguer le congé principal et la 5ème semaine de congés payés. Le fractionnement du congé principal doit laisser au salarié une période de congés de 12 jours consécutifs au minimum. Dans le respect de cette limite, le congé principal pourra être fractionné, en dehors même de la période légale, à condition que le salarié reçoive en échange des jours supplémentaires pour fractionnement. La 5ème semaine de congés payée peut être fractionnée sans l'accord du salarié et sans l'octroi de jours supplémentaires de congés, sauf dispositions conventionnelles plus favorables.
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